Invitasjon til deltakelse i dialog. Konkurransegrunnlag. m/beskrivende dokumenter

Transkript

1 Invitasjon til deltakelse i dialog Konkurransegrunnlag m/beskrivende dokumenter for konkurransepreget dialog over EØS-terskelverdi (forskriftens del I og del III) ved anskaffelse av: Mobiltelefoni med sentralbordløsning

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Innledning og bakgrunn Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Kontraktens varighet/opsjoner Definisjoner Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Generell beskrivelse av anskaffelsesprosedyren konkurransepreget dialog Dialogmøtene Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i tilbudsfasen Tilbyders deltakelseskostnader Offentlighet Kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Utvelgelse Krav til innlevering og utforming av forespørsel om deltakelse og løsningsforslag (foreløpig tilbud) Tilbudsdokumentet (foreløpig tilbud) Tilbudsfrist Leveringsadresse Merking Tilbudets gyldighet Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Tildelingskriterier Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Kontraktspart Forbehold Meddelelse Vedlegg Konkurransegrunnlag Side 2 av 13

3 1. Innledning 1.1 Innledning og bakgrunn Det inviteres med dette til konkurranse om valg av samarbeidspart for anskaffelse av mobiltelefoni med sentralbordløsning. Konkurransen gjennomføres ihht Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift etter reglene om konkurransepreget dialog. Det må innleveres et foreløpig tilbud med søknad om deltagelse i dialogen. Endelig tilbud utformes og innleveres etter at dialogene er avsluttet. Se ytterligere beskrivelse av gjennomføring av konkurransen nedenfor. Rammeavtale skal kunne benyttes av enheter i Den norske kirke (i samarbeid med Kirkepartner IKT AS eller frittstående fellesråd), og/eller organisasjoner med medlemskap i KNIF. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er KNIF og Kirkepartner IKT AS. Avtalen som blir inngått skal kunne gjelde for enheter i Den norske kirke og/eller organisasjoner med medlemskap i KNIF. Det gjøres spesielt oppmerksom på at enhetene i Den norske kirke samt organisasjonene med medlemskap i KNIF, er selvstendige juridiske enheter og at hverken KNIF eller Kirkepartner IKT AS med denne konkurranse og inngåelse av avtale, med bindende virkning kan forplikte noen av enhetene eller organisasjonene til å benytte seg av rammeavtalen. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Knut Riksen jr Organisasjon Kirkepartner IKT AS Postadresse: Postboks 535, 0105 Oslo Leveringsadresse: Fred. Olsens gate 1, Oslo E-post: post@kirkepartner.no Eventuelle spørsmål kan rettes skriftlig per epost, merket med: «Mobiltelefoni» Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. Dog er det anledning til for potensielle tilbydere som har pågående og eksisterende leveranser til oppdragsgiver å ha nødvendig kontakt/kommunikasjon for å ivareta disse leveransene. 1.3 Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er at man via dialog kan fremforhandle en produktløsning innenfor mobiltelefoni og sentraltbord,og som skal inngå i produkttilbudet til Kirkepartner IKT AS og KNIF, som disse enheten tilbyr sine kunder/medlemmer. Konkurransegrunnlag Side 3 av 13

