STORTINGETS ADMINISTRASJON. Tilbudsinvitasjon. Rammeavtale flyttetjenester. FOA del I. Saksnr. 2016/152

Transkript

1 STORTINGETS ADMINISTRASJON Tilbudsinvitasjon Rammeavtale flyttetjenester FOA del I Saksnr. 2016/152

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Stortingets administrasjon Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Tilbudsinvitasjonens dokumenter 4 3 Om anskaffelsen Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til tilbudsinvitasjonen Rettelse, endring og/eller supplering av tilbudsinvitasjonen Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Retur av tilbud 8 5 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 9 6 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Leveringsadresse Formkrav og struktur 10 7 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 11 8 Tildelingskriterier 13 9 Evaluering og avslutning av konkurransen Evaluering Meddelelse om valg av leverandør Klage 14 Side 2 av 14

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Stortingets administrasjon Stortingets administrasjon er organisert i syv avdelinger og 27 seksjoner. Stortingets direktør leder den administrative virksomheten og er sekretær for Stortingets presidentskap. I alt består Stortingets administrasjon av cirka 470 ansatte. Stortingets administrasjon skal: Organisere og utvikle det parlamentariske arbeidet og legge til rette for at representantene kan ivareta sine verv. Formidle kunnskap om Stortingets virksomhet og folkestyret Drifte og modernisere Stortingets bygninger og systemer på en måte som ivaretar de historiske verdiene. For mer informasjon om Stortinget, se: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Bente Thori-Aamot Seniorrådgiver Postmottak.innkjop@stortinget.no Side 3 av 14

4 2 Tilbudsinvitasjonens dokumenter Tilbudsinvitasjonen er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 INNHOLD Tilbudsinvitasjonen (dette dokumentet) Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal tilbyders forbehold og avvik Mal egenerklæring vandel Del II: BILAG BILAG 1 BILAG 2 BILAG 3 BILAG 4 INNHOLD Rammeavtale Tilbudsinvitasjonen Leverandørens løsningsbeskrivelse Prisskjema Leverandørens standard avtalevilkår (tildelingsavtale) Side 4 av 14

5 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold I forbindelse med inn- og utflytting av Stortingsrepresentantenes pendlerboliger har Stortingets administrasjon behov for å inngå avtale om landsdekkende flyttetjenester. Flyttingen vil foregå til/fra pendlerboliger sentralt i Oslo til den enkelte representants hjemsted. Det vil dermed være en stor geografisk spredning over hele landet. I valgår (2017) er behovet størst og det kan forventes flyttinger i Utover det kan det være behov for 0 5 flyttinger per år. Leverandøren skal ha kapasitet til å håndtere toppene i oppdragsgivers behov. Etter stortingsvalg skal tid fra bestilling av oppdrag til pakking og henting av flyttelass i pendlerbolig ikke overstige 3 dager. I andre perioder skal tidsfrister for oppstart av flytteoppdrag avtales mellom Kunden og Leverandøren i det enkelte oppdrag. Leverandøren skal uansett kunne starte opp leveransen senest 14 dager etter avropet. De fleste flyttelass vil være av mindre størrelse siden pendlerboligene er delvis møblerte. Leverandør må kunne tilby komplette flyttetjenester inkludert emballasje, pakking, frakt, og forsikring og bes om å gi en beskrivelse av hvorledes dette gjennomføres. Beskrivelsen legges ved tilbudet som bilag Kontraktstype og omfang Oppdragsgiver skal inngå en rammeavtale om flyttetjenester med en leverandør for to år med opsjon på forlengelse to ganger med ett år hver, maksimalt fire år. Kontraktbestemmelsene i leverandøren standard avtalevilkår vil bli lagt til grunn for det enkelte avropet (bestillingen). I tillegg gjelder kontraktbestemmelsene som fremgår av rammeavtalen med bilag. Disse gjelder dels det konkrete avropet og dels forhold knyttet til selve rammeavtalen, se del II. Leverandøren bes om å legge ved standard avtalevilkår i tilbudet. Denne vil bli lagt til som bilag 4 til kontrakten. Dersom leverandør tar forbehold fra oppdragsgivers kontraktsvilkår (rammeavtalen) må dette fremkomme av vedlegg 2 «Mal tilbyders forbehold og avvik». Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det ved motstrid mellom leverandørs standardvilkår og oppdragsgivers kontraktsvilkår går oppdragsgivers kontraktsvilkår foran med mindre leverandør har tatt forbehold i tilbudet. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at vesentlige avvik og forbehold kan medføre avvisning fra konkurransen. Side 5 av 14

