KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. Reklame- og kommunikasjonstjenester

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Reklame- og kommunikasjonstjenester Kunngjort

2 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Stiftelsen Opplysningskontoret for frukt og grønt (OFG) er en felles organisasjon for grøntbransjen i Norge, opprettet for å drive nøytral informasjons- og markedsføringsarbeid til nytte for alle som produserer og selger friske grøntvarer. OFG skal gjennom markedsførings- og informasjonsaktiviteter stimulere til økt totalforbruk av frisk(e) frukt, bær, grønnsaker og poteter i det daglige kostholdet. 1.2 Anskaffelsen OFG administrerer skolefruktordningen rettet mot rene barneskoler på vegne av Helsedirektoratet. Skolefruktordningen innebærer at alle Norges rene barneskoler (1-7 skoler) har et tilbud om en subsidiert fruktordning, der betalingen i hovedsak skjer av foresatte. Pr. i dag har ca. 870 skoler en foreldrebetalt abonnementsordning, ca. 104 skoler har gratis frukt (for eksempel ved at kommunen betaler), mens ca. 775 ikke har noen fruktordning. I høstsemesteret 2012 har ca elever meldt seg på den foreldrebetalte ordningen, mens ca elever på rene barneskoler får gratis frukt. OFG har som mål å øke antall barneskoler som deltar i abonnementsordningen og oppslutning på deltakende skoler. Som ett av tiltakene for å nå disse målene ønsker OFG en rammeavtale med et kreativt byrå for å utvikle kommunikasjon i diverse medier og hjemmesiden skolefrukt.no. Når det gjelder hjemmesiden skolefrukt.no kan det bli aktuelt med en helt ny plattform og utforming i løpet av avtaleperioden. Denne rammeavtale gir ingen eksklusiv rett til å utvikle alt materiell som OFG skal utarbeide i forbindelse med Skolefrukt. OFG skal også kunne samarbeide direkte med trykkerier og andre produsenter dersom OFG finner dette mest hensiktsmessig ut fra en kostnad/nytte betrakting. Det kan også utarbeides helt nye anbud på spesielle oppdrag i avtaleperioden. Rammeavtalen gir heller ingen garanti for omsetning, og den vil være svært uforutsigbar i løpet av avtaleperioden. OFG vil kunne velge alternative tiltak slik at behovet for reklametjenester kan bli liten i perioden. Men OFG kan også velge å ha mer tyngde på reklame og kommunikasjon for Skolefrukt. Derfor estimerer vi en forventet verdi under rammeavtalen fra NOK ,- til ,-. Dette gjelder da i løpet av 44 måneder. OFG vil i tillegg til denne rammeavtale også ha en samarbeidspartner for utvikling og innkjøp av diverse artikler med logo Skolefrukt.no. eller annen logo relatert til skolefruktordningen i OFG. Det forutsettes at de som får rammeavtale på kommunikasjon i diverse medier og hjemmesiden Skolefrukt.no. skal kunne samarbeide med samarbeidspartner for utvikling og innkjøp av diverse artikler med logo Skolefrukt.no. Sistnevnte vil også ha ansvar for Skolefrukt sin nettbutikk. Oppdrag som tildeles skal gjennomføres i henhold til en arbeidsprosess med et fast team som ikke kan endres uten nærmere avtale.

3 1.3 Kontraktsperiode Avtalen vil gjelde fra 1. mai 2013 til 31. desember Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin Spørsmål vedrørende anskaffelsen Kontaktperson for anskaffelsen hos OFG er Tore Angelsen, e-post: tore.angelsen@frukt.no. Alle henvendelser i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonen via e-post. Innkomne spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli publisert elektronisk på Doffin. 1.6 Rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har OFG rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil umiddelbart bli kunngjort i Doffin. 1.7 Fremdriftsplan OFG har lagt opp til følgende estimerte fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Tilbudsfrist Tilbudsåpning Evaluering Valg av leverandør og meddelelse til leverandørene om tildelingsbeslutningen Klagefrist Kontraktssignering Vedståelsesfrist Publisering av tildeling Fremdriftsplanen etter tilbudsfristens utløp er kun veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i planen etter dette tidspunktet.

4 1.8 Krav til innhold i avtalen Standard avtaleforslag til ANFO mellom reklamebyrå og annonsør skal legges til grunn i avtalen. Oppsigelsesfristen er 3 måneder for begge parter. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for anskaffelsen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) av 7. april 2006 nr. 402 del I (alminnelige bestemmelser) og del II (anskaffelser under EØS-terskelverdiene). 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres etter anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse. 2.3 Forbud mot forhandlinger Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften 21-1 (1). Det er følgelig ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder med hensyn til pris, kontraktsvilkår eller andre forutsetninger. Leverandørene må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudsfrist Tilbudet må være OFG i hende senest kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Språk All tilbudsinformasjon skal være på norsk. Det er likevel adgang til å benytte vedlegg på svensk, dansk eller engelsk dersom norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og beskrivelser som dette konkurransegrunnlaget med vedlegg stiller krav om. Tilbudet skal innbindes og organiseres på følgende måte:

5 1. Tilbudsbrev, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde en bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp (jf. punkt 3.10 nedenfor). Videre skal tilbudsbrevet gi en samlet presentasjon av leverandørens eventuelle forbehold (jf. punkt 3.8 nedenfor). 2. Dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene i punkt Dokumentasjonen skal organiseres under hvert enkelt kvalifikasjonskrav. 3. Beskrivelse av tildelingskriteriene, jf. punkt 6.2 nedenfor. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer. 3.4 Emballering og merking Tilbudet skal leveres i lukket og anonym konvolutt/forsendelse og være merket anbud reklame- og kommunikasjonstjenester. 3.5 Leveringssted Tilbudet skal leveres direkte eller sendes med post til: Opplysningskontoret for frukt og grønt Postadresse: Postboks 187 Økern, 0510 Oslo Besøksadresse: Økern torg vei 6, bygg 1. Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.8 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot eller avvike vesentlig fra konkurransegrunnlaget eller kontraktsbestemmelsene for oppdraget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften (1) bokstav d og e. Andre (ikke-vesentlige) forbehold/avvik skal være presise og entydige, og være priset slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal presenteres samlet i tilbudsbrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor. I tillegg skal de spesifiseres direkte i tilbudsteksten der de er av relevans.

6 Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften (1) bokstav f. 3.9 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet frem til Bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp skal gis i tilbudsbrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor Offentlig versjon av tilbudet Det følger av lov om rett til innsyn i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16, jf. anskaffelsesforskriften 3-5, at allmennheten etter kontraktstildeling kan kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud. For at OFG skal kunne oppfylle sin taushetsplikt i henhold til anskaffelsesforskriften 3-6, skal leverandøren innlevere en versjon av tilbudet der opplysninger som leverandøren mener det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde (forretningshemmeligheter) er sladdet. Det gjøres oppmerksom på at OFG har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren mener skal unntas offentlighet. Hvis det ikke blir levert en offentlig versjon av tilbudet, vil OFG anse tilbudet som gjenstand for offentliggjøring i sin helhet. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som leverandøren må oppfylle for å ha de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil/kan bli avvist i henhold til bestemmelsene i anskaffelsesforskriften Obligatoriske kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatt og trygdeavgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift. Dokumentasjon Attest på betalt skatt og trygdeavgift fra kemnerkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom

7 Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). det er restanser må dette begrunnes. HMS-egenerklæring. 4.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest 4.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig god soliditet til å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjon Årsregnskap for siste 3 år inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring 4.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon Oversikt over leverandørens tilsvarende leveranser de siste 3 år, inkludert deres tidspunkt, verdi og mottaker. Leverandøren skal oppgi referanseperson med e-post og telefonnummer for tidligere leveranser. Oversikt over leverandørens bemanning som vil bli benyttet til gjennomføring av oppdraget. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- /styringssystem. 5 BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av innkomne tilbud Tilbud vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. OFG vil på anmodning skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene.

8 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN OG VALG AV LEVERANDØR 6.1 Avlysning og totalforkastelse OFG kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om at kostnadene ved gjennomføring av oppdraget ikke overstiger forsvarlig fastsatte budsjetter. 6.2 Valg av leverandør Kontrakt vil bli tildelt leverandøren som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Vekt Beskrevet kompetanse både på tradisjonell kreativ kommunikasjon og 40 utvikling av hjemmesider på Internett. Oppdragsspesifikk kompetanse på tilbudt personell 20 Relevante referansearbeider/referanseprosjekter 20 Pris/kostander Meddelelse om kontraktstildeling OFGs beslutning om hvilken leverandør som er tildelt kontrakt, vil bli meddelt til samtlige leverandører i rimelig tid før kontrakten signeres. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget av leverandør.