Konkurransegrunnlag. åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Emballasje til forsendelse av biologiske prøver Rammeavtale Saksnr: 16/11619 Oppdragsgiver: Nasjonalt folkehelseinstitutt Pb 4404, Nydalen 0403 Oslo Kontaktperson konkurransegrunnlaget generelt: Navn: Ole Andreas Fuglesang Tittel: Innkjøpsrådgiver Telefon: E-post: Ole.andreas.fuglesang@fhi.no

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Oppdragsgiver... 4 Hovedmål... 4 Organisering... 4 Beslutning om overføring av Rettsmedisinske fag fra Folkehelseinstituttet til Helse Sør- Øst Anskaffelsens formål og omfang Formål Omfang Verdi Kontrakt Kontraktstype Kontraktsperiode E-handelsplattform for bestilling på rammeavtale... 6 Bakgrunn: Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Minimumskrav Vareprøver Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 6 Om Behovsbeskrivelsen: Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentlighet... 9 Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 2 av 13

3 4.1 Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Tilbudsformat Vareprøver Pakking og merking Antall kopier Vedståelsesfrist Tilbudet Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Vedlegg 2 Tilbudsmappe Minstekrav Vedlegg 2 Tilbudsmappe Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Vedlegg 2 Tilbudsmappe Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 3 av 13

4 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Nasjonalt folkehelseinstitutt (Folkehelseinstituttet) er landets fagmyndighet på områdene smittevern, miljømedisin, epidemiologi, psykisk helse, rettsmedisin og rusmiddelforskning. På disse områdene gir instituttet råd og bistand til myndigheter, helsetjeneste, rettsapparat, påtalemyndighet, politikere, media og publikum. Instituttet skal være en pådriver for å bedre befolkningens helse og livskvalitet, og forebygge sykdom og helseskade. Instituttet skal også bistå påtalemyndighet og rettsapparat i å oppklare straffe -og sivilrettslige saker. Hovedmål o Beredskap mot akutte helsetrusler o Råd og tjenester som forbedrer folkehelsen o Oversikt over befolkningens helse og forhold som påvirker den o Kunnskap om hva som forårsaker folkesykdommer og hva som gir befolkningen bedre helse Organisering Folkehelseinstituttet er direkte underlagt Helse-og omsorgsdepartementet, sidestilt med Helsedirektoratet, Helsetilsynet og Legemiddelverket. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se Beslutning om overføring av Rettsmedisinske fag fra Folkehelseinstituttet til Helse Sør-Øst. Revidert nasjonalbudsjett 2016: Regjeringen har besluttet å overføre rettsmedisinske fag fra Folkehelseinstituttet til Helse Sør Øst RHF ved Oslo universitetssykehus. Endringene i organiseringen av rettsmedisinske fag er omtalt i revidert nasjonalbudsjett. Det tas sikte på at den nye organiseringen av rettsmedisinske fag skal tre i kraft fra 1. januar Viser til mer informasjon om virksomhetsoverdragelsen på Regjeringen.no: og på Fhi.no: &MainContent_6261=6496:0:25,5942&Content_6496=6178:119002:25,5942:0:6562:1:: :0:0 Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 4 av 13

5 Oppdragsgiver ble gjort kjent med beslutningen og vil pr. kunngjøringsdato gjennomføre konkurransen iht. dette konkurransegrunnlaget med vedlegg med mindre det blir tatt andre avgjørelser senere. Da beslutning om virksomhetsoverdragelse vil kunne få betydning for senere avtaleforhold, ønsker oppdragsgiver med dette å informere aktuelle leverandører om beslutningen. Samtidig løftes oppmerksomheten mot pkt. nr. 25 i kunngjort «Avtaledokument Generelle Vilkår for kjøp av varer» som omhandler overdragelse av kontrakt. Helse Sør-Øst er kjent med at Folkehelseinstituttet gjennomfører konkurransen 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formål Inngå rammeavtale på kjøp av UN3373 emballasje, det vil si emballasje som oppfyller kravene i P650 Emballeringsbestemmelse til forsendelse av biologiske prøver, klassifisert som UN3373 Biologisk stoff, kategori B, smittevernrisikogruppe 2 til rettstoksikologiske analyser ved Folkehelseinstituttet, Område 4 Rettsmedisinske fag Omfang Folkehelseinstituttet mottar årlig prøveforsendelser til i overkant av saker. Omfanget estimeres derfor til cirka emballasjeenheter pr år. Med maksimal avtaleperiode på 4 år estimeres omfanget kunne nå cirka emballasjeenheter. Oppdragsgiver er ikke bundet av disse estimatene Verdi Rammeavtalens verdi er løselig vurdert til å ha en verdi på mellom NOK pr år. Ved maksimal avtaleperiode på 4 år vil løselig estimat på verdien bli MNOK 2,8 4,6. Folkehelseinstituttet er ikke bundet av dette estimatet og tar forbehold om endringer. 1.3 Kontrakt Kontraktstype Avtalen vil bli regulert av Folkehelseinstituttets generelle avtalebestemmelser med de endringer som følger av de underliggende vedlegg, se Vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget Kontraktsperiode For oppdraget skal det inngås rammeavtale med en totalleverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Folkehelseinstituttet skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år, med forlengelse av inntil 1 år av gangen. Total mulig kontraktslengde er 4 år. Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 5 av 13

6 1.3.3 E-handelsplattform for bestilling på rammeavtale Bakgrunn: Folkehelseinstituttet har tatt i bruk E-handelsplattformen til å gjennomføre avrop (bestilling fra avtalen). E-handelsplattformen er et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering for Folkehelseinstituttet og leverandøren de har inngått avtale med. For en nærmere beskrivelse av E-handelsplattformen henvises det til nettstedet Kunngjøring av anskaffelsen Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Vi påpeker at denne prosedyren ikke åpner for forhandlinger. 2.2 Minimumskrav Det stilles flere minimumskrav som tilbudet må oppfylle. Alle minimumskrav er angitt i Vedlegg 3 Leverandørens besvarelse, samt Vedlegg 2 Tilbudsmappe. 2.3 Vareprøver Tilbudet skal inneholde vareprøver av alle produkter som tilbys. Det skal medfølge seks (6) komplette eksemplarer av alle tilbudte produkter. Tilbudsevalueringen vil skje basert på vareprøvene i tillegg til skriftlig dokumentasjon i tilbudet. Vedlegg 3 Leverandørens besvarelse angir hvilke krav som skal dokumenteres ved hjelp av vareprøve. Dette gjelder flere krav. Det er tilstrekkelig å levere ett sett med vareprøve for hvert produkt selv om vareprøven vil inngå i evalueringen av flere krav. 2.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag (dette dokument): som inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan anskaffelsesprosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 6 av 13

7 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Fylles ut /signeres av tilbyder JA NEI Vedlegg 1 Folkehelseinstituttets behovsbeskrivelse Vedlegg 2 Tilbudsmappe med kvalifikasjonskrav, minstekrav og tildelingskriterier. Vedlegg 3 Excelark: Leverandørens besvarelse Vedlegg 4 Excelark: Tilbudsskjema og prismatrise Vedlegg 5 Avtaledokument med underliggende vedlegg. Om Behovsbeskrivelsen: Det stilles ikke krav om at Behovsbeskrivelsen skal besvares spesielt av Leverandør. Hensikten med Behovsbeskrivelsen er å beskrive behovet og dermed belyse årsak, omfang og sammenheng for de kravene som stilles. 2.5 Kontaktperson Folkehelseinstituttets kontaktperson er: Ole Andreas Fuglesang Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Se kontaktinformasjon på forsiden Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Folkehelseinstituttet hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2.6 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.7 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Vennligst merk at tidsplan etter tilbudsfrist er tentativt. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Eventuell befaring Ingen Spørsmålsfrist kl. 13:00 Frist for å levere tilbud kl. 13:00 Tilbudsåpning Samme dag som tilbudsfrist, etter fristens utløp Evaluering Uke: Kontraktstildeling Tentativt uke 37 Karensperiode (klagefrist) Uke: 10 dager, tentativt i perioden Kontraktsignering Tentativt uke 39 Tilbudets vedståelsesfrist 120 dager fra tilbudsfrist Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 7 av 13