6 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I. Oppdragsgiveren kan velge å foreta avklaringer eller forhandlinger ved behov, men har ingen plikt til å gjøre dette. Leverandøren anbefales derfor å gi sitt beste tilbud. Forhandlinger kan foretas skriftlig, muntlig eller i møter. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin Tilbudsfrist Tilbudsevaluering og evt. forhandlinger Uke 18 Meddelelse om tildeling Signering kontrakt / rammeavtale Tilbudets vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. 4.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av rammeavtalen Side 6 av 14

7 4.5 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.6 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.7 Spørsmål til tilbudsinvitasjonen Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i før tilbudsfristens utløp. 4.8 Rettelse, endring og/eller supplering av tilbudsinvitasjonen Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i tilbudsinvitasjonen med vedlegg når disse ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. 4.9 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i tilbudsinvitasjonen og/eller kontrakt. Mal for angivelse av forbehold og avvik er inntatt i del I, jf. pkt Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Side 7 av 14

8 4.11 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 8 av 14

9 5 Konfidensialitet og offentlighet 5.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 5.2 nedenfor. 5.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I, jf. pkt. 2. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 9 av 14

10 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsadresse Tilbudet kan leveres enten på e-post til følgende adresse: E-post Emne Postmottak.innkjop@stortinget.no Rammeavtale flyttetjenester 6.3 Formkrav og struktur Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres. Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under: DEL TYPE DOKUMENTASJON MAL 1. Tilbudsbrev med forpliktende signatur Leverandørens egen 2. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjon (Jf. punkt 7) Leverandørens egen 3. Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 2 4. Standard avtalevilkår Leverandørens egen 5. Prisskjema Bilag 3 6. Annet Leverandørens egen Side 10 av 14

11 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen. 7.2 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å oppfylle kontrakten, herunder tilfredsstillende omsetning, inntjening, likviditetsgrad og egenkapitalandel. Betalingserfaringen må være tilfredsstillende. DOKUMENTASJONSKRAV Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall. Nøkkeltallene i kravet må fremgå sammen med en vurdering av leverandørens betalingserfaring. Oppdragsgiver kan vederlagsfritt foreta en vurdering av leverandørens økonomiske og finansielle stilling ved å benytte tjenesten Proff Forvalt ( 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Tilbyderen skal ha god vandel. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i del I vedlegg 3 er oppfylt. 7.4 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha meget god erfaring fra gjennomføring av tilsvarende leveranser. DOKUMENTASJONSKRAV 2 signerte attester fra tilsvarende oppdrag de siste tre årene. Attestene skal minimum inneholde: Navn kunde Kontaktperson og kontaktinformasjon kunde Kontraktsverdi og omfang Tidspunkt for leveransen Side 11 av 14

12 KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen DOKUMENTASJONSKRAV Kort beskrivelse av leveransen. Beskrivelse av kundens tilfredshet med gjennomføringen (økonomi, tidsfrister, kontraktsoppfølging). I mangel av attester kan en erklæring fra leverandøren godtas. En slik erklæring skal ha tilsvarende innhold som angitt for attestene. Beskrivelse av leverandørens tilgjengelige kapasitet for gjennomføring av oppdrag. Oversikt over gjennomsnittlig bemanning siste 3 år. Leverandøren skal ha gode kvalitetssikringsrutiner. Leverandøren skal ha et velfungerende miljøledelsessystem. En beskrivelse av rutinene for kvalitetssikring som tilbyderen legger til grunn for leveransen. Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO 9001 eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer vil det være tilfredsstillende å fremlegge kopi av gyldig sertifikat. Beskrivelse av miljøledelsessystemet. Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer vil det være tilfredsstillende å fremlegge kopi av gyldig sertifikat. Side 12 av 14

13 8 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har lavest pris. Side 13 av 14

14 9 Evaluering og avslutning av konkurransen 9.1 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert dokumentasjon og resultatet av eventuelle forhandlinger. Evalueringen vil skje slik at beste tilbud under tildelingskriteriet pris vil gis beste score. Øvrige tilbud vil tildeles score etter relative avvik fra beste tilbud. 9.2 Meddelelse om valg av leverandør Etter at valg av leverandør er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette. 9.3 Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Roger Fretheim Seksjonsleder Bente Thori-Aamot seniorrådgiver Side 14 av 14