Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse. anskaffelse av: Rammeavtale for vask og rens av gardiner

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse anskaffelse av: Rammeavtale for vask og rens av gardiner

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktsperiode Kunngjøring Omfang Oppdeling av leveransen Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring Offentlighet Krav til leverandøren Kvalifikasjonskrav Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Forbehold Meddelelse Vedlegg Konkurransegrunnlag Side 2 av 10

3 1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. Anskaffelsen vil bli administrert av Teknisk avdeling som er ansvarlig for drift, vedlikehold og utvikling av universitetets bygninger, tekniske anlegg og utearealer. 1.2 Anskaffelsens formål Det er et betydelig antall kvadratmeter gardiner i UiO s bygninger (totalt ca kvadratmeter). Dette er hovedsakelig gardinlengder, men det finnes også noen bygninger med panelgardiner og lamellgardiner. Anskaffelsen skal dekke behov for vask og rens av gardiner. Avtalen innebærer nedtaking, transport, vasking og opphenging av gardiner. I tillegg har noen bygninger forede gardiner som ikke tas ned, men som må renses på stedet. UiO tar sikte på å vaske og rense gardinene i den enkelte bygning ca. hvert 4-5 år. Periodisk vask og rens av gardiner fordeles over flere år ved at man tar noen bygninger det ene året, andre bygninger året etter, osv. I tillegg kan det komme mindre oppdrag som ikke er en del av periodiske vask/rens. For nærmere beskrivelse av leveransen vises det til konkurransegrunnlagets vedlegg Kontraktsperiode Det vil bli inngått en rammeavtale som gjelder for 2 år. UiO kan forlenge avtalen med ytterligere 2 år med 1 år av gangen. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen. 1.5 Omfang Omfanget av vask og rens av gardiner, antas å ligge på et gjennomsnitt per år på ca. kr eks. mva. Estimatet er basert på gjennomsnittlig volum de siste årene og det kan være variasjoner mellom de enkelte årene. UiO forplikter seg ikke til noe fast bestillingsvolum i avtaleperioden. 1.6 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. Konkurransegrunnlag Side 3 av 10

4 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). For denne anskaffelsen gjelder foreskriftens del I og II. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Fast Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Fast Tilbudsfrist kl. 14:00 Fast Evaluering Uke Estimat Kontraktstildeling Estimat Kontraktssignering Estimat Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Tove Kristiansen innkjop@ta.uio.no Konkurransegrunnlag Side 4 av 10

5 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring på Blindern hvor det er bygninger som har et stort og representativt utvalg av gardintyper/gardinoppheng ved UiO. Tilbudsbefaringen avholdes den kl Oppmøte På UiO Blindern, utenfor hovedinngangen til Lucy Smiths hus (administrasjonsbygningen, Problemveien 7). 2.7 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene skal levere dokumentasjon i henhold til dokumentasjonskravet som er spesifisert. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist. 1. Obligatoriske og ufravikelige krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Konkurransegrunnlag Side 5 av 10

6 Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal. 2. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god økonomi Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styreog revisjonsberetning for siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap for inneværende år vedlegges. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, kan oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon. 3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Leverandøren skal kunne dokumentere erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørens 2 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets ressurser og maskiner relatert til levering av vaskeritjenester for større virksomheter. Ved bruk av underleverandører skal dette spesifiseres og tidligere samarbeid mellom tilbyder og underleverandør dokumenteres. 4. Miljøforhold Krav: Leverandøren skal ha rutiner for å sikre lav miljøbelastning Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at miljøhensyn ivaretas ved kjemikaliebruk, energiforbruk, vannforbruk, avfallshåndtering og utslipp av avløpsvann. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tilsvarende tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem en kopi av gyldig sertifikat. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA Konkurransegrunnlag Side 6 av 10

7 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl. 14:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Lucy Smithshus (Adm. bygningen), 8 etasje Problemveien Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e- post kan ikke benyttes. 3.4 Merking Tilbud skal merkes: Tilbud Vask og rens av gardiner 3.5 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Tilbud skal leveres elektronisk på minnestikk/minnepenn eller CD/DVD. Tilbudet skal være strukturert i mapper fra A til E. Den enkelt mappe skal inneholde dokumenter som beskrevet nedenfor. Alle dokumenter skal være lagret i pdf format. A. Tilbudsbrev Tilbudsbrev som er datert og undertegnet. Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold. Forbeholdene må være presise og entydige, og med eventuelle kostnadsmessige konsekvenser. B. Dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal legge ved dokumentasjon i henhold punkt 1.3 C. Leverandørens løsningsforslag Beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt gjennomført og hvordan leveransene vil bli organisert overfor UiO, jf. vedlegg 1 kravspesifikasjon. Leverandørens løsningsforslag vil inngå som vedlegg 4 i rammeavtalen. D. Prisskjema Vedlagte Tilbudsskjema skal fylles ut. Prisene skal inneholde alle kostnadselementer som UiO skal betale for gjennomføring av oppdraget. Kostnader som ikke er spesifisert i Konkurransegrunnlag Side 7 av 10

8 tilbudsskjema vil ikke bli dekket. Tilbudsskjema skal i tillegg til pdf format leveres i Excel format. Ferdig utfylte prisskjemaer vil inngå i vedlegg 2 i rammeavtalen. E. Annen relevant informasjon fra tilbyderne Avtale vil basere seg på vedlagte utkast til rammeavtale, jf. Punkt 5.3. Det gjøres oppmerksom på at tilbyder ved formulering av del B-E må ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som vedlegg i rammeavtalen, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal fremsettes i tilbudsbrevet. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 1 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene i skjemat nedenunder: Vekt Kriterier Dokumentasjon 80% Pris Pris på vask og rens av gardiner Forbehold som har innvirkning på pris Under evalueringen vil vask av gardinlengder vektes med 70% og vask/rens av øvrige gardintyper vektes 30% Konkurransegrunnlag Side 8 av 10

9 20 % Tilbudets kvalitet Tilbyders løsningsforslag/spesifikasjon, herunder: - Gjennomføringsplan for oppdrag ved UiO, jf. Punkt 8 i vedlegg 1 kravspesifikasjon. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Rammeavtalen vil basere seg på vedlagt utkast til rammeavtale. Tilbyderne oppfordres til å lese nøye gjennom rammeavtalen. Eventuelle forbehold må spesifiseres, jf. Punkt 5.5. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. Tilbydere skal ikke legge ved egne avtalevilkår. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta Konkurransegrunnlag Side 9 av 10

10 forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 5.6 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FOA Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Tilbudsskjema Vedlegg 4: Rammeavtale Konkurransegrunnlag Side 10 av 10