Medieovervåkning for Riksrevisjonen

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Medieovervåkning for Riksrevisjonen Saksnummer: 2013/00109 Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING (TILPASSES KONKURRANSEN) KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER 3 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD Bakgrunn for anskaffelsen Forutsetninger Absolutte krav til leveransen Krav til leveransen som vil bli evaluert DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD 5 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN TESTING AV MEDIEOVERVÅKINGSVERKTØYET ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 6 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 8 5. TILDELING TILDELINGSKRITERIER VEKTINGSMODELL/NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE 8 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA UTFORMING AV TILBUDET 9 7. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE VEDLEGG 11 Side 2 av 11

3 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/stabsseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling og en stabsseksjon. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Sissel Helminsen Telefon: E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Medieovervåkning for Riksrevisjonen, saksnummer: 2013/ Se for øvrig punkt 3.7. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning (tilpasses konkurransen) Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Avtale om konsulenttjeneste i Riksrevisjonen HMS - egenerklæring 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den 12. mars Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 13. mars 2013 Frist for å levere tilbud 15. april 2013 kl Tilgang til testversjon april 2013 Tilbyders presentasjon av løsning april 2013 Evaluering 15. april - 6. mai 2013 Side 3 av 11

4 Meddelelse om tildeling 15. mai 2013 Klagefrist leverandører 27. mai 2013 kl. 14 Kontraktsinngåelse 5. juni 2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter mottak av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Anskaffelsen gjelder medieovervåkingstjeneste for Riksrevisjonen. Dette innebærer kontinuerlig overvåking av media; elektroniske media, etermedia, sosiale media og papirbaserte media. Tilbudet skal i tillegg til selve løsningen også omfatte implementering av løsningen, evt. inkludert nødvendig opplæring og support Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen bruker medieovervåkning både til overvåking, bakgrunnsinformasjon og analyse. Medieovervåkningen skal brukes blant annet til å måle operasjonelle mål for ekstern kommunikasjon, følge Riksrevisjonens saker i media, fange opp medieomtale om Riksrevisjonen og skal gi en oversikt over/mulighet til å finne fram saker/diskusjoner om tema som prosjektgrupper i Riksrevisjonen jobber med. Slik informasjon er viktig både for vårt daglige arbeid og som bakgrunnsinformasjon der vi deltar i debatter i media og utarbeider innlegg i offentlige fora. Det er også viktig at ansatte i Riksrevisjonen skal være informert om oppslag om Riksrevisjonen i media Forutsetninger Resultatet av søket skal kunne leveres som automatisk feed på vårt intranett, som er basert på Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS 2007). Tilbydere skal kunne presentere løsningen i Riksrevisjonens lokaler i Oslo, og skal levere en testversjon for utprøving i Riksrevisjonen i 14 dager Absolutte krav til leveransen Nedenfor følger absolutte krav til leveransen. Dersom noen av disse kravene ikke kan innfris, vil tilbudet bli avvist. Alle riksrevisjonens medarbeidere skal ha mulighet for dynamiske søk i aktive profiler. ("Riksrevisjonen", "riksrevisors navn" 1 og "riksrevisor" og evt. andre opprettete profiler). Det skal foreligge et system for automatisk feed av søkeresultatene til Riksrevisjonens intranett. Leverandøren skal implementere løsningen, og i tilbudet beskrive en slik implementering. 1 Jørgen Kosmo Side 4 av 11

5 2.1.4 Krav til leveransen som bør oppfylles. Besvarelsene vil bli evaluert. 2.2 Deltilbud e-post-/sms-varsling (variabler: mottagere/intervall etc.) på de ulike søkebegrepene. Hvor enkelt det er å vekte (negativ, nøytral, eller positiv omtale) hvert enkelt søkeresultat. Søkeresultatene skal presenteres på en brukervennlig og lett tilgjengelig måte, søkebegrepet skal lett identifiseres i teksten, og hvordan begrepet framgår i konteksten skal være lett tilgjengelig Uttak av rapporter og statistikker om oppslag i alle typer media over kortere og lengre tidsrom. Uttak av analyser av blant annet spredning over tid, hvilke medier som omtaler søkeordene mest, lesertall og vektede artikler. Det skal være mulig å kunne lage pressebok på ulike typer tema, dvs. eksportere oppslag til lesbart og redigerbart format med innholdsfortegnelse. Like oppslag (f.eks. ntb-artikler) skal samles, men kunne vises enkeltvis. Beskrivelse av evt. opplæring. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. 3.2 Testing av medieovervåkingsverktøyet Tilbydere skal levere en testversjon til utprøving i Riksrevisjonens lokaler. Tilbyderen skal foreta en presentasjon av denne versjonen. 3.3 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 3.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Side 5 av 11

6 3.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts-bestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 31. juli Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er 25. april Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. All henvendelser rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes Medieovervåking for Riksrevisjonen, saksnummer: 2013/ Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Side 6 av 11

7 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker Side 7 av 11

8 oppdrag i løpet av de tre siste årene. (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjon Pris 40 % Kvalitet: Herunder brukervennlighet/ funksjonalitet, muligheter 60 % Test av medieovervåkningsverktøyet i perioden april. for uttak av rapporter, produksjon av presse bok, dekningsgrad og treffsikkerhet på relevante oppslag, oppdatering (hvor lang tid det tar før en nyhet ligger ute på et nettsted til mottager mottar varsel og oppdateringen av feed) Løsningsforslag, jfr. pkt Vektingsmodell/nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert hovedkriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Side 8 av 11

9 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på medieovervåkning for Riksrevisjonen, saksnummer: 2013/00109» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : 15. april 2013 kl Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Ett eksemplar skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. Ett eksemplar skal levere uten ringperm, tilpasset scanning for elektronisk arkivering. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. Side 9 av 11

10 2 Dokumentasjon vedrørende obligatoriske og ufravikelige krav i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt Dokumentasjon vedrørende skatteattest, merverdiavgift og HMS-egenerklæring i pkt Priser iht. tildelingskritet, jf. pkt Eventuelle kostnader til oppstart/implementering og opplæring/support skal være inkludert i pris. Pris skal oppgis som faste utgifter pr. mnd. Hvis en del av prisen gjøres avhengig av antall oppslag/treff, må dette oppgis spesielt. Med oppslag/treff menes her treff i forhold til hovedsøkeordene og som framgår av statistikken. 7 Dokumentasjon av leveransen: -Generell beskrivelse av medieovervåkingsverktøyet -Beskrivelse av krav i pkt og Kontraktsmessige forhold Side 10 av 11

11 7.1 Avtale For denne anskaffelsen benyttes Riksrevisjonens avtale for konsulentbistand/konsulentoppdrag 7.2 Avtaleperiode Kontrakten løper i 4 år fra kontraktsignering. 8. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. Kontrakt 2. HMS-egenerklæringsskjema (egen pdf-fil) Side 11 av 11