Konkurransegrunnlag Rammeavtale for opplæringstiltak i teamarbeid

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Rammeavtale for opplæringstiltak i teamarbeid Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN PRIS BRUK AV UNDERLEVERANDØRER AVTALEPERIODE / LEVERINGSTID TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD LEVERINGSSTED KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN FORBEHOLD 7 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSFRIST LEVERING VEDSTÅELSESFRIST TIDSPLAN 8 3. KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV TIL LEVERANDØREN KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 9 4. KRAV TIL TILBUDET UTFORMING AV TILBUDET KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD STANDARDAVTALE ANNET 11 Side 2 av 11

3 1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ Personalseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Felix Röber og Solvår Fredriksen Telefon: Telefaks: E-post: Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. Riksrevisjonen har et omfangsrik kurstilbud for sine ansatte. Personalseksjonen har det overordnede ansvar for tilrettelegging, administrasjon og gjennomføring av opplæringstilbudet. Kursene holdes med mellomrom i henhold til en opplæringskalender og lages i samarbeid med revisjonsavdelingene. Kursene vi tilbyr omfatter revisjonsfaglige kurs, datakurs, kurs om statsforvaltningen og forvaltningskunnskap. De fleste kurs er tilgjengelige for alle ansatte. Kursene har som regel mellom 10 og 20 deltakere og varer mellom 1 og 2 dager. Riksrevisjonen har egne kurslokaler: et undervisningsrom med moderne presentasjonsutstyr for opptil 30 deltakere og et rom for PC-kurs med opp til 11 deltakere. Alle medarbeidere i Riksrevisjonen har tilgang til egen PC der e-læring kan gjøres tilgjengelig. Riksrevisjonen bruker Didac 5.0 som e-læringsplatform. Alle møterom i Riksrevisjonen tilbyr vanlig presentasjonsutstyr (dvs. flip-over, overhead, whiteboard og pc-kanon). For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Side 3 av 11

4 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den 18. mars Beskrivelse av anskaffelsen Riksrevisjonen ønsker å inngå rammeavtale med 1 leverandør av kurs i Teamarbeid. Målgruppen for kursene er ledere og medarbeidere i Riksrevisjonen Mål med opplæringstiltaket for Riksrevisjonen Sikre felles kompetanse og referanseramme innen teamarbeid og forbedre arbeidsprosesser Beskrive innhold og trinn for teamarbeid Utvikle samarbeidskulturen i det enkelte team og på tvers av avdelinger og revisjonstyper Læringsmål for deltakerne kunnskap om teamarbeid (blant annet planlegging, roller, faser) kjenne til og kunne bruke ulike verktøy for effektivt teamarbeid selvinnsikt med hensyn til foretrukne roller, arbeidsmåter etc. bevissthet hos den enkelte medarbeider om overføringslæring: hvilke kunnskaper og teknikker fungerer best til hvilke oppgaver og grupper Modell for opplæringen Kurset er ment å tas av medarbeidere i Riksrevisjonen én gang for å lære om teamarbeid. I det følgende beskriver vi en mulig modell for tiltaket: Innhold Ta utgangspunkt i generelt fagstoff om teamarbeid og helst fra et eksisterende opplæringstilbud (Riksrevisjonen ønsker ikke et kurs som er utviklet utelukkende for og på grunnlag av inngående analyser av Riksrevisjonen) Noen teoretiske betraktninger og innledninger, igangsetting av egenanalyse (her kan e-læring tenkes som læremedium, leverandør er ansvarlig for utforming av innholdet i e-læring) Avklaring av foretrukne roller av teammedarbeidere som forberedelse til kurset og innledende informasjon til instruktøren forut for samlingene Innhold i samlingene: trening og prosesslæring, opplæring i bruk av verktøy, kontekst for ulike verktøy (se Innhold i verktøykassen) Mellom samlingene: erfaringslæring mellom samlingene, løsing av oppgaver og bruk av verktøy som ble gjennomgått på samlinger Verktøykasse Side 4 av 11

5 Verktøykasse Leverandør skal foreslå innhold i verktøykassen tilpasset den tilbudte opplæringen. Verktøykassen er ment som en samling av hjelpemidler som kan brukes av medarbeidere som har gjennomgått teamutviklingstiltaket tidligere eller har kunnskap om teamarbeid. Dette er ment som eksempler. Listen er ikke uttømmende: Handlingsplan: Analyse og konklusjoner for mål, motivasjon, roller og faser e-læring Sjekklister Egenkartlegging (Belbin-kartlegging eller lignende) Oppfølgingsbistand: tilbud til enkelte team som i etterkant av opplæring har behov for direkte støtte og oppfølging for å anvende kompetansen som formidles gjennom kurset. Forslag for mulig utforming teammedarbeider(e) konsulent Personalseksjonen Gruppeprosess utviklingsfase e-læring Egen kartlegging 1. samling tilbake på vanlig jobb 2. samling tilbake på vanlig jobb 3. samling Samarbeid: Personal konsulent Bruk av handlingsplan Presentasjon av tilbudet Teoriinnledning etablerer felles referanseramme. Tas av deltakere som ikke har gjort det tidligere. Resultatene sendes konsulent. Oppstart; teoriopparbeiding og trenig i bruk av ulike verktøy. Gjennomgang av kartleggingsresultater: Rolle, ferdigheter Egenutvikling gjennom vanlig teamarbeid. Utarbeide og bruke handlingsplan for aktuell team. Teori Erfaringer så langt. Videre trening. Redigere og forbedre handlingsplan for aktuell team. Egenutvikling gjennom vanlig teamarbeid Oppsummer ing og erfaringsutveks -ling med støtte Evaluering av teamsamarbeidet Mal for etablering av nye team Gjennomføring Alle deler av opplæringstiltaket skal maksimalt ligge innenfor en periode på fire måneder. Et kurs skal i tillegg til e-læring bestå av samlinger. Tidsbruken på samlingene sammenlagt bør ikke overstige 4 dager. Leverandør bestemmer selv størrelsen av kursgrupper. Side 5 av 11

6 1.3.5 Bestillingssrutiner Riksrevisjonen ønsker å kunne foreta avrop i henhold til avtalen på én måneds varsel. Avrop vil som regel avtales bestilles med lengre forvarsel enn én måned. Riksrevisjonen skal kunne avbestille allerede avtalte kurs fire uker i forveien kostnadsfritt. Avtalte samlinger skal kunne forskyves uten kostnad for Riksrevisjonen innen frister som avtales Omfang av leveransen 1.4 Pris Riksrevisjonen sikter på å gjennomføre kurset for ca. 60 medarbeidere per år; det tallet vil variere avhengig av medarbeidernes arbeidsbelastning med kjerneoppgaver. Det skal oppgis priser på følgende: Fastpris per kurs i Teamarbeid (jf. modell og betingelser i 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen) Pris for kursmateriell/dokumentasjon per deltaker Pris for egenkartlegging per deltaker Fastpris for tilpasning av undervisningsopplegget og kursdokumentasjon Timepris for ev. senere videreutvikling av kurset når evaluering tilsier det Pris per time oppfølgingsbistand (se pkt ) Riksrevisjonen vil beregne en totalpris for leveransen ut fra vårt skisserte behov inkludert eventuelle reisekostnader for våre medarbeidere. Alle forespurte priser/kostnader må være oppgitt eksl. merverdiavgift. 1.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. 1.6 Avtaleperiode / leveringstid Avtalen vil ha en varighet på to år fra avtaletidspunktet. Riksrevisjonen har opsjon på forlengelse i ytterligere to år. Det tas sikte på at avtalen løper fra 1. august Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi å levere alternative tilbud. Side 6 av 11

7 1.9 Leveringssted Tjenesten skal primært utføres ved Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig per e-post til riksrevisjonen@riksrevisjonen.no og merkes Kurs i Teamarbeid v/solvår Fredriksen. Konkurransedokumentene er tilgjengelig på se under Anbudskonkurranser. Tilbyderne må følge med på disse sidene for den enkelte konkurranse. Oppdragsgiver oppdaterer fortløpende rubrikken Spørsmål og svar under hver konkurranse etter hvert som eventuelle spørsmål er behandlet. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er 14. april Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil også bli oppdatert på våre nettsider. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen Forbehold Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av leverandørens tilbud. Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i denne utlysningen, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne der det er relevant, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse med forhandlinger. Det innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at dokumentasjonen på at tilbyder oppfyller kvalifikasjonskravene leveres sammen med tilbudet. Det vil bli forhandlet med 3-5 leverandører. Side 7 av 11

8 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: 20. april 2009, kl Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «tilbud på kurs i teamarbeid» og sendes eller leveres til: Postadresse: Leveringsadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 31. august Tidsplan Tilbudsfrist: 20. april 2009, kl Forhandlinger: ca mai 2009 Kontraktstildeling: ca. 26. juni Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav til leverandøren Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: o o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Egenerklæringsskjema finnes på se under Anbudskonkurranser. 3.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak som dokumenteres gjennom: o firmaattest. Side 8 av 11

9 3.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet som dokumenteres ved: o Leverandørens siste årsberetning og regnskap til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans for foretakets økonomiske soliditet. 3.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves dokumentert kompetanse innen Teamutvikling. Det kreves erfaring fra lignende oppdrag med opplæring innen Teamutvikling. Kravene dokumenteres med: o Oversikt over leverandørens totale bemanning og tjenestetilbud. o Bemanning for dette oppdraget med navn og CV for instruktører som skal utføre oppdraget. o Oversikt over tilsvarende oppdrag siste 2 år med opplysninger om oppdragenes omfang og innhold i stikkord. o 2 referanser som har mottatt lignende leveranser fra tilbyder og som kan uttale seg om alle sider ved leveransen 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. Obligatoriske krav 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 2. Skatteattester: a. For skatt b. For merverdiavgift 3. HMS- erklæring 4. Firmaattest 5. Leverandørens siste årsberetning og regnskap, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets økonomiske soliditet 6. Oversikt over leverandørens totale bemanning og tjenestetilbud. 7. Bemanning for dette oppdraget med navn og CV for instruktører som skal utføre oppdraget. 8. Oversikt over tilsvarende oppdrag siste 2 år, med opplysninger om oppdragenes omfang og innhold i stikkord. Side 9 av 11

10 9. 2 referanser som har mottatt lignende leveranser fra tilbyder og som kan uttale seg om alle sider ved leveransen Innhold i tilbudet 10. Beskrivelse av kursleveransen ( i henhold til pkt. 1.3): A) Beskrivelse av innhold i undervisningen i henhold til beskrivelse i pkt til B) Eksempel på kursdokumentasjonen som er brukt tidligere på lignende opplæringstiltak C) Beskrivelse av rutinene for den praktiske gjennomføring av kursene med hensyn til bestilling og avbestilling og antall deltakere og instruktører per kurs, jf. pkt og Priser Priser skal oppgis i henhold til oppstillingen i pkt Forbehold (i henhold til pkt. 1.11) 4.2 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterier Kvalitet, herunder o Undervisningsmodell, innhold og kursdokumentasjon o Leverandørens bestillingsrutiner, fleksibilitet ovenfor kunde og gjennomføringsevne o Kursholdernes kompetanse Vekting 50 Pris Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Side 10 av 11

11 6. Kontraktsmessige forhold 6.1 Standardavtale For denne anskaffelsen brukes siste versjon av Statens standardavtale for konsulentoppdrag. 6.2 Annet Følgende kontraktsklausuler kommer i tillegg til angitte kontrakt: Krav til leverandørens lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.. Dersom leverandøren eller underleverandør ikke oppfyller vilkårene i første eller andre avsnitt, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen. Beløpet skal minimum tilsvare et beløp på 2 ganger den anslått besparelse for leverandør eller underleverandør Taushetsplikt Taushetspliktbestemmelsene i lov om Riksrevisjonen av 7. mai 2004 nr og instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen pkt. 3.2 kommer til anvendelse for partene. Leverandøren skal følge instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen og tilhørende retningslinjer for sikring av konfidensiell informasjon og annen sikkerhet. Disse skal gjøres tilgjengelig for leverandøren. Leverandøren skal også påse at underleverandører blir pålagt å følge ovennevnte bestemmelser. Leverandøren, eventuelle tredje part(er) og underleverandør(er) skal undertegne taushetserklæring. Side 11 av 11