KONKURRANSEGRUNNLAG. Elektronisk personal- og lederhåndbok. Saksnummer: 2012/ Side 1 av 12

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Elektronisk personal- og lederhåndbok Saksnummer: 2012/02023 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER 4 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD 6 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TEST AV SYSTEMET, FORHANDLINGER TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 9 5. TILDELING TILDELINGSKRITERIER VEKTINGSMODELL / NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE 9 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA UTFORMING AV TILBUDET KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE OPSJONER VEDLEGG 12 Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ personalseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Telefon: E-post: Avdelingsdirektør Bente C. Strøm postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Elektronisk personal- og lederhåndbok, saksnummer 2012/02023 og kontaktperson Bente C. Strøm. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. HMS - egenerklæring 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den 30. mai Side 3 av 12

4 1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til konkurransedokumentene Frist for å levere tilbud , kl 14:00 testperiode Forhandlinger Uke 32 Meddelelse om tildeling medio august uke 33 Kontraktsinngåelse 31. august Vedståelsesfrist (bindende) 31. oktober Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen ønsker å sikre god og effektiv personaladministrasjon og administrativ ledelse gjennom brukervennlig og lett tilgjengelig og korrekt informasjon av regelverk, prosedyrer og rutiner på området. I dag finner ledere og medarbeidere informasjon innenfor personalområdet på vår intranettside. Vi opplever at det er krevende å sikre fullstendig informasjon som er oppdatert til enhver tid. Riksrevisjonen ønsker derfor å anskaffe en elektronisk personal- og lederhåndbok tilpasset virksomhetens behov. Målgruppen er alle ansatte, dvs. ledere med personalansvar, medarbeidere innenfor personalområdet og øvrige medarbeidere. I tillegg til de nevnte håndbøkene, ønsker vi opsjon på HMS-håndbok. Løsningen ønskes levert som en ekstern tjeneste, der all informasjon ligger utenfor Riksrevisjonens interne nett. Leverandøren vil da ha ansvar for leveransens ytelse, innhold, oppdatering og sikkerhet. Riksrevisjonen ønsker en leverandør av disse tjenestene som sikrer at lover, regler, og sentrale bestemmelser til en hver tid er oppdatert. Vi ønsker også at leverandøren kan bidra til at vår interne informasjon og bestemmelser er kvalitetssikret Våre tekniske forutsetninger Riksrevisjonens intranettløsning er utviklet i SharePoint 2007, men er planlagt konvertert til SharePoint Vi kjører Active Directory, og en egenutviklet grunndata løsning for distribusjon av fellesdata for Riksrevisjonen. Ut over dette har vi en standard Microsoft plattform på klient og serversiden Innhold i og krav til leveransen Krav til innføring og etablering av løsning Side 4 av 12

5 Leverandøren skal tilpasse løsningen til Riksrevisjonens teknisk forutsetninger Leverandøren skal tilpasse/sette opp løsningen med innhold Leverandøren skal gi veiledning og bistand ved utforming og etablering av håndbøkene med internt og eksternt innhold Krav til løsningen Løsningen skal ha relevante lover- og regelverk for statlige ansatte, med automatisk oppdatering Løsningen skal ha lenker direkte til relevant lov- og regelverk Løsningen skal ha tolkninger og forklaringer til regelverket, slik at ansatte uten juridisk kompetanse kan forstå innholdet Løsningen bør ha eksempler/sjekkliste/maler for god praksis innen personalområdet Leverandøren skal beskrive sine rutiner for oppdateringer av faglig innhold Løsningen skal ha Riksrevisjonens interne retningslinjer og avtaler på personalog lønnsområdet Tilbyder må beskrive struktur og oppbygging av håndbøkene og mulighet for lokale tilpasninger Løsningen må ha en søkefunksjon med god funksjonalitet Løsningen skal ha et godt og intuitivt brukergrensesnitt for alle brukere, også for superbrukere/redaktører Løsningen skal ha god funksjonalitet for superbruker/redaktører ved utarbeidelse, vedlikehold og publisering av dokumenter Krav til bistand Leverandøren skal kunne tilby faglig veiledning innen personal- og lønnsområdet og kunne bistå personalmedarbeidere i utarbeidelsen av lokale prosedyrer og retningslinjer og kvalitetsikre leservennligheten.. Leverandøren skal beskrive sine rutiner for støtte og veiledning herunder responstid på henvendelser Tekniske krav og sikkerhet Løsningen skal være tilgjengelig for brukere via web-grensesnitt Løsningen bør fremstå som en integrert del av Riksrevisjonens intranett Levererandøren skal beskrive sin løsning med hensyn på: gi vanlige brukere tilgang til løsningen uten separat pålogging til systemet mulighet for å gi forskjellig rettighetstilgang til ulike brukergrupper Brukeradministrasjon Riksrevisjonen skal kunne redigere og publisere eget materiale uten støtte fra leverandør Leverandøren må beskrive sikkerhetsløsningen: hvordan tilgang til Riksrevisjonens innhold sikres mot innsyn fra uvedkommende hvordan rettmessig bruker sikres tilgjengelighet til løsningen hvordan utilsiktede og uautoriserte endringer hindres Leverandøren skal beskrive sin løsning for Oppetid, inkludert dokumentasjon av faktisk oppetid siste år (og beregningsmåte) Side 5 av 12

6 Gjennomføring av planlagt systemvedlikehold Rutiner for feilretting Leverandøren er ansvarlig for at all informasjon om og interne dokumenter i Riksrevisjonen behandles som taushetsbelagt informasjon 2.2 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren ett-trinns konkurranse med forhandling. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det vil bli forhandlet. Det kan bli forhandlet i faser, jf FOA Test av systemet, forhandlinger Tilbyder skal levere en testtilgang til eksisterende system, for å evaluere på kvalitet og funksjonalitet. I tillegg vil det bli ført forhandlinger om alle sider ved tilbudet, se punkt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3 Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet Side 6 av 12

7 skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1) Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med fristen oppgitt i punkt Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er oppgitt i punkt 1.5. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig og merket som angitt, til oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i punkt Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA Side 7 av 12

8 4.2 Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen, jf punkt 1.5. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser til Side 8 av 12

9 erfaring fra minimum 3 tilsvarende leveranser til offentlige oppdragsgivere i løpet av de 3 siste årene. offentlige oppdragsgivere i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av leveransens verdi, tidspunkt og mottaker. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Pris oppgitt i henhold til punkt 5.2 Kvalitet 40 % Tilbyders beskrivelse av sin løsning av kravene i punkt 2.1 Evaluering av testsystem Leverandørens referanser Service 30% Tilbyders beskrivelse av sin løsning av kravene i punkt 2.1 Leverandørens referanser 5.2 Vektingsmodell / nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Pris Kostnader til oppstart og implementering og løpende årlig avgift vil bli evaluert. Tilbyder må beskrive eventuelle andre kostnader som påløper. Kvalitet Side 9 av 12

10 Ved evaluering av kvalitet vil tilbyders løsningsforslag vurderes blant annet med fokus på: funksjonelt- og faglig innhold, layout, tekniske krav og sikkerhet. Service Ved evaluering av service vil tilbyder blant annet vurderes med fokus på kompetanse, støtte, veiledning og responstid. I tillegg vil leverandørens støtte ved oppstart og ved implementeringen av løsningen bli evaluert. 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på Elektronisk personal- og lederhåndbok» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er angitt i punkt Antall eksemplarer og kopier o.a. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne ol.) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt, 2.2 attest for mva, 2.3 HMSegenerklæring) Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. Side 10 av 12

11 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt Dokumentasjon vedrørende obligatoriske krav i punkt 4.2 PDF-a er ønsket format 3 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 4.5 Eventuell dokumentasjon ved bruk av underleverandør, jf. punkt Løsningsforslag som besvarer alle krav i punkt 2.1, 2 referanser som kan uttale seg PDF-a er ønsket format PDF-a er ønsket format PDF-a er ønsket format Redigerbart format (word, OTF eller lignende) Side 11 av 12

12 om leveransen og bistand (jf ) Navn og kontakt informasjon 7 pris, angitt i samsvar med punkt Tilbyders forslag til kontrakt Redigerbart format (word, OTF eller lignende) 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale Tilbyders forslag til kontrakt. 7.2 Avtaleperiode Kontrakten løper i 4 år fra leveransen er i drift. 7.3 Opsjoner Riksrevisjonen har opsjon på å forlenge avtalen i 2 år Riksrevisjonen har opsjon på å utvide avtalen med HMS-håndbok 8. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. HMS-egenerklæringsskjema Side 12 av 12