Konsulentbistand ifm prosess vedr leie av lokaler for Riksrevisjonen i Oslo

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konsulentbistand ifm prosess vedr leie av lokaler for Riksrevisjonen i Oslo Saksnummer: 2013/02237 Side 1 av 7

2 1. Generelle opplysninger 1.1 Oppdragsgiver og kontaktperson Riksrevisjonen v/administrasjonsavdelingen Kontaktperson: Dag Klingberg Telefon: E-post: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon som gjelder anbudskonkurransen, med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, dokumentasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Beskrivelse av anskaffelsen Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonens kontrakter med KLP om leie av lokaler i Pilestredet 42 (P42) og Stensberggata 25/27 i Oslo går ut Det er utarbeidet en kravspesifikasjon for de behov Riksrevisjonen har framover, og det har vært gjennomført en prosess for å forsøke å få en ny avtale om videre leie av P42. Dette arbeidet lykkes ikke og Riksrevisjonen vil derfor gjennomføre en prosess for å leie andre lokaler i Oslo. Når Riksrevisjonen nå skal gå inn i ett nytt leieforhold for de neste år er det svært viktig for oss som leietakere å ha en klar oppfatning av blant annet følgende: Hva er et hensiktsmessig tidsperspektiv for en ny leiekontrakt? Hvordan skal en balansert leiekontrakt nå se ut? Hvilke tekniske krav kan vi forvente i et tidsmessig bygg mht. blant annet ventilasjon/kjøling, elektro/data, materialvalg og fleksibilitet? Hvilke miljøkrav skal/bør vi stille til lokalene og evt. til utleier? Hva er riktig leienivå? Prosessen som Riksrevisjonen må gjennomføre kan i hovedsak deles inn i aktivitetene endelig behovsanalyse, utrede alternativer, gjennomføre forhandlinger, beslutning og oppfølging. Side 2 av 7

3 1.2.2 Anskaffelsens innhold Riksrevisjonen ønsker bistand til arbeidet med å kvalitetssikre de dokumenter som til nå er utarbeidet, kartlegge markedet og gjennomføre forhandlinger. Riksrevisjonen ønsker også bistand i forbindelse med avslutning av nåværende leieforhold med KLP i Pilestredet 42 og Stensberggaten 25 og 27. Riksrevisjonen ønsker videre mulighet for å inngå en senere avtale med leverandøren om kvalitetssikring og oppfølging av kontrakten fram til innflytting. Riksrevisjonen ber om at tilbydere fremlegger en løsningsbeskrivelse/prosjektplan for oppdraget Pris Riksrevisjonen ønsker tilbud basert på timepriser og et anslag for omfanget av hele oppdraget til og med at kontrakt om nytt leieforhold er underskrevet Oppstart Opsjon Konsulentbistanden ønskes startet opp snarest mulig. Riksrevisjonen ønsker mulighet for å inngå avtale med leverandøren om kvalitetssikring og oppfølgning av leveransen etter at kontrakt er skrevet og fram til innflytting. Timepris og et anslag for omfanget denne oppgaven må fremkomme av tilbudet. 1.3 Plan for anskaffelsen Planlagt Aktivitet Frist for innsendelse av spørsmål Tilbudsfrist Uke Forhandlinger Uke Tilbudsevaluering og valg av tilbud Vedståelsesfrist Side 3 av 7

4 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen 3. januar Kvalifikasjonskrav 2.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA Krav til skatteattest, merverdiavgiftattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (ikke mer enn seks måneder gammel) Merverdiavgiftattest (ikke mer enn seks måneder gammel) En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 4 av 7

5 2.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 2.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres ved erklæring fra underleverandør at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 3. Avgjørelse av konkurransen 3.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Timepris 30 % Se pkt og pkt Kompetanse og erfaring, herunder særlig erfaring i å representere en leietaker i offentlig sektor. 30 % Se pkt Oppdragsforståelse 40 % Se pkt Gjennomføring av konkurransen og levering av tilbud 4.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og del II. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling (ett-trinns). Det betyr at interesserte leverandører må melde sin interesse skriftlig og levere komplett tilbud inkludert all Side 5 av 7

6 etterspurt dokumentasjon, innen tilbudsfristen. Det vil forhandles i faser, jf 11-8, der første reduksjon kan skje før første fase. Reduksjon skjer i på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det vil forhandles med tilstrekkelig antall aktuelle leverandører for å sikre konkurranse. 4.2 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på konsulentbistand ifm prosess vedr leie av lokaler for Riksrevisjonen i Oslo/saksnr 2013/02237» og sendes eller leveres til: Postadresse: Leveringsadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Tilbudsfrist: , kl Tilbudet skal være bindende til og med fristen i punkt Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd eller minnepinne.) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt under. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 3.1 attest for skatt, 3.2 attest for mva, 3.3 HMS-egenerklæring) Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. Komplett tilbud består av følgende: 1 Navn og CV for tilbudte konsulenter. 2 Tilbudsbrevet, datert og underskrevet av en person med fullmakt. Tilbudsbrevet må inneholde bekreftelse på at kontraktsbestemmelsene i punkt 5.1 er akseptert. 3 En attest for skatt og en attest for betalt mva - avgift, og HMS-erklæring 4 Pris, oppgitt i henhold til pkt og pkt Beskrivelse av hvordan leveransen tenkes utført. Jfr. pkt Side 6 av 7

7 4.4 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5. Kontraktsmessige forhold 5.1 Avtale For denne anskaffelsen benyttes Riksrevisjonens avtale for konsulentbistand/ konsulentoppdrag. (Jf. Vedlegg 2.) 5.2 Avtaleperiode Avtalen løper i fra kontraktsignering til bistanden er fullført. 5.3 Tilleggsbestemmelser til kontrakt Habilitet Leverandøren må bekrefte at det ikke foreligger forhold som gjør at det kan stilles spørsmål ved leverandørens uavhengighet vis a vis aktører i leiemarkedet i Oslo. Elektronisk faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak i "Elektronisk handels-format" (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØ til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for leverandøren. For mer info se: og og 6. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. HMS-egenerklæringsskjema 2. Riksrevisjonens standardavtale for konsulenttjenester Side 7 av 7