Konkurransegrunnlag. for åpen konkurranse under EØS-terskelverdi og anskaffelser av uprioriterte tjenester (FOA del I og II) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen konkurranse under EØS-terskelverdi og anskaffelser av uprioriterte tjenester (FOA del I og II) ved anskaffelse av: NIR-utstyr Tilbudsfrist 12. juni 2013 kl. 11:00

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Leveransemetode Tilbudsfrist Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Vedlegg til konkurransegrunnlaget... 9 Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 2 av 9

3 1 Innledning Det innbys herved til å levere tilbud om en avtale med Nofima AS for innkjøp av prosessutstyr til bearbeiding av kjøtt. 1.1 Om oppdragsgiver Nofima er et næringsrettet forskningsinstitutt som driver forskning og utvikling for akvakulturnæringen, fiskerinæringen og matindustrien. Vi leverer internasjonalt anerkjent forskning og løsninger som gir næringslivet konkurransefortrinn langs hele verdikjeden. Nofima ble etablert 1.januar 2008, og har om lag 400 ansatte. Hovedkontoret er i Tromsø, og forskningsvirksomheten foregår på seks ulike steder: Ås, Stavanger, Bergen, Sunndalsøra, Averøy og Tromsø. I 2012 omsatte Nofima for ca. 495 millioner kroner. For ytterligere informasjon vises til Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Formålet med utlysningen er å inngå en kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig avtale for leveranse og installasjon av utstyr iht. kravspesifikasjon. Nofima og Universitet for miljø- og biovitenskap har fått bevilget midler fra Norges forskningsråd til innkjøp og oppgradering av utstyr i pilot-anlegg på Campus Ås. Dette vil dels dreie seg om innkjøp av nytt utstyr og utskifting av gammelt utstyr. Disse innkjøpene skal gjennomføres i perioden til For utstyr på kjøtt, vil mesteparten av dette plasseres i Nofima`s pølsemakeri og kjøtthall. Alle innkjøp kommer inn under ordningen med offentlige innkjøp og det regelverk som følger dette. Pilotanlegg og utstyr vil bli tilgjengelige for Nofima, UMB og andre interesserte brukere fra industri, forskning og undervisning. Dette anbudet gjelder ett NIR-utstyr. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til spesifikasjonen, se vedlagte kravspesifikasjon, bilag Kontraktstype Det skal inngås kontrakt for kjøp av NIR-utstyr iht. kravspesifikasjonen. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i pkt Leverandører som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter hos Nofima enn oppgitt i konkurransegrunnlaget, risikerer å bli diskvalifisert. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som åpen konkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 3 av 9

4 Kontrakten vil tildeles den eller de Leverandører som har gitt det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbudet. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Oddvin Sørheim Forsker 2.3 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk eller engelsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.4 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Tilbudsfrist Kl. 11:00 Vedståelsesfrist Kl. 15: Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Nofima behandler aktuelle Leverandører likt. Dette betyr at all kommunikasjon skal være skriftlig mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes fremsatt i god tid før tilbudsfristen. Evt. spørsmål sendes til e-postadresse: oddvin.sorheim@nofima.no. Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 4 av 9

5 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (bilag 1). Avtale vil basere seg på vedlagte innkjøpsbetingelser og tilbud skal besvares iht. bilagsstruktur i denne. Det gjøres oppmerksom på at leverandør må ved formulering av bilagene ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som kontraktstekst, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal fremsettes i tilbudsbrevet. For å sikre alle leverandører lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal være organisert på følgende måte og rekkefølge: Vedlegg 1 Tilbud med kravspesifikasjon, prismal og andre relevante bilag. Tilbudet skal være signert av bemyndiget person, med fortegnelse over dokumenter og vedlegg, samt aksept og vedståelsesfrist. Vedlegg 2 Skatteattest, mva (RF 1244-B) Vedlegg 3 Skatteattest, skatt (RF 1244) Vedlegg 4 HMS egenerklæring Vedlegg 5 Firmaattest Vedlegg 6 Revisorbekreftet årsregnskap, kredittvurdering Vedlegg 7 Leverandørens gjennomføringsevne Vedlegg 8 Relevante referanser 4.2 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes å vedstå til 90 dager fra tilbudsfrist. 4.3 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i vedlegg 3, Standardkontrakt for varekjøp. 4.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 4.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 5 av 9

6 4.6 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 4.7 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.8 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Tilbudslevering 5.1 Leveransemetode Tilbudet skal leveres både som e-post og skriftlig i nøytral lukket forsendelse. Forsendelsen skal merkes "anbud NIR-utstyr" Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor. Tilbudet skal leveres som 2 komplette papirversjoner i tilbudsperm i A4-format, samt elektronisk versjon på CD eller minnepenn. Papirversjonen skal være uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse. Tilbudet leveres/ sendes til: Besøksadresse: Nofima AS ATT: Oddvin Sørheim Osloveien Ås Postadresse: Nofima AS ATT: Oddvin Sørheim Postboks Ås oddvin.sorheim@nofima.no 5.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 6 av 9

7 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Dokumenteres i vedlegg 2 Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244 B) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. Dokumenteres i vedlegg 3 Utfylt og signert HMS-egenerklæring (se vedlegg 3) Dokumenteres i vedlegg Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig Firmaattest for norske leverandører skal vedlegges. etablert foretak. Dokumenteres i vedlegg Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk Revisorbekreftet årsregnskap for 2011 inkl. styrets kapasitet til å gjennomføre beretning. oppdraget/kontrakten. Alternativt: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 6 mnd, basert på siste års regnskapstall. Ratingen skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dokumenteres i vedlegg 6 Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 7 av 9

8 6.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. DOKUMENTASJONSKRAV Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren vedlegge følgende: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Dokumenteres i vedlegg 7 Attester fra lignende leveranser de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Dokumenteres i vedlegg 8 Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 8 av 9

9 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM Dokumentasjon VEKT % 1. Pris Pristilbud 30% 2. Teknisk løsning og leveranse Beskrivelse av leveranse, referanser på 50% levering av levering av liknende utstyr, opplæring og support 3. Kompetanse nøkkelpersonell/prosjektleder Referanser for prosjektleder, og personell, CV fra tilbudt personell 20% Tildelingskriterium 1 Pris (30%) Dette kriteriet vil bli vurdert, og gitt poeng, ut fra i fra pristilbud inkl. opsjoner, samt dokument med oversikt over garantier, service/vedlikehold, fremtidig reservedeler/service. Tildelingskriterium 2 Teknisk løsning og leveranse (50%) Dette kriteriet vil bli vurdert, og gitt poeng, ut fra følgende opplysninger: Oppfyllelse av spesifikasjon, leveringssikkerhet, opplæring og support, dokumenterte referanser på levering av liknende anlegg Tildelingskriterium 3 Kompetanse nøkkelpersonell/prosjektleder (20 %) Dette kriteriet vil bli vurdert, og gitt poeng, ut fra følgende opplysninger: Dokumenterte referanser og kompetanse for prosjektleder, dokumenterte referanser for nøkkelpersonell, dokumenterte referanser for personell som skal montere anlegget. Leverandøren har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 7.2 Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest. 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode. Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 9 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Skjema for HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Standardkontrakt varekjøp - grunnlag Konkurransegrunnlag NIR-utstyr Side 9 av 9