Kjøp av konsulenttjenester ifb. videreføring av kontinuerlig forbedring (LEAN)

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 13/ Kjøp av konsulenttjenester ifb. videreføring av kontinuerlig forbedring (LEAN) Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA [2006] Del II) Sak 13/132

2 Innholdsfortegnelse Kjøp av konsulenttjenester ifb. videreføring av kontinuerlig forbedring (LEAN)... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Omfang Avtalens varighet Hvem skal avtalen gjelde for Bruk av underleverandører Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 11

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Etatens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene, ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. DSS formål: DSS skal være regjeringens instrument for en effektiv, sikker og fremtidsrettet departementsvirksomhet. DSS skal: Levere sikre og effektive servicetjenester Utvikle, implementere og ta i bruk fremtidsrettede løsninger Tilrettelegge og skape muligheter for effektive samhandlings- og kommunikasjonskanaler, internt og eksternt Ivareta og utvikle objekt- og informasjonssikkerhet DSS visjon Et attraktivt og effektivt byråkrati Kontortjenesteavdelingen (KTA) KTA skal bidra til at departementsfellesskapet realiserer stordriftsfordeler knyttet til økonomi-, lønn- og personal- og anskaffelsesområdet. Formålet til KTA tar utgangspunkt i at departementene skal kunne fokusere sin ressursbruk inn mot sine kjerneoppgaver. KTA skal avlaste departementene ift administrative funksjoner, være et kompetansesenter ift disse funksjonene, bidra til videreutvikling av fagområdene og legge til rette for sentralisering av oppgaver der stordriftsfordeler kan oppnås på vegne av hele departementsfellesskapet. Målet er å tilby en helhetlig tjenesteportefølje innenfor disse områdene, og bidra til å gi departementene et godt styringsgrunnlag. KTA har ansvaret for følgende tjenester: Innkjøpstjenester, JobbPort og felles stillingsannonser, Regnskapstjenester, Lønnstjenester og Styrapp (styrings- og rapporteringssystem). I tillegg yter KTA brukerstøttetjenester til departementene både sluttbrukere og superbrukere, og ivaretar behovet for kontinuerlig systemforvaltning og utviklingsprosjekter. 3 av 11

4 KTA er om lag 75 medarbeidere som holder til i Torggt Generelt om avtalen Det ønskes å inngå avtale om levering av bistand ifb. videreføring av LEAN arbeidsprosesser. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort i Doffin. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale for kjøp av konsulentbistand med bilag. o Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden o Bilag 2 Prosjekt og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser Leverandøren bes fylle ut bilag 2, 3 og 4. 4 av 11

5 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning KTA har et ønske om at vårt fokus på kvalitetsutvikling og effektivisering skal være en egendrevet prosess og ikke eks. komme som følge av merknader fra eks. Riksrevisjonen eller klager fra kundene. I tillegg ses dette i sammenheng med satsningsområdet medarbeiderskap hvor initiativet fra den enkelte medarbeider, den som sitter nærmest tjenesten, vurderes som viktig og hvor nettopp medarbeiderne blir viktige bidragsytere for kontinuerlig forbedring. KTA har påbegynt en satsning hvor ledere og medarbeidere sammen etablerer en kultur hvor alle blir med i jakten etter å skape mer kundeverdi og kontinuerlig forbedre våre tjenesteprosesser. Vi har så langt fokusert på to tjenesteprosesser som er kartlagt og hvor vi jobber med forbedringer etter LEAN/kontiuerlig forbedringsprinsipper/metoder (for eksempel måling på gitte parametere, tavlemøter og bruk av A3). Utfordringen blir nå å videreføre arbeidet, få nåværende arbeid fra å være konsulentstyrt til styrt i linjen, og få startet arbeidet innen nye tjenesteprosesser. Med bakgrunn i dette har KTA behov for ekstern bistand ifb med videreføring av LEAN/ kontinuerlig forbedring i gjeldende og nye arbeidsprosesser. Det er videre behov for rådgivningsbistand ifb med kompetanseoverføring, fokus på prosessorientering og gevinstrealisering. Det er et viktig mål at avdelingen opparbeider kompetanse hos egne medarbeidere og ledere slik at de kan videreføre arbeidet og starte nye forbedringsprosesser innen nye tjenesteprossesser når bistanden har opphørt. Det er videre ønskelig at tilbudene skisserer eksempel på hvordan et slikt videreføringsprosjekt og gjennomføringsmodell kan se ut for KTA. Det antas at behovet for bistand vil kunne variere over tid, og være større i faser med oppstart av nye prosesser og ved overføring fra prosjekt til linje. Det vil derfor også kunne være perioder hvor det ikke er behov for ekstern bistand fordi arbeidet er selvgående i avdelingen. For nærmere beskrivelse av kontraktsgjenstanden, se avtalens bilag 1 (Beskrivelse av Bistanden). 2.2 Omfang Avtalen estimeres å ha en verdi på fra kr ,- opptil kr ,- ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Det forutsettes at arbeidet gjennomføres i tett dialog med avdelingsdirektør. Det må påregnes oppstartmøte med oppdragsgiver umiddelbart etter kontraktsignering. Det ønskes å inngå rammeavtale med én leverandør. 2.3 Avtalens varighet Avtalen skal ha en varighet på 1 år med opsjon på inntil 2 års forlengelse med ett år av gangen. Opsjon utløses automatisk. Dersom Kunden ikke ønsker å utløse opsjon skal Leverandøren ha skriftlig varsel om dette senest 3 måneder før utløp av gjeldende avtaleperiode. 5 av 11

6 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen skal gjelde for. 2.5 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Bruk av underleverandør skal klart fremgå av tilbudet. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Telefon Kontaktperson: Kari Røskaft Avdelingsdirektør Telefon: E-post: kari-anita.roskaft@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig på e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. På grunn av ferieavvikling ber vi om at alle e-poster sendes i kopi til: anskaffelser@dss.dep.no 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig på e-post til oppdragsgiver innen kl. 12:00. Tilbudsfrist er kl 12:00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse av 11

7 Frist for å stille spørsmål kl. 12:00 Tilbudsfrist kl.12:00 Evaluering Uke Innstilling antatt Meddelelse om tildeling antatt Klagefrist Fremkommer i meddelelsesbrev Kontraktssignering Etter klagefristens utløp Leveranse Umiddelbart etter kontraktssignering Rad 1-3 er absolutte frister. Rad 4-9 er tentative 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget med vedlegg, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli lagt ut på kunngjøringen i Doffin, på samme sted hvor dere lastet ned konkurransedokumentene. Alle som har registrert seg vil få en automatisk e-post når eventuelle nye dokumenter er lagt ut. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget med vedlegg, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist er kl 24: Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Datert og underskrevet tilbudsbrev 2. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå 7 av 11

8 3. Utfylt kontrakt med bilag. Leverandøren fyller ut bilag 2, 3 og 4 4. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 5. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 6. HMS-egenerklæring. 7. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav 8. Firmaattest. 9. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen tilsvarende dokumentasjon. 10. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for denne tjenesten. 11. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetanse og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak i R5, Akersgata 59 (innkjøring Munchs gate) Oslo Vi gjør oppmerksom på at varemottaket har åpningstid fra mandag fredag. Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: KTA ved Kari Røskaft Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Kjøp av konsulenttjenester ifb. Videreføring av kontinuerlig forbedring(lean) Saksnr 13/132 v/kari Røskaft. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme, ringperm eller lignende. I tillegg leveres tilbudet på minnepinne/cd-rom. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 8 av 11

9 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor kreditverdig uten krav til sikkerhet vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Referanseliste over leverandørens 3 leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes levering av tilsvarende oppdrag, jf. bilag 1 til kontrakt til liknende virksomheter. Beskrivelse av faglig kompetanse og kapasitet til å levere iht. beskrevet behov. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. 9 av 11

10 Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget med bilag, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris 30 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse 40 % (score 0-10) TK 3 Løsningsforslag 30 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK1 Timepris (30%) Det skal oppgis timepris for tilbudt(e) konsulent(er). Timepris skal oppgis eks. mva og fylles inn i prisbilaget til kontrakten. Alle oppgitte priser skal være inkludert alle utgifter TK 2-Tilbudte konsulentenes kompetanse (40%) Følgende vil være gjenstand for evaluering: Grad av erfaring fra tilsvarende rådgivningsarbeid. Med tilsvarende menes bistand ifb. innføring av nye (Lean/kontinuerlig forbedring) arbeidsprosesser og arbeidsmetodikk i driftsorganisasjoner. Erfaring fra oppdrag innenfor KTAs tjenesteområder vil tillegges vekt. Erfaring fra tilsvarende rådgivningsoppdrag for både offentlige virksomheter og større private bedrifter, der arbeidet blant annet har bestått av å øke virksomheters/bedrifters konkurransekraft. 10 av 11

11 Utdanning/kurs innen Lean/kontinuerlig forbedring Det skal legges ved CV og annen relevant dokumentasjon på de(n) tilbudte konsulent(ene). Innhold i tidligere oppdrag bør beskrives utførlig slik at oppdragsgiver faktisk kan ta stilling til innhold, omfang og konsulentens rolle i prosjektene. Det skal tilbys 1-2 konsulenter og det er kun disse som skal benyttes i bistanden. Det er videre kun de tilbudte konsulenter det skal fremlegges dokumentasjon på og som vil være gjenstand for tildeling. TK 3-Løsningsforslag (30 %) På dette punkt vil begrunnelse for og beskrivelse av metode og fremgangsmåte bli vektlagt. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 11 av 11