Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved anskaffelse av: S 2591 Klinikktøy/arbeidstøy Med ny frist:

2 Innholdsfortegnelse Generell del... 3 Generelt om Universitetet i Oslo... 3 UiOs elektroniske bestillingssystem Innledning Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Kontraktens varighet Oppdeling av leveransen Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Offentlighet og taushetsplikt Antall avtaleparter Krav til leverandøren Krav til søknad om kvalifisering Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Forbehold Meddelelse Vedlegg S 2591 Konkurransegrunnlag Side 2 av 10

3 Generell del Generelt om Universitetet i Oslo Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter m 2 egne bygninger, og ca m 2 leide arealer. Bygningsmassen har høy kvalitet når det gjelder arkitektur, materialbruk og detaljer. Mange av anleggene og enkeltbygningene har stor antikvarisk og kulturhistorisk verdi. Anskaffelsen vil bli administrert av Teknisk avdeling som er ansvarlig for drift, vedlikehold og utvikling av universitetets bygninger, tekniske anlegg og utearealer. I tillegg ytes diverse servicetjenester overfor studenter, universitetets øvrige tilsatte og publikum. UiOs elektroniske bestillingssystem Universitetet i Oslo har innført et elektronisk bestillingssystem som benyttes etter at det er inngått en avtale er inngått mellom UiO og en leverandør. Bestillinger vil dermed komme fra: ibx service@ibxnordic.com eller bestilling@admin.uio.no. Spamfilteret må åpnes for disse adressene. Leverandøren bør ha en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. For mer informasjon se S 2591 Konkurransegrunnlag Side 3 av 10

4 1. Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Avtalens formål er å dekke behov for vask/rens/reparasjon/etterbehandling/leie og kjøp av klinikktøy/arbeidstøy, operasjonstøy, sengetøy og håndklær. I tillegg omfattes også hvite frakker til enkelte verktsteder og lignende institusjoner. Brukere av avtalen er primært Odontologisk fakultet og Medisinsk fakultet. I tillegg skal avtalen dekke behov i de øvrige bygninger hvor det er laboratorier og verksteder osv. Med arbeidstøy menes her hvit bukse, kittel el. skjorte, og frakk. Med operasjonstøy menes her grønn skjorte, bukse og dekkestykker som bare benyttes på operasjonsavdelingene eller sterilsentral. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen (NOR Ref: ), se punkt 2.3 Fremdrift for anskaffelsen. 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon Antatt volum på avtalen: 1,5 millioner kroner eksklusive moms per år. Det endelige omfanget av avropene på avtalen er bl. a. avhengig av UiOs behov og organisering til enhver tid, samt tilgjengelige budsjettmidler. En stor andel av tekstilene benyttes i helseinstitusjoner, og retningslinjer og krav i henhold til IK1941 må dermed følges. Oppdraget er spesifisert i det vedlagte dokumentet med tittel Utkast kontrakt inkludert kravspesifikasjon, i vedlegg 1 - leveransen. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde i 3 år med ensidig opsjon på 1 år. Eventuell opsjonsutløsning vil bli avgjort senest 6 måneder før kontraktens utløp. 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. Leverandøren kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående skriftlig godkjennelse fra UiO. Underleverandører til daglige tjenester aksepteres ikke av UiO. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver kan ha eksisterende avtaler med flere leverandører som kan få innvirkning på leveranser og ytelser i denne leveransen. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtalen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. S 2591 Konkurransegrunnlag Side 4 av 10

5 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse over EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Søknad om deltakelse i konkurransen og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Sendt til TED med ID: Tilbudsbefaring Kl Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Tilbudsfrist (NY!!) Kl Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Kontraktstildeling Karenstid Min. 10 dager før signering Oppstart 1. juli Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Torill Morken innkjop@ta.uio.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil bli holdt avholdt tilbudsbefaring, se dato i matrisen for fremdrift punkt Offentlighet og taushetsplikt Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se offentlighetsloven 23 tredje avsnitt, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. UiO følger også prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. S 2591 Konkurransegrunnlag Side 5 av 10

6 Innsynsretten begrenses av regler om taushetsplikt. Se f. eks. reglene om taushetsplikt i forhold til drifts- eller forretningsforhold i forvaltningsloven 13, 1 ledd, nr Antall avtaleparter Det skal inngås avtale med 1 leverandør. 3. Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: Signert tilbudsbrev Obligatoriske krav: Krav: Ordnede skatte- og avgiftsforhold Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: Ordnede HMS-forhold Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: God økonomi Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styreog revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap for inneværende år vedlegges. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: S 2591 Konkurransegrunnlag Side 6 av 10

7 Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorf eller tilsvarende institusjoner). Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God erfaring fra tilsvarende prosjekt. Dokumentasjonskrav: Oversikt over minimum 3 relevante prosjekter fra sykehus eller institusjon med tilsvarende behov i forhold til hygiene osv. Spesifiser oppdragets størrelse, behandling av operasjonstekstiler, tidspunkt for gjennomføring og navn/tlf.nr. på referanseperson hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kontakte referanseperson. Se vedlagt spørsmålsskjema. Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist, jfr. FOA Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen fristen angitt i fremdriftsmatrisen punkt 2.3. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Administrasjonsbygningen, 8 etasje Problemveien Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e- post kan ikke benyttes. S 2591 Konkurransegrunnlag Side 7 av 10

8 3.4 Merking Tilbud må merkes: Tilbud S 2591 Klinikktøy/arbeidstøy og leveres i lukket emballasje. Åpnet eller umerket tilbud vil bli avvist. 3.5 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (Bilag 1). Avtale vil basere seg på vedlagte kontrakt og tilbud skal besvares ihht bilagsstruktur i denne. Det gjøres oppmerksom på at tilbyder må ved formulering av bilagene ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som kontraktstekst, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal fremsettes i tilbudsbrevet. For å sikre alle tilbydere lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal være satt i ringperm, inndelt med skilleark på følgende måte: 1. Signert tilbudsbrev med fortegnelse over dokumenter og vedlegg, samt aksept av vedståelsesfrist. 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlagetspkt Dokumentasjon av tildelingskriteriet pris: Tilbudskjema se vedlegg A1, A2,A3, B1, B2,B3 og C 4. Dokumentasjon av tildelingskriteriet kvalitet: Tilbyders spesifikasjoner og forutsetninger for leveransen, iht. vedlegg 3 til kontraktsutkastet. 5. Annen relevant informasjon fra tilbydere 6. Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. Tilbud skal leveres i 3 eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar på CD/DVD/annet elektronisk medium. Det elektroniske medium kan inneholde flere filer, men skal under enhver omstendighet inneholde 1 fil som er identisk med den skriftlige versjonen. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den elektroniske versjonen være gