KONKURRANSEGRUNNLAG. Løsning for elektronisk tipskanal. Saksnummer: 2013/ Side 1 av 13

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Løsning for elektronisk tipskanal Saksnummer: 2013/01978 Side 1 av 13

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER 4 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD Bakgrunn for anskaffelsen Krav til leveransen DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD 7 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 8 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER TILDELING TILDELINGSKRITERIER VEKTINGSMODELL / NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA UTFORMING AV TILBUDET KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE 13 Side 2 av 13

3 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/seksjon A4S1 Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, dokumentasjon og internasjonalt samarbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Ing-Marie Stavdal Telefon: E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Løsning for elektronisk tipskanal, 2013/01978, Ing-Marie Stavdal". Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Kontrakt: o SSA-K lille o SSA-V lille HMS - egenerklæring Side 3 av 13

4 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til frivillig kunngjøring i DOFFIN-basen den Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til konkurransedokumentene Frist for å levere tilbud kl. 14:00 Evaluering Uke 18 og 19 Vedståelsesfrist (bindende) Oppstart installasjon og opplæring Snarest mulig Lansering på Riksrevisjonens hjemmeside Snarest mulig Det gjøres oppmerksom på at tidspunkter etter tilbudsfrist er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen skal gjennom kontroll av statens midler og verdier bidra til å forebygge og avdekke misligheter i statsforvaltningen. Riksrevisjonen mottar tips om misligheter og andre kritikkverdige handlinger i statlige virksomheter. Tipskanalen skal utgjøre en elektronisk formidlingskanal for personer som ønsker å informere Riksrevisjonen om mistanker om misligheter og andre kritikkverdige forhold. Inngangen til kanalen skal ligge godt synlig på Riksrevisjonens hjemmeside. Tipskanalen skal gjøre det mulig for potensielle tipsere å tipse Riksrevisjonen uten fare for at identiteten deres blir avslørt. Alle tips skal bli vurdert, og avhengig av innhold skal Riksrevisjonen kunne vurdere å igangsette nærmere undersøkelser Krav til leveransen Leveransen skal overordnet omfatte: Løsning for elektronisk tipskanal, herunder tilpasning av grafisk design til Riksrevisjonens Internettprofil. Service- og vedlikeholdsavtale. Side 4 av 13

5 Løsning for elektronisk tipskanal Funksjonelle krav: Tipskanalen skal være en ferdig utviklet programvare som enkelt kan tas i bruk, der kun tilpasning av innhold og begrenset designjustering er nødvendig. Grafisk design skal kunne tilpasses Riksrevisjonens Internettprofil. Hensikten er at besøkende skal få en opplevelse av å være på ett nettsted hos Riksrevisjonen. Det kreves derfor sammenfallende design. Tipskanalen skal inneholde følgende felt: Felt Fullt navn Tidspunkt Tekstfelt. Anonym Adresse Mobilnummer Postnummer/sted E-post Virksomheten som tipset gjelder Tipsets innhold (handling, dato, sted, tid) Vedlegg Knapp Send Knapp Avbryt Sjekkboks for å velge anonym eller ikke. Avhuket sjekkboks medfører at feltene; Fullt navn, adresse, mobilnummer, postnummer/sted og e-post disables (gråes ut) og ikke lagres når send knappen velges. Fritekstfelt. Fritekstfelt. Fritekstfelt. Fritekstfelt. Fritekstfelt og obligatorisk. Fritekstfelt og obligatorisk. Mulighet til å laste inn ubegrenset antall. Registrerer brukerens input i databasen. Et automatisk standardsvar med referansenummer kommer opp på skjermen. Avbryter registreringen. Det skal ikke være reklame på registreringssiden (heller ikke egenreklame). Engelsk språklige skal kunne bruke tipskanalen uten språklige hindre. Det skal være mulig for tipser å vedlegge dokumenter til den elektroniske meldingen. Vedleggene må virus/trojan sjekkes. Tipser skal ved å trykke "send" motta automatisk svar (kvittering) på skjermen om at tips er mottatt i Riksrevisjonen. Svarteksten, som til enhver tid formuleres av Riksrevisjonen, kan f.eks være utformet som følger: "Riksrevisjonen takker for din henvendelse.. Vi takker for din henvendelse og den tillit den representerer. Tips er en viktig kilde til informasjon. Alle tips om misligheter i forvaltningen, og annen informasjon som kommer Side 5 av 13

6 inn til Riksrevisjonen, blir vurdert etter vesentlighet og risiko. Avhengig av innholdet vurderer Riksrevisjonen om det skal igangsettes nærmere undersøkelser. Som hovedregel blir ikke tips besvart utover dette brevet. Riksrevisjonen er Stortingets kontrollorgan. Vår oppgave er blant annet å foreta revisjon av alle statlige virksomheter. Riksrevisjonen foretar ingen kontroller på oppdrag verken fra offentlige eller private interesser. Resultatene av Riksrevisjonens revisjonsarbeid blir kun kommunisert med revidert virksomhet og eventuelt overordnet departement. Deretter foretas en vurdering av hvilke saker som skal inkluderes i den årlige rapporten til Stortinget." Kvittering til tipser skal inneholde fullstendig tips (unntatt vedlegg), dato og klokkeslett samt Riksrevisjonens svartekst. Kvitteringen skal videre inneholde en referanse. Denne skal være unik og random. Dato og klokkeslett for registrering av ett tips samt løpenummer og referansen til tipser, skal fremkomme på tipset som oversendes Riksrevisjonen. Tekniske krav, herunder krav til sikkerhet Portalen bør støtte/skalere til alle plattformer (mobiltelefon, nettbrett og pc) Portalen bør være kompatibel med alle nettlesere på markedet. Mottaksløsningen hos Riksrevisjonen må kjøres på windowsplattform. Mottaksløsningen hos Riksrevisjonen bør kunne integreres på Sharepoint plattformen, da Riksrevisjonens web løsning kjører på Sharepoint Tipsets "arkivformat" skal være PDF/A Det er ønskelig at det skal kunne foretas automatisk overføring av tipsene til et Noark 5 basert system. Eventuelle merkostnader forbundet med dette, prises separat. Utløsning av denne funksjonaliteten er opsjon for oppdragsgiver. Tips skal overføres til Riksrevisjonen minst seks ganger per døgn. Alle lagrede tips skal slettes umiddelbart etter at tipsene er overfør til Riksrevisjonen. Dataene må lagres kryptert hos leverandøren. All kommunikasjon mellom avsender (tipser) og løsningsleverandøren skal krypteres. All kommunikasjon mellom løsningsleverandøren og Riksrevisjonen skal krypteres. Det stilles strenge krav til sikkerheten i løsningen. Det kreves at en detaljert arkitekturskisse, med løsningsbeskrivelse både på Riksrevisjonens side og på leverandørens side, sendes med tilbudet. Denne skal vise hvordan leverandøren har løst sikkerheten for hvordan kommunikasjonen og lagringen vil foregå. Leverandøren skal beskrive hvordan datasikkerheten er ivaretatt i systemet med tanke på følgende forhold: Side 6 av 13

7 o Konfidensialitet: systemet og data skal bare være tilgjengelig for de som skal ha tilgang. Det er svært viktig at systemet sikrer at data ikke kommer på avveie. Dette omfatter også at systemet for behandling og lagring av data må oppfylle kravene som er stilt til behandling av personopplysninger i personvernlovgivningen i Norge. o Integritet: data som lagres skal være korrekt og fullstendig. o Tilgjengelighet: systemet og data skal være tilgjengelig for brukere 24/7. o Hvordan leverandøren har testet sikkerheten i løsningen for å sikre integritet og konfidensialitet. Krav til service og vedlikehold Leverandøren skal drifte løsningen, inkludert servere for lagring av data. Leveransen skal omfatte service- og vedlikeholdsavtaler, med utgangspunkt i Den lille vedlikeholdsavtalen (statens standardavtale). Leverandøren bes om å legge ved forslag til tjenestenivåavtale (service level agreement, SLA) på tjenesten, som beskriver krav som oppetid, tilgjengelighet og responstid på brukerstøtte, og hvor lang tid det skal ta før man får løst feil som oppstår. Avtalen bør også beskrive eventuell økonomisk kompensasjon leverandøren skal yte oppdragsgivere hvis kravene i SLA-en ikke overholdes. Leverandøren bes beskrive systemet for brukerstøtte, og hva som inngår i brukerstøtte. Brukerstøtten bør være tilgjengelig på både telefon og e-post. Leverandøren skal gi nødvendig opplæring inkludert i prisen. 2.2 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). Dette er en frivillig kunngjøring og for denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Side 7 av 13

8 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. analogisk FOA 11-3/20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. analogisk FOA 11-11(1)/20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med fristen oppgitt i punkt Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er oppgitt i punkt 1.5. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig og merket som angitt, til oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i punkt Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Side 8 av 13

9 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning. 4.2 Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen, jf. punkt 1.5. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 9 av 13

10 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet og soliditet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør for tjenesteleveranser må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres ved erklæring fra underleverandør at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet funksjonalitet og datasikkerhet. 40 % Leverandørens beskrivelse av løsningen samt leverandørens beskrivelse av systemet for datasikkerhet. Side 10 av 13

11 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Leverandørens pristilbud for samlet pris i avtaleperioden. Service- og vedlikehold, herunder brukerstøtte. 20% Utkast til service- og vedlikeholdsavtale. Leverandørens beskrivelse av hva som inngår i brukerstøtte. 5.2 Vektingsmodell / nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Pris Evaluering av pris vil basere seg på beregnet totalkostnad over kontraktens løpetid, da inkludert kostnader til oppstart og implementering, og årlige kostnader Kvalitet, funksjonalitet og datasikkerhet Ved evaluering vil tilbyders løsningsforslag vurderes i forhold til kravene i punkt 2. Service og vedlikehold Ved evalueringen vil tilbyders løsningsforslag vurderes i forhold til kravene i punkt Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på løsning for elektronisk tipskanal» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er angitt i punkt 1.5 Side 11 av 13

12 6.3 Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne ol.) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt, 2.2 attest for mva, 2.3 HMSegenerklæring) Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt Dokumentasjon vedrørende obligatoriske krav i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens Side 12 av 13

13 organisatoriske og juridiske stilling i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 4.5 Eventuell dokumentasjon ved bruk av underleverandør, jf. punkt Løsningsforslag Tilbyder må besvare alle krav til løsningen som er stilt i punkt 2. 7 Pris Pris for implementering samt årlige kostnader må oppgis. Dersom det tilkommer andre kostnader må disse beskrives og oppgis. 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale For denne anskaffelsen brukes siste versjon av Statens standardavtale for: IT-anskaffelser SSA-K lille (Den lille kjøpsavtalen) IT-anskaffelser SSA-V lille (Den lille Vedlikeholdsavtalen) 7.2 Avtaleperiode Kontrakten løper i 2 år fra ferdig godkjent og driftsatt løsning. Riksrevisjonen har opsjon på forlengelse i år. Side 13 av 13