KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. for levering av. Bedriftshelsetjeneste (BHT/HMS-tjeneste)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for levering av Bedriftshelsetjeneste (BHT/HMS-tjeneste) Sortland kommune Juni 2011

2 1. GENERELL INFORMASJON 1.1 Om oppdragsgiveren Sortland kommune (heretter kalt kommunen) er en av de største arbeidsgiverne i Vesterålen med ca 1000 ansatte fordelt på 742 årsverk. Fra vil kommunen bli organisert med 5 enheter som har ansvar for tjenesteproduksjon innen Kultur, Omsorg, Helse og familie, Teknisk og Oppvekst. Rådmannens stab vil fortsatt bestå av enhetene økonomi, servicetorg, dokumentsenter, IT og personal. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Brita Kleivan Postadresse: Rådhuset, Postboks 117, 8401 Sortland Besøksadresse: Vesterålsgata 57 e-post: brita.kleivan@sortland.kommune.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes skriftlig til kontaktpersonen per e-post: brita.kleivan@sortland.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Kommunen ønsker å inngå en 3-årig avtale på verne- og helsetjeneste med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten med ett år. Tjenesten skal utføres i henhold til Arbeidsmiljølovens krav og forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjente bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste gjeldende fra Fra ønsker kommunen at alle ansatte i kommunen skal omfattes av bedriftshelsetjeneste. Til sammen vil dette utgjøre ca 1000 ansatte, fordelt på ca 742 årsverk. Kommunen har behov for at bedriftshelsetjenesten bistår i utarbeidelse av hoved- og delplaner for bedriftshelsetjenester, nærværsarbeid, sykefraværsoppfølging, måleundersøkelser, helsekontroller og deltakelse i møte- og planarbeid knyttet til HMSarbeid. Kommunen har et årlig behov for bedriftshelsetjeneste på 450 timer. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag nr. 1, Kravspesifikasjon Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 3 år. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med 1 år slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 6 måneder før avtalens utløp.

3 1.4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Prisskjema Bilag 3 HMS-egenerklæring Bilag 4 Gjennomføring 1.5 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbud på BHT/HMS tjenester og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.8 Tilbudsfrist Tilbud skal være i hende hos oppdragsgiver fredag 26. august 2011 kl

4 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II. Kunngjøringen er publisert i databasen Doffin Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Sortland kommune Adresse: Vesterålsgata 57, Postboks 117, 8400 Sortland Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Vi anbefaler alle tilbydere om ikke å satse på natten-over-levering med post dagen før anbudsfristens utløp. Dette har ved flere anledninger vist seg å ikke fungere i forhold til frist. Tilbudet skal: 1. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post (e-post aksepteres ikke). 2. Oversendes i lukket forsendelse 3. Være merket: Anbud på BHT/HMS-tjenester 4. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 5. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon være utformet på norsk. 6. Leveres med: Én original av tilbudet Kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. Ved evt. motstrid mellom versjonene er det papirversjonen som er den gjeldende. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, organisasjons/foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Kort presentasjon av leverandøren med hovedgrunn/motivasjon for levering av tilbud. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om eventuelle forbehold, avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist

5 Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: Forhold vedrørende leverandør, jf kap 3: 1. Skatteattester, (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden) Se 2. HMS-egenerklæring Se 3. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 4. Finansiell og økonomisk stilling 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Forhold vedrørende oppdraget, jf. kap 5.2 og vedlagte kravspesifikasjon: 6. Kvalitet: a. Oppdragsforståelse b. Planlegging av ressurser for gjennomføring av oppdraget (bilag 4) c. Navn og CV for nøkkelpersoner 7. Tilbudspris (bilag 2) 8. Service: beskrivelse av tilgjengelighet og responstid Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal tilbudsbrevet gjelde foran tekniske spesifikasjoner og prisskjema for oppdraget Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (se pkt 2.2). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt.

6 2.5. Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav.

7 3. KVALIFIKASJONSKRAV Følgende kvalifikasjonskrav skal være oppfylt for deltakelse i konkurransen: 3.1. Skatteattester og HMS Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se bilag 3) 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være en lovlig etablert juridisk enhet/foretak. Dokumentasjonskrav Bekreftelse på registrering i Enhetsregisteret eller bekreftelse på registrering/firmaattest i Foretaksregistret i Brønnøysund. Attesten bør ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere.

8 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves at leverandøren er godkjent i henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjente bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste fra 10. september 2009 nr Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag og det legges stor vekt på god gjennomføringsevne. Dokumentasjonskrav Bekreftelse på godkjenning fra Arbeidstilsynet Tilbyders viktigste oppdragsgivere de siste 3 årene relatert til oppdraget. For to av disse skal det oppgis referanser med telefonnummer. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Dersom det foreligger kundeundersøkelse, bes denne legges ved. Oversikt over leverandørens totale bemanning. Det er svært viktig at all dokumentasjon er vedlagt tilbudet, da manglende dokumentasjon kan føre til at leverandøren avvises.

9 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA andre ledd foreligger. 4.4 Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA andre ledd foreligger.

10 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Tildelingskriterier. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: Tildelingskriterier Vekting: Dokumentasjonskrav Kvalitet Herunder oppdragsforståelse og ressurser planlagt for gjennomføring av oppdraget jf kravspesifikasjon 60 prosent Tilbyder bes redegjøre for på en A4 side sin forståelse av oppdraget, og hva som skal prioriteres i gjennomføringen. Tilbyder bes oppgi hvilken type kompetanse, kort om metodikk og antall ressurser som planlegges benyttet for de ulike deler av oppdraget. Ferdig utfylt bilag 4 - Gjennomføring. Legg ved navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Pris Tilbudspris oppgis i norske kroner eks, mva. 30 prosent Ferdig utfylt prisskjema (bilag 2). Service herunder åpningstider, tilgjengelighet og responstid. 10 prosent Tilbyder bes beskrive nærmere hvilke åpningstider og tilgjengelighet for eksempel telefon/e-post (antall timer og virkedager), samt responstid for henvendelser i forhold til oppgaveskjemaets pkt 8, som tilbys. Totalt 100 prosent Det kreves at leverandøren dokumenterer/beskriver alle ovennevnte kriterier Metode i tildelingsmatrisen Ved evalueringen av anbudene vil det innen for hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på en skala fra og med 1 og til og med 10. Deretter multipliseres hvert enkelt kriterium med den angitte vektingen og summeres til en poengsum. Det vil være mulig å oppnå halve poeng. Anbudet med høyeste poengsum vil bli tildelt kontrakt. Vurdering av kvalitet 60% Vi vil vekte forståelse av oppdraget til 30%, plan for gjennomføring til 30% og CV for nøkkelpersoner til 40%. Innenfor disse rammene vil vi utøve skjønn i poenggivningen.

11 Vurdering av pris 30% Vi vil gi laveste pristilbud 10 poeng (pristilbud er her sum i kr pr. år). For hvert avvik i størrelsesorden kr fratrekkes 1 poeng. Laveste pristilbud vil vektes 90%. Laveste pris pr. ekstra time gir 10 poeng. For hvert avvik i størrelsesorden kr 10 fratrekkes 1 poeng. Pris pr. ekstra time vektes 10%. Vurdering av service 10% Vi vil vekte tilgjengelighet (antall timer og virkedager) 50% og responstid for henvendelser 50%. Innenfor disse rammene vil vi utøve skjønn i poenggivningen Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager fra tidspunktet for kontraktstildeling. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt.