KONKURRANSEGRUNNLAG INSTRUKS TIL TILBYDER FORESPØRSEL FRA OM LEVERING AV. Drift av IT løsning

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FORESPØRSEL FRA OM LEVERING AV Drift av IT løsning

2 Instruks til tilbyder Side 2 av 8 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INTRODUKSJON Oppdragsgiver Beskrivelse av anskaffelsen og kontraktsvarighet Forespørselsdokumenter Bekreftelse Kommunikasjon Kunngjøring Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Konfidensialitet Tilbudsfrist Estimert tidsplan Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Vedståelsesfrist Tilbud på deler av leveransen Tilbyders generelle plikter Kontraktsbetingelser Tildelingskriterier Forbehold og avvik Alternative tilbud Språk TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD Tilbudets innhold og struktur Format og antall kopier av tilbudet Leveringsadresse og merking av tilbud ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 8

3 Instruks til tilbyder Side 3 av 8 1. GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Oppdragsgiver Festspillene i Bergen er en musikk- og kulturfestival som blir arrangert i Bergen i slutten av mai og begynnelsen av juni hvert år. Festivalen er Nordens største i sin sjanger og rommer en mengde arrangementer innen musikk, teater, dans, litteratur, billedkunst og folklore på høyt nasjonalt og internasjonalt nivå. Det holdes konserter, blant annet i Grieghallen og Håkonshallen, i de fire komponisthjemmene på Siljustøl, Troldhaugen, Lysøen og Valestrandsfossen, samt i en rekke av byens kirker, på gater og torg. De første Festspillene ble arrangert i Totalt er det 14 ansatte ved Festspillene i Bergen, og i tillegg kommer prosjektansatte ved oppløp til hvert års festspill. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen og kontraktsvarighet Festspillene i Bergen trenger ny serverkapasitet og driftstjenester for å kjøre driftskritiske applikasjoner. Formålet med anskaffelsen er å sikre sikker drift av Festspillene i Bergen sin programvare og datateknisk utstyr. For å få dekket behovet for driftstjenester har Festspillene til hensikt å inngå en rammeavtale med en varighet på 2 år, med opsjon på 1+1 år. For å få dekket behovet vil Festspillene i Bergen vurdere to alternative løsninger; 1. Kjøp av driftstjenester til Festspillene i Bergen sine servere, lokalisert hos Festspillene i Bergen. Leverandør er ansvarlig for migrering (fra dagens servere til nye servere), oppstart og drift. 2. Kjøp av driftstjenester og serverkapasitet hvor leverandør er ansvarlig for dimensjonering av kapasitet, levering av servere m/tilhørende ustyr og for drift av løsningen inkludert applikasjoner. Servere skal lokaliseres hos Festspillene i Bergen. Tilbyder kan fritt velge å tilby på ett eller begge alternativene. Ved tilbud på alt 1. vil Festspillene i Bergen legge til antatt investeringskost i servere ved evaluering. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til Vedlegg A Leveransebeskrivelse og prismatriser Forespørselsdokumenter Forespørsel består av følgende dokumenter; Invitasjonsbrev Denne forespørsel med instruks o Vedlegg A Leveransebeskrivelse og prismatriser o Vedlegg B Oversikt programvare o Vedlegg C Oversikt over hardware DERSOM TILBYDER IDENTIFISERER FEIL ELLER MANGLER I FORESPØRSELSGRUNNLAGET OG TILHØRENDE VEDLEGG, SKAL TILBYDER TA KONTAKT MED OPPDRAGSGIVER FOR AVKLARING, EVT BE OM BEFARING.

4 Instruks til tilbyder Side 4 av Bekreftelse Tilbyder skal innen 3 arbeidsdager etter å ha mottatt forespørselsdokumentene, skriftlig bekrefte om han har til hensikt å inngi tilbud på oppdraget ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 2.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til Tilbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med forespørselen og tilbudet. 2.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Tom Nymark Tlf. : E-post : tom@fib.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til forespørselen. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 2.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin. 2.5 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Anskaffelsen er beregnet til under EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. 2.6 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter kjøp ved forhandling. 2.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. 2.8 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlige kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 2.9 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: kl Tilbyder har risiko for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

5 Instruks til tilbyder Side 5 av Estimert tidsplan Tilbudsfrist Tilbudsåpning Evaluering og forhandling Evaluering ferdigstilt Interngodkjenning Estimert dato for tildeling Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfrist Tilbud på deler av leveransen Tilbyder kan fritt tilby på en eller begge løsningsalternativene Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette Kontraktsbetingelser Kontraktsbestemmelser vil bli vurdert ut ifra valgt løsning. Tilbyder kan fritt foreslå kontraktsforlag Lovpålagte krav Gjelder kun norske Tilbydere. Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse

6 Instruks til tilbyder Side 6 av Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Signert HMS egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Tilbyder må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Oppdragsgiver vil innhente nøkkeltall via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. (Alle selskaper som leverer regnskap til Brønnøysundregisteret, vil være registrert gjennom Proff Forvalt.). Hvis ovennevnte informasjon ikke ligger hos nevnte kredittinformasjonsselskap, bes det vedlagt ratingrapport fra kredittvurderingsselskap (Dun & Bradstreet, Lindorff Decision, Creditinform eller lignende).

7 Instruks til tilbyder Side 7 av Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige Tilbydere. Tilbyders skal ha erfaring med tilsvarende leveranser Det kreves at tilbyder har system for kvalitetssikring Referanseliste og minimum 3 kontaktpersoner som kan kontaktes av Oppdragsgiver Beskrivelse av selskapets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring og ressursstyring 2.16 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på en vurdering av hva som for Oppdragsgiver utgjør det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriteriene er angitt i prioritert rekkefølge, og med følgende relative innbyrdes vekting: 1. Pris: % 2. Kvalitet: % Tildelingskriterier: 1. Pris Utfylt prismatrise 2. Kvalitet Samsvarsmatrise, tilbudt løsning og kvalitet Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal, for å bli vurdert, klart angis i samsvarsmatrise og beskrives i tilbudt løsning Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk. 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD 3.1 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Skal være signert av bemyndiget person 2. Vedlegg A Leveransebeskrivelse og prismatriser Tilbyder skal sette inn sitt svar på Kundens spesifikasjon og fylle ut samsvarsmatrise og prismatrisene

8 Instruks til tilbyder Side 8 av Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original.. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på e-post umiddelbart etter utløp av tilbudsfrist. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 3.3 Leveringsadresse og merking av tilbud Tilbudet skal merkes med: Forespørsel på drift av IT løsning Konfidensielt «Tom Nymark» Tilbudsbrevet skal undertegnes av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbudet sendes til: - Festspillene i Bergen, PB 183 Sentrum, 5804 Bergen E-post; tom@fib.no 4. ÅPNING AV TILBUDENE Åpning av tilbudene finner sted den kl Åpningen er ikke offentlig. 5. AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 6. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige Tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det.