Konsulentbistand til lederevaluering

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konsulentbistand til lederevaluering Saksnummer: 2014/01550 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER 4 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD BAKGRUNN FOR ANSKAFFELSEN INNHOLD I LEVERANSEN LEVERANDØRENS LØSNINGSFORSLAG LEVERINGSSTED DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD 6 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST TILLEGGSOPPLYSNINGER FORMIDLING AV TILLEGGSOPPLYSNINGER OG ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 8 5. TILDELING TILDELINGSKRITERIER VEKTINGSMODELL / NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE 9 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA UTFORMING AV TILBUDET KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE OPSJONER 12 Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/administrasjonsavdelingen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 480 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 90 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på fem avdelinger. I tillegg er det en støtte- og utviklingsavdeling og en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. Organisasjonen har tre ledernivåer: seksjonsleder, avdelingsleder, toppleder (revisjonsråd/riksrevisor). Leder av Riksrevisjonens kollegium er daglig leder av organisasjonen. Revisjonsråden er den øverste administrative lederen. Disse to sammen med syv avdelingsledere med tittel "ekspedisjonssjef" utgjør toppledergruppen som tar beslutninger av strategisk og overordnet karakter. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Felix Röber Telefon: E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Anskaffelse av konsulentbistand til lederevaluering, 2014/01550, Felix Röber" Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Avtale om konsulentbistand og konsulentoppdrag i Riksrevisjonen Prisskjema HMS - egenerklæring Side 3 av 12

4 Organisasjonskart Riksrevisjonens lederkrav 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til konkurransedokumentene Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning ,kl 13:00 Forhandling Uke Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist (bindende) Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Bakgrunn for anskaffelsen Vi ønsker bistand fra ekstern konsulent til å planlegge og gjennomføre en lederevaluering. Mål med lederevaluering er å få en systematisk kartlegging og et grunnlag for videre utvikling og forbedring av lederskap. Lederevalueringen vil gjennomføres for alle ledere i Riksrevisjonen unntatt Riksrevisorkollegiet. For mer informasjon, se vedlagt organisasjonskart. Utviklingsarbeid med lederutvikling Målet med Riksrevisjonens lederkrav er å sikre felles praktisering av god ledelse med et ekstra fokus på faglig ledelse leders involvering gjennom arbeidsprosessen for å sikre god kvalitet på produktene Riksrevisjonens lederkrav er bygget på Gary Yukls metaforskning om effektiv ledelse. Lederkravene er Oppgaveorientert Relasjonsorientert Endringsorientert Side 4 av 12

5 Rollemodell Utover dette har Riksrevisjonen valgt å legge til krav om at lederne skal være helhetsorientert og representere Riksrevisjonen utad. Lederutviklingen i Riksrevisjonen har både et kollektivt og et individuelt aspekt. Lederne har høsten 2014 gjennomført en egenvurdering og utarbeidet sammen med sin leder sin egen utviklingsplan. Utviklingsplanen vil være i fokus i tiden frem til den planlagte lederevalueringen i slutten av For å kunne imøtekomme det kollektive aspektet ble utviklingsplanene oppsummert etter egenvurderingen. Det er videre blitt laget en tiltaksplan med opplæringstiltak og interne veiledningsgrupper for ledere. Resultatene fra lederevalueringen 2015 skal også følges opp både individuelt og kollektivt Innhold i leveransen Den eksterne konsulenten skal i samarbeid med Riksrevisjonen utforme, gjennomføre og rapportere lederevalueringen. Det skal leveres individuelle rapporter med tilbakelesing til hver leder og resultatene skal presenteres på aggregert nivå i avdelingenes ledergrupper, i toppledergruppen og for hele organisasjonen. Etter at rapportene fra lederevalueringen foreligger, kan Riksrevisjonen ha behov for ytterligere samarbeid for å legge til rette for oppfølging av undersøkelsen gjennom en eller flere av følgende opsjoner: a) Gi innspill til videre oppfølging av evalueringen og relevante aktiviteter i lederutviklingen (på individuell og organisatorisk nivå) b) Bistand til utvikling og eventuell gjennomføring av enkeltaktiviteter som følge av evalueringen c) Bistand til planlegging og ev. gjennomføring av aktiviteter rettet spesielt mot Riksrevisjonens toppledelse d) Gjentakelse av lederevalueringen på et senere tidspunkt for å undersøke utvikling av lederskapet Vi ser for oss at lederevalueringen gjennomføres i november/desember Leverandørens løsningsforslag Tilbyder skal i tilbudet levere et løsningsforslag for gjennomføring av lederevalueringen. Forslaget må inneholde en plan for gjennomføringen og tilbyder må beskrive og begrunne sitt metodevalg. Prosessen og innholdet skal være basert på aktuell forskning om lederevalueringer. Der det er aktuelt bør det henvises til faglitteratur eller forskningsresultater om ledelse/lederevaluering. Tilbyder skal forklare hvordan Riksrevisjonens lederkrav inngår i evalueringen. Hvis tilbyderen ønsker å bruke måleverktøy i lederevalueringen skal det tydelig fremgå. Undersøkelser må være faglig godt fundert med dokumenterbar pålitelighet og gyldighet. Tilbyder skal legge til rette for tilbakelesing av resultatene/rapportene til den enkelte lederen. Dette skal gjøres på en måte som skaper engasjement og som inspirerer til videre utvikling. Tilbyder skal beskrive tilbakelesingsprosessen og hvilken dokumentasjon som vil leveres. Innhold i dokumentasjon på individuelt og aggregert nivå må beskrives. Tilbyder bør også kort beskrive og eksemplifisere hvordan opsjonene kan tenkes løst. Side 5 av 12

6 2.1.4 Leveringssted Tjenesten skal utføres ved Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II 3.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en ett-trinns konkurranse med forhandling. 3.3 Gjennomføring av forhandlinger Forhandlingene vil gjennomføres i faser. Det kan foretas reduksjon i antall tilbud før første forhandlingsrunde. Reduksjon i antall tilbud skjer på basis av en foreløpig vurdering av tildelingskriteriene. Det vil bli forhandlet med mellom 3-5 tilbydere. 3.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Side 6 av 12

7 Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med fristen oppgitt i punkt Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er oppgitt i punkt 1.5. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig og merket som angitt, til oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i punkt Formidling av tilleggsopplysninger og endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet via Doffin.no. 3.9 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatte- og merverdiavgiftsattest Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen, jf. punkt 1.5. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Side 7 av 12

8 4.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet og soliditet til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres ved erklæring fra underleverandør at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. Side 8 av 12

9 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet 40 % Leverandørens løsningsforslag for oppdraget iht. pkt og Pris 25 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlegg) Tilbudte konsulenters kompetanse 35% Presentasjon av konsulentteamet som skal utføre oppdraget med CV og oversikt over relevant erfaring. Kort beskrivelse av to referanseoppdrag der én eller flere av de tilbudte konsulentene var involvert med kontaktperson. 5.2 Vektingsmodell / nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Kvalitet Ved evaluering av kvalitet vil tilbyders oppdragsforståelse, plan, beskrivelse av metode og gjennomføring vurderes. Pris Ved evaluering av pris vil beregnede totalkostnader legges til grunn. Dette inkluderer kostnader til utvikling og gjennomføring. Vi vil i evalueringen legge et antall på 45 ledere til grunn. Kostnadene for opsjonene vil inngå i evalueringen med et anslag på 135t. Tilbudte konsulenters kompetanse Evaluering av kompetanse vil være en samlet vurdering av formalkompetanse, relevant erfaring og samarbeidsevne. Referanser vil brukes i vurderingen. Side 9 av 12

10 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på anskaffelse av konsulentbistand til lederevaluering, 2014/01550» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er angitt i punkt Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne ol.) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt, 2.2 attest for mva, 2.3 HMSegenerklæring). Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Side 10 av 12

11 erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt Dokumentasjon vedrørende obligatoriske krav i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt Eventuell dokumentasjon ved bruk av underleverandør, jf. punkt Løsningsforslag, jf. pkt. 2 Redigerbar format, f.eks. Word 7 Prisskjema Redigerbar format, f.eks. Word 8 Konsulentenes CV og oversikt over relevant erfaring, jf. pkt Kort beskrivelse av to referanseoppdrag med kontaktperson, jf. pkt. 5.1 Valgfritt format Valgfritt format Side 11 av 12

12 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale For denne anskaffelsen benyttes Riksrevisjonens avtale for konsulentbistand/konsulentoppdrag. 7.2 Avtaleperiode Kontrakten løper til oppdraget er ferdigstilt. Utløsing av opsjoner må skje innen tre år fra resultatene av lederevaluering foreligger. 7.3 Opsjoner Etter at rapportene fra lederevalueringen foreligger, kan Riksrevisjonen ha behov for ytterligere samarbeid for å legge til rette for oppfølging av undersøkelsen gjennom en eller flere av følgende opsjoner: a) Gi innspill til videre oppfølging av evalueringen og relevante aktiviteter i lederutviklingen (på individuell og organisatorisk nivå) b) Bistand til utvikling og eventuell gjennomføring av enkeltaktiviteter som følge av evalueringen c) Bistand til planlegging og ev. gjennomføring av aktiviteter rettet spesielt mot Riksrevisjonens toppledelse d) Gjentakelse av lederevalueringen på et senere tidspunkt for å undersøke utvikling av lederskapet Side 12 av 12