KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale - Kjøp av nettverksutstyr til Akershus fylkeskommune med samarbeidspartnere

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale - Kjøp av nettverksutstyr til Akershus fylkeskommune med samarbeidspartnere KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 1 av 8

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN Anskaffelsens omfang og formål Anskaffelsens oppdragsgivere Kontaktperson i anskaffelsen Anskaffelsens omfang Kontrakt og varighet REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Generelle regler og prosedyre Tilbudsfrist Fremdrift i konkurransen Levering av tilbud Krav til tilbud Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Deltilbud Bruk av underleverandører Behandling av tilbud Forbehold i tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG... 8 KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 2 av 8

3 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens omfang og formål Oppdragsgiver ønsker rammeavtale med fullsortimentsleverandør som kan levere nettverksutstyr i henhold til kravspesifikasjon (se vedlegg 1). Akershus fylkeskommune har per i dag en løsning med hovedvekt av Arubautstyr (kantsvitsj, kjernesvitsj og trådløse aksesspunkt). Dette administreres i dag gjennom Aruba sitt administrasjonsverktøy. Tilbudte produkter må derfor være fullt ut kompatible med en slik løsning. Se kravspesifikasjon for mer informasjon om avtalens innhold. 1.2 Anskaffelsens oppdragsgivere Anskaffelsen gjennomføres av AFK på vegne av følgende oppdragsgivere: Frogn kommune Lørenskog kommune Nesodden kommune Ski kommune Vestby kommune Akershus fylkeskommune (AFK) Disse benevnes i det følgende som oppdragsgiver. For mer informasjon om oppdragsgiverne, se den enkelte oppdragsgivers nettportal. 1.3 Kontaktperson i anskaffelsen Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Anskaffelsens omfang I 2013 kjøpte oppdragsgiver nettverksutstyr for: Oppdragsgiver Sum Akershus fylkeskommune (AFK) Kr * Ski kommune Kr Frogn kommune Kr Lørenskog kommune Kr Totalsum Kr *Store deler av summen er knyttet opp mot utrulling av nytt WLAN og WAN. Normalt antas det at AFK vil kjøpe nettverksutstyr for ca. 3-5 millioner årlig. KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 3 av 8

4 Vestby kommune har per dags dato ingen rammeavtale for denne typen varer. Oppdragsgiver antar at et realistisk anslag for årlig kjøp vil være ca kroner ekskl. mva. Volumangivelsen er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver 1.5 Kontrakt og varighet Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. Kontrakten gjelder fra (to år). Oppdragsgiver (se punkt 1.2) kan forlenge avtalen på likelydende vilkår med 1+1 (ett + ett år). 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 10. desember Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 50: Tilbudsfrist Uke 51: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 2: Signering av rammeavtalen Uke 3: Oppstart av rammeavtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: "Rammeavtale for kjøp av nettverksutstyr" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 4 av 8

5 Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Skatteattest jf. punkt MVA-attest jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 8 Eventuelle forbehold 9 Annen dokumentasjon 10 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en Excelversjon av produktskjemaet, veiledende prislister og kataloger, samt en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 7 "Veiledning sladding". 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 10. desember Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 10. mars Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Rammeavtale for kjøp av nettverksutstyr» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10.00, 28. november Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver kunne fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 5 av 8

6 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Dersom tilbyder, av gyldige grunner, ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan det godtgjøres oppfyllelse med annen dokumentasjon. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 6 av 8

7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 6) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen, se tilbudsskjema totalsum (vedlegg 3). 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 7 av 8

8 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 Produktskjema 5 HMS-egenerklæringsskjema 6 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 7 Veiledning sladding 24. oktober 2014 *** Thomas Ertsås innkjøpssjef Sentraladministrasjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV NETTVERKSUTSTYR 8 av 8