8 2.8 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Folkehelseinstituttet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Hvis tilbydere oppdager åpenbare feil eller mangler i konkurransegrunnlaget henstilles de til å påpeke disse til Folkehelseinstituttet slik at de kan bli rettet / kommunisert ut Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt.2.7. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål skal merkes: «16/11619 Emballasje til forsendelse av biologiske prøver» 2.11 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Folkehelseinstituttet til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Folkehelseinstituttet vil ikke returnere leverandørenes tilbud herunder innsendte vareprøver. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 8 av 13

9 egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. Vedlegg 3 Kontraktsvilkår med underliggende vedlegg. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en sladdet versjon av tilbudet i henhold til offentleglova, ref. pkt Det påpekes imidlertid at oppdragsgiveren har en selvstendig plikt til å vurdere opplysningene i henhold til offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal struktureres og inneholde dokumentasjon som spesifisert i Vedlegg 2 Tilbudsmappe. 5.2 Tilbudsformat Vareprøver Tilbudet skal iht. pkt. 2.3 inneholde vareprøver av alle produkter som tilbys Pakking og merking Tilbudet skal pakkes og merkes på følgende måte: o Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i ringperm. o Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i Vedlegg 2 Tilbudsmappe. Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 9 av 13

10 o Det skal være skilleark for hver seksjon. o Utfylt Vedlegg 3 «Tilbudsskjema og prismatrise» og Vedlegg 4 «Leverandørens besvarelse» skal leveres elektronisk i Excel-format i tillegg til papirutskrift i tilbudsperm. o Arkene skal ikke være stiftet. o Tilbudet skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. o Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o 16/11619 Emballasje til forsendelse av biologiske prøver Antall kopier Tilbud skal leveres i totalt 3 eksemplarer: o 1 papireksemplarer o 2 elektroniske eksemplarer på cd-rom eller minnepenn. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format o ett fullstendig tilbud o ett sladdet eksemplar, hvor det som er sladdet utheves med gul bakgrunnsfarge, på det leverandøren anser som forretningshemmeligheter, ref. pkt Det som eventuelt sladdes må begrunnes i tilbudsmappen pkt. 6 Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.3 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 2.7 ovenfor. Vedståelsesfristen er satt til 120 dager fordi periode med fellesferie faller inn i konkurransens evalueringsfase. 5.4 Tilbudet Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i Vedlegg 5 Avtaledokument med underliggende vedlegg. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Tilbud må oppfylle samtlige minstekrav for å bli evaluert i konkurransen. 5.7 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet. Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 10 av 13

11 Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Folkehelseinstituttet kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte refereres til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal spesifiseres i Vedlegg 2 Tilbudsmappe, punkt 4. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt.2.7. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 5.2 Tilbud som leveres pr. post skal sendes til Postadressen og tilbud som leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til Gateadressen. MERK: Ved innlevering samme dag som tilbudsfrist gjelder klokkeslettet angitt i pkt 2.7. Postadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Ole Andreas Fuglesang Enhet for innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo Gateadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Ole Andreas Fuglesang Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg Oslo Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 11 av 13

12 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av Folkehelseinstituttet. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra Folkehelseinstituttet i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Vedlegg 2 Tilbudsmappe For å være kvalifisert for videre deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i tilbudsmappen (konkurransegrunnlagets Vedlegg 2). Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Minstekrav Vedlegg 2 Tilbudsmappe I konkurransen stilles det flere minstekrav. Tilbud må oppfylle samtlige minstekrav for å bli evaluert. Minstekravene er angitt i konkurransegrunnlagets vedlegg 2 Tilbudsmappe og skal besvares i vedlegg 3 Leverandørens besvarelse. 8 Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Tildelingskriterier Vedlegg 2 Tilbudsmappe Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene oppgitt i Vedlegg 2 Tilbudsmappe- punkt Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Folkehelseinstituttet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Folkehelseinstituttet informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Folkehelseinstituttet har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 12 av 13

13 Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom Folkehelseinstituttet finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag 16/11619 Side 13 av 13