FSP FMA IKT Anskaffelse av antennematriser. DEL 1 Regler for konkurransen

Transkript

1 FSP FMA IKT Anskaffelse av antennematriser DEL 1 Regler for konkurransen

2 Innholdsfortegnelse 1.1 Bakgrunn og formål GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag og anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Spørsmålsfrist Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll MÅ-KRAV Må-krav til tilbyder Må-krav til anskaffelsen TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER Pris (50 prosent) Leveringstid (50 prosent) UTFORMING AV TILBUD Språk Disposisjon Følgebrev Skatteattest Tilbudets innhold Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Innlevering av tilbud REGLER FOR KOMMUNIKASJON Henvendelser og spørsmål ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler KONTRAKTSVILKÅR... 9

3 8.1 Kontrakt... 9

4 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål Forsvaret har behov for antennematriser til HF mottakerstasjoner. Antennematrisene skal gi økt fleksibilitet på stasjonene når det gjelder valg av antenner til radiomottakere i forbindelse med daglig drift og vedlikehold. 2 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 2.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), FOR For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III, jf. FOA 2-1 (4), da samlet kontraktsverdi anslås å kunne overstige terskelverdien angitt i FOA 2-2 (1). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf FOA Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Det vises forøvrig til FOA kapittel 11 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Gyldige tilbud vil videre være gjenstand for en todelt vurdering, først en vurdering av hvorvidt leverandøren oppfyller skal-krav. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene, med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Beslutning om tildeling samt begrunnelse vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil få en rimelig frist til å klage på beslutningen. 2.2 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: - Del 1 Regler for konkurransen (dette dokument) - Del 2 Evalueringsbilag - Del 3 Kontraktsvilkår med bilag 2.3 Spørsmålsfrist Spørsmål tilknyttet konkurransen må være sendt inn senest 12. juli 2016 kl 12: Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være Forsvaret i hende senest 15. august 2016 kl 12: Vedståelsesfrist

5 Tilbudet skal ha vedståelsesfrist til 15. oktober 2016 kl. 24: Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 2.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 2.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) bokstav a), samt tilbud som strider imot øvrige bestemmelser fastsatt i (1). Tilbud som strider imot bestemmelser fastsatt i (2) kan etter en nærmere vurdering også bli avvist. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil så snart som mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til og Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2) Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet: Tidspunkt: Spørsmålsfrist kl 1200 Tilbudsfrist kl 1200 Evaluering Uke Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Uke Klagefrist Uke Kontraktsinngåelse Primo september 2016 Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA 3-2.

6 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Skal-krav til tilbyder Norske tilbydere skal levere skatteattest for mva. og skatt jf. FOA 17-14, Skatteattesten skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra utstedelsesdato. 3.2 Skal-krav til anskaffelsen Skal-krav til anskaffelsen fremgår av DEL 2 Evalueringsbilag pkt Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til den tilbyder som anses for å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 4.1 Pris (50 prosent) Pris for utstyret skal oppgis i Del 2 Evalueringsbilag. 4.2 Leveringstid (50 prosent) Leveringstid for utstyret skal oppgis i Del 2 Evalueringsbilag 5 Utforming av tilbud 5.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Følgebrev (pkt. 5.3) 02. Skatteattest for mva og skatt (pkt. 5.4) 03. Utfylt Del 2 Evalueringsbilag (pkt. 5.5) 04. Kontrakt m/ bilag (pkt. 8.1) 05. Oversikt over eventuelle forbehold (pkt. 5.7) 5.3 Følgebrev Tilbudet skal inneholde et følgebrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person.

7 Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 5.4 Skatteattest Tilbud fra norske tilbydere skal inneholde skatteattest for merverdiavgift og skatt, jf. FOA Skatteattesten skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra utstedelsesdato. 5.5 Tilbudets innhold Tilbyder skal fylle ut Del 2 Evalueringsbilag. For øvrig følger tilbudets disposisjon av pkt Tilbyder skal ikke foreta endringer i kontrakt m/ bilag, relevante endringer i disse dokumentene gjøres etter tildeling. 5.6 Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett komplett tilbud i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen (standardtilbud). Det er ikke adgang til å levere deltilbud eller alternative tilbud i forbindelse med denne anskaffelsen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 5.7 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes, slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Som en del av tilbudet skal det vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikten kan inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Forbehold kan medføre avvisning, jf. FOA Offentlighet og fortrolighet Det fremgår av offentleglova 23 tredje ledd at det ikke gjelder noe generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller, etter at valg av leverandør er foretatt. På bakgrunn av dette anmoder Oppdragsgiver om at tilbyder utarbeider en versjon av tilbudet som er sladdet for opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentlig innsyn. Det tenkes her særlig på forretningssensitiv og annen taushetsbelagt informasjon. Denne versjonen skal ikke leveres som en del av tilbudet, men skal kunne utleveres på forespørsel fra Oppdragsgiver. Oppdragsgiver gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynsbegjæring, er det Oppdragsgiver som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentlighet. Tilbyders sladding vil imidlertid bli brukt som et utgangspunkt i denne vurderingen. 5.9 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen.

8 5.10 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l.) for arkivformål. Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplar i formatene MS Word 2010 eller senere, evt. PDF på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: «Forsvarsmateriell IKT-kapasiteter Att: Hege Aak Kontraktsavdelingen Postboks Sandvika FSP FMA IKT ÅPNES KUN AV ADRESSAT» Tilbudet kan leveres ved personlig fremmøte hos Forsvaret i Rødskiferveien 20 på Kolsås. Dette skal i tilfelle avtales på forhånd med en av Forsvarets kontaktpersoner. Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf. FOA Regler for kommunikasjon 6.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer (saksnummer) til oppdragsgivers kontaktpersoner: Kontaktperson 1: Hege Aak Telefon: e-post: haak@mil.no Kontaktperson 2: Kristian Nafstad Nakken Telefon: e-post: knakken@mil.no Alle henvendelser skal sendes til begge kontaktpersoner. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt.

9 7 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 7.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 7.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i før fristen angitt i pkt Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles til samtlige tilbydere i konkurransen, uten å avsløre identiteten til den tilbyder som fremsatte spørsmålet. 7.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 8 Kontraktsvilkår 8.1 Kontrakt Oppdragsgiver vil benytte Statens standardkontrakt for kjøp (SSA-K 2015).