4 En utfordring i anskaffelsen er å søke å oppnå en produktløsning som kan passe for alle de potensielle kunde-/medlemsenhetene, samt det forhold at enhetene i Den norske kirke kan inneha en kunde- og/eller medlemsrelasjon til både Kirkepartner IKT AS samt KNIF. Det henvises til utfyllende opplysninger i beskrivende dokument (vedlegg 1). 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og i TED-basen Oppdraget/Spesifikasjon Antatt volum på avtalen: mnok. Se beskrivende dokument (vedlegg 1) for ytterligere informasjon. 1.6 Kontraktens varighet/opsjoner Kontraktens varighet og opsjoner vil være gjenstand for dialog. Det er i beskrivende dokument (vedlegg 1) punkt 6.2 gitt nærmere opplysninger om noen ulike grupperinger. Som utgangspunkt vil deler av kontrakten ha en varighet på 3 år, med opsjon på forlengelse med 1 år. 1.7 Definisjoner Beskrivende dokument(er): Beskrivende dokumenter er bilag til konkurransegrunnlaget som beskriver hvilke behov anskaffelsen søker å skulle dekke. Dialogfaser: Dialogmøtene gjennomføres som individuelle møter med de utvalgte tilbydere. Dialog med utvalgte tilbydere er planlagt å skje i faser, der oppdragsgiver om nødvendig kan utelukke løsninger underveis som ikke er ønskelig å drøfte videre. I dialogfasene er det adgang til å drøfte og forhandle om alle sider ved oppdraget og løsningsforslagene. Eventuell utelukkelse av løsningsforslag skjer i henhold til tildelingskriteriene. Foreløpig tilbud: Foreløpig tilbud er tilbydernes første utkast til løsning og tilbud ihht de behov som er skissert i beskrivende dokumenter. Foreløpig tilbud skal inkluderes i tilbyders forespørsel om deltakelse i dialogen, og danner grunnlaget for det som drøftes i dialogmøtene. Løsningsforslag: Det er et mål at oppdragsgiver i dialog med tilbyderne skal komme frem til en løsning(er) som skal ligge til grunn for endelig tilbud. Løsningen(e) som velges er basert på løsningsforslag og drøftelser med de enkelte tilbyderne i dialogfasen. Løsningsforslag skal utarbeides av tilbyderne innenfor de rammer og behov som er gitt i beskrivende dokumenter og konkurransegrunnlaget for øvrig. Konkurransegrunnlag Side 4 av 13

5 Endelig tilbud: Når oppdragsgiver har besluttet hvilke(n) løsning(er) som skal ligge til grunn for endelig tilbud, vil tilbydere som har vært med i hele dialogprosessen inviteres til å inngi sitt endelige tilbud. Det er ikke anledning til å forhandle etter at endelig tilbud er avgitt. Endelig tilbud vurderes ihht tildelingskriteriene. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som konkurransepreget dialog over EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Innkjøpet vil bli gjennomført som konkurransepreget dialog, der vi forbeholder oss retten til å gradvis redusere antall løsninger som skal drøftes. Dialogen vil bli gjennomført i Oslo, og oppstartsmøtet vil finne sted i Kirkens Hus, Rådhusgt. 1-3, Oslo. 2.3 Generell beskrivelse av anskaffelsesprosedyren konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog er en anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører en dialog med utvalgte tilbydere om alternative løsninger før det gis endelig konkurrerende tilbud. Formålet med konkurransepreget dialog er å identifisere og fastslå hvorledes oppdragsgivers behov best kan oppfylles, gjennom en dialogprosess med tilbyderne om deres løsningsforslag. Konkurransen vil inneholde følgende hovedelementer: 1. Invitasjon til deltakelse i dialog basert på konkurransegrunnlag m/beskrivende dokumenter. 2. Utarbeidelse og innlevering av forespørsel om deltakelse ihht konkurransegrunnlag. 3. Kvalifikasjon, utvelgelse og invitasjon av kvalifiserte tilbydere til dialog. 4. Dialogmøter, hvor konsept og løsningsforslag diskuteres og formes etter behov. 5. Invitasjon til endelig tilbud basert på valg av konsept fra dialogfasen. 6. Utarbeidelse og innlevering av endelig tilbud. 7. Tilbudsevaluering basert på tildelingskriteriene. 8. Meddelelse om valg av tilbud. 9. Kontraktsinngåelse. Interesserte tilbydere gir svar på Konkurransegrunnlaget i form av en forespørsel om deltakelse i dialogen og et foreløpig tilbud. Tilbyders forespørsel skal inneholde kvalifikasjonsgrunnlag og et foreløpig tilbud ihht de behov som er skissert i beskrivende dokumenter. Forespørselen danner grunnlag for oppdragsgivers kvalifisering og Konkurransegrunnlag Side 5 av 13

6 utvelgelse av kandidater som inviteres til dialog. Kvalifikasjons- og utvelgelseskriteriene legges til grunn. 2.4 Dialogmøtene Oppdragsgiver ønsker at dialogene skal skje i faser for eventuelt å kunne begrense antallet løsninger som man ønsker å diskutere videre i dialogene. Utelukkelse av løsninger vil skje på grunnlag av tildelingskriteriene. Dialogen vil ta utgangspunkt i det beskrivende dokument samt tilbyders foreløpige løsningsforslag. I dialogen vil det være anledning til å diskutere alle aspekter ved løsningene. Oppdragsgiver står fritt til å konsultere ekstern ekspertise for vurdering/utredning av temaer. Forventet resultat av dialogmøtene er: 1. Konsept og løsningsforslag 2. Priselement og format for endelig konkurranse 3. Driftskonsept servicefunksjoner 4. Kontraktsprinsipper Alle opplysninger gitt i dialogen vil bli behandlet med fortrolighet. Opplysninger vil ikke deles med andre leverandører uten samtykke. 2.5 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Utsendelse av konkurransegrunnlag med beskrivende Uke 17 Fast dokument Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Fast Frist for innlevering av forespørsel om deltakelse kl Fast Meddelelse og invitasjon av kvalifiserte tilbydere til Estimat dialog Dialogmøter Juni/august 2016 Estimat Invitasjon til å avgi endelig tilbud Ultimo august Estimat Tilbudsfrist September Estimat Evaluering av tilbud September-oktober Estimat Kontraktstildeling Oktober Estimat 2.6 Informasjonsformidling i tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA Konkurransegrunnlag Side 6 av 13

7 Dersom Oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene eller endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.5 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Knut Riksen jr post@kirkepartner.no 2.7 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, deltagelse og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder. 2.8 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier Kvalifikasjons- og utvelgelseskriteriene vil bli benyttet for å evaluere innleverte foreløpige tilbud basert på konkurransegrunnlaget med beskrivende dokumenter. Det skal kvalifiseres 3-5 leverandører. Dersom det er flere enn 5 leverandører som oppfyller de obligatoriske kravene, vil det foretas et leverandørnedvalg basert på en utvelgelse, jfr FOA Konkurransegrunnlag Side 7 av 13

8 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Søker må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift, jfr FOA 3-3. Søker må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift. Søker skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Søker skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet skal benyttes. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Signert HMS-egenerklæring. HMS egenerklæring må ikke være eldre enn seks måneder. sliv/konkurransepolitikk/offentligeanskaffelser-listeside/regelverk-ogskjemaer-listeside/offentlige-anskaffelserskjemaer/id417580/ Kravene til eventuell(e) underleverandør(er) er de samme som til leverandøren. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dersom underleverandør benyttes skal det leveres forpliktelseserklæring Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat ikke eldre enn seks måneder. Forpliktelseserklæring undertegnet av bemyndiget person. Se vedlegg 2 for skjema for forpliktelseserklæring Kravene til eventuell(e) underleverandør(er) er de samme som til leverandøren. Konkurransegrunnlag Side 8 av 13

9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Søker skal ha god soliditet og økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjonskrav Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de tre (3) siste år skal vedlegges. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap for inneværende år vedlegges. Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal inneholde rating og være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Kravene til eventuell(e) underleverandør(er) er de samme som til leverandøren. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Søker skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal dokumentere erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som tilsvarende oppdrag regnes private konsern av sammenlignbar størrelse eller større offentlige etater/foretak. Leverandøren skal oppgi de 3 viktigste oppdragene de 3 siste årene for de tjenester konkurransegrunnlaget omfatter, herunder oppdragets verdi og tidspunkt. Søker skal ha et tilfredsstillende kvalitetssystem. Leverandøren skal dokumentere oversikt over sitt kvalitetssystem. Eventuelle sertifikater skal dokumenteres. Kravene til eventuell(e) underleverandør(er) er de samme som til leverandøren. 3.5 Utvelgelse Det skal kvalifiseres 3-5 leverandører. Dersom det er flere enn 5 leverandører som oppfyller de obligatoriske kravene, vil det foretas et leverandørnedvalg basert på en utvelgelse, jfr FOA Konkurransegrunnlag Side 9 av 13

