KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. for anskaffelse av:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av: HFK Anskaffing av digitale læremidler for vedlikehold, videreutvikling og revisjon av fagnettsteder på ndla.no. 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Omfang Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Evaluering Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming... 9 b. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling i hht kap 3.2 i dette dokumentet c. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling i hht kap 3.3 i dette dokumentet d. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner i hht kap 3.4 i dette dokumentet Språk

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Fylkeskommunene har ansvar for å holde elever i videregående opplæring med gratis læremidler. Videregående opplæring er ett av fylkeskommunenes kjerneområder, og ansvaret for å tilby gode og kvalitetssikrede læremidler er i denne sammenhengen viktig. Nasjonal digital læringsarena, NDLA er et felles interfylkeskommunalt samarbeid for 17 fylkeskommuner dvs. alle landets fylkeskommuner unntatt Oslo fylkeskommune. NDLAs oppgave er å tilby elever i videregående skole digitale læremidler som dekker læreplanenes kompetansemål og er fritt tilgjengelige for alle. NDLA er organisatorisk og redaksjonelt bygd opp med en rekke fagnettsteder som publiserer og vedlikeholder læremidler for ulike fag i videregående opplæring. Læremidlene brukes over hele landet. NDLA har for tiden mer enn daglige brukere på hverdager, og kan bokføre en betydelig økning i forhold til forrige skoleår. NDLA er organisert etter en tradisjonell redaksjonell modell med fagredaktører ansvarlig for sine fagnettsteder. Store deler av den tekniske og innholdsmessige produksjon kjøpes i markedet. For mer informasjon se Hordaland fylkeskommune, HFK, ivaretar fylkeskommunenes ansvar som oppdragsgiver for innkjøp av digitale læremidler, DLM, på vegne av NDLA. HFK har det merkantile ansvaret for gjennomføringen av denne konkurransen. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: E-post: Marte Bertelsen marte.bertelsen@hfk.no Eventuelle spørsmål til konkurransen kan rettes til kontaktpersonen per e-post. 1.2 Omfang Verdien av innkjøpet er vurdert til å være mellom kroner til kroner ekskl. mva. Det blir tatt forbehold om at endringer i innkjøpt volum/verdi kan forekomme bl.a. med bakgrunn i budsjettsituasjoner som påvirker NDLA sine aktiviteter. 3

4 1.3 Anskaffelsens formål NDLAs mål med denne anskaffelsen er delt. For det første skal en nettredaksjon vedlikeholde og videreutvikle faglig innhold på ndla.no. NDLA ønsker derfor tilbud på digitale læremidler, DLM, som et ledd i vedlikehold og videreutvikling av ndla.no. Samtidig skal fagnettstedene for fagene norsk, samfunnsfag, engelsk, matematikk og naturfag tilpasses de reviderte læreplanene som skal gjøres gjeldende fra skolestart høsten NDLA ønsker derfor tilbud på digitale læremidler, fra små deler til større sammensatte leveranser, som kan bidra til at NDLA når målet om oppdaterte fagnettsteder i tråd med de reviderte læreplanene. Fullstendig beskrivelse av anskaffelsen følger av kravspesifikasjonen, bilag 1: Kravspesifikasjon. 1.4 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. Oppdraget er delt i 12 prosjekt, jf. bilag 1: Kravspesifikasjon. Det er mulig å gi tilbud på et eller flere av prosjektene. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontraktutkast, med de bilag som angitt i tabellen: Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller ): Ja Bilag 1: Kravspesifikasjonen Bilag 2: Leverandørs løsning/oppdragsgivers behandling av tilbudene Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Ja Ja Ja 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se 4

5 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud kl 12:00 Tilbudsåpning Uke 12 Evaluering av tilbudene Evaluering av tilbudene uke Tildeling av kontrakt Uke 16 Signering av kontrakt Uke 18 Frist tilbodet står ved lag til kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson innen spørsmålsfristen oppgitt i punkt 1.7. ovenfor. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven

6 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå i tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: HFK Anskaffing av digitale læremidler for vedlikehold, videreutvikling og revisjon av fagnettsteder på ndla.no., og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 6

7 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, attest på betalt skatt fra kemnerkontoret Merverdiavgiftsattest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Kredittverdig Kredittvurdering/ rating ikke eldre enn 3 måneder og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha den nødvendige kompetanse innenfor tilbudte områder Dokumentasjonskrav Beskrivelse av utdannelse og arbeidserfaring som leverandøren kan tilby. 7

8 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Priser og kostnader 1 Teknisk løsning 0,7 Faglig tilknytting og kvalitet 1,0 Regulering av rettigheter 0,7 Ferdig utfylt Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser. Ferdig utfylt Bilag 2: Leverandørs løsning/oppdragsgivers behandling av tilbudene. Ferdig utfylt Bilag 2: Leverandørs løsning/oppdragsgivers behandling av tilbudene. Ferdig utfylt Bilag 2: Leverandørs løsning/oppdragsgivers behandling av tilbudene. 4.1 Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteriene, der 10 er høyest og 1 er lavest. Tilbud med poeng 0 på tildelingskriteriene utenom prisen vil bli avvist, jf. FOA Evalueringsmodellen som vil bli benyttet bygger på prising av avvik/mangler i forhold til høyeste oppnåelige poengsum i tildelingskriteriene utenom prisen (K1). Poeng under 10 på disse tildelingskriteriene gir uttrykk for hvor stort avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli priset inn i tilbudet med et påslag på tilbudt pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet er det tilbudet som kommer ut med lavest priset kvalitet (PK). Se formel og eksempelet nedenfor. Avvik fra best oppnåelig poeng blir beregnet slik: «maksimalt oppnåelig poeng (10) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (10)» Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbud PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbod gitt i Tabell 1 Prismatrise i bilag 5 Pris og betaling. K1 = vekt av tildelingskriterium 1 - pris 8

9 K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 10 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P* K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm Eksempel Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbyder 1: totalpris: , 8 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Tilbyder 2: totalpris: , 6 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 PK tilbyder 1: * [1+ 0,60*(10-8)/10 + 0,30*(10-10)/10]= PK tilbyder 2: * [1 + 0,60*(10-6)/10 + 0,30*(10-10)/10] = I dette tilfellet vinner tilbyder 1 konkurransen. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes til: Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Postboks Bergen eller leverest til: Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Bergen Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "HFK Anskaffing av digitale læremidler for vedlikehold, videreutvikling og revisjon av fagnettsteder på ndla.no.» Tilbudet skal leveres i to eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn i to eksemplar. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og 9

10 avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev, tilbudsbrevet må inneholde følgende: a. Signatur av ansvarlig representant for leverandøren. b. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. c. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. d. Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Kvalifikasjonskrav i hht kap 3 i dette dokumentet a. Obligatoriske krav i hht kap 3.1 i dette dokumentet b. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling i hht kap 3.2 i dette dokumentet c. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling i hht kap 3.3 i dette dokumentet d. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner i hht kap 3.4 i dette dokumentet 3. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) 4. Utfylt prisbilag (bilag 5) 5. Ytterligere kontraktsbilag som helt eller delvis skal utfylles av leverandøren. 5.3 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i tilknytning til denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 10