10 Følgende utvelgelseskriterier vil bli lagt til grunn: Utvelgelseskriterie Kvalifikasjonskrav punkt 3.3 Kvalifikasjonskrav punkt 3.4 Relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag Kvalifikasjonskrav punkt 3.4 Kvalitetssystem Soliditet og økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Vurdering av besvarelse på relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. I utvelgelse og kvalifikasjon er det kun relevansen som vil bli vurdert og ikke kvaliteten. Kvalitativ vurdering av besvarelse på kvalitetssystem og eventuelle sertifikater. Det vil bli foretatt en objektiv og ikke-diskriminerende vurdering av de besvarelser som gis under de enkelte utvelgelseskriterier. Kriteriet som vurderes i kvalifikasjonen vil ikke vurderes mot tildelingskriterier i konkurransen. 4. Krav til innlevering og utforming av forespørsel om deltakelse og løsningsforslag (foreløpig tilbud) 4.1 Tilbudsdokumentet (foreløpig tilbud) Tilbudsdokumentet skal utformes med denne disposisjon: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Søknadsbrev Kontaktinformasjon Signert av bemyndiget person Dato 2. Skatteattest Jf Skatteattest for merverdiavgift Jf Signert HMS-egenerklæring. Jf Firmaattest Jf Forpliktelseserklæring Jf Kredittvurdering Jf Årsregnskap Jf Referanser Jf Kvalitetssystem Jf Foreløpig tilbud/løsningsforslag Leverandørens foreløpige løsningsbeskrivelse basert på oppdragsgivers beskrivende dokument. Løsningsforslaget skal beskrive Konkurransegrunnlag Side 10 av 13

11 Dokumentrekkefølge: Kommentarer: tekniske og funksjonell forhold, samt drift og service nivå. Leverandøren må også redgjøre for pris- og kontraktuelle forhold. Tilbudet skal sendes eller leveres i ett originalt og signert eksemplar, samt en kopi og ett elektronisk eksemplar på minnepinne. 4.2 Tilbudsfrist Foreløpig tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 1. juni 2016 kl Tilbud som ankommer oppdragsgiver etter fristen vil bli avvist. Tilbyder har selv ansvaret for forsinkelser i postgang og lignende. 4.3 Leveringsadresse Foreløpig tilbud skal sendes eller leveres til: Sendes til: Kirkepartner IKT AS Postboks 535 Sentrum 0105 Oslo eller leveres til: Kirkepartner IKT AS Fred Olsens gate 1 (3. etasje) Oslo 4.4 Merking Tilbudet skal merkes: Anmodning om deltakelse - foreløpig tilbud mobiltelefoni med sentralbordløsning». 4.5 Tilbudets gyldighet Etter dialogfasen vil det bli invitert til å avgi endelig tilbud. Endelig tilbud må ha en vedståelsesfrist på minimum 180 dager, regnet fra endelig tilbudsfrist. 4.6 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Det vil bli avholdt lukket tilbudsåpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag Side 11 av 13

12 4.7 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor ref. FOA 22-2 (1). TILDELINGS-KRITERIUM VEKT % Løsningens egenskaper 40 60% Pris/Totale kostnader 35 55% Kvalitet i leveranseevne 5 25% 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA og komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Det skal inngås rammeavtale med KNIF og Kirkepartner IKT AS. Alle enheter i Den norske kirke og/eller organisasjoner med medlemskap i KNIF skal kunne gjøre avrop på rammeavtalen. Det gjøres spesielt oppmerksom på at enhetene i Den norske kirke samt organisasjonene med medlemskap i KNIF, er selvstendige juridiske enheter og at hverken KNIF eller Kirkepartner IKT AS med denne konkurranse og inngåelse av rammeavtale, med bindende virkning kan forplikte noen av enhetene eller organisasjonene til å benytte seg av rammeavtalen. 5.4 Kontraktspart Kontraktspart i rammeavtalen vil være Kirkepartner IKT AS og KNIF. Konkurransegrunnlag Side 12 av 13

13 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. 5.6 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Beskrivende dokument Forpliktelseserklæring Konkurransegrunnlag Side 13 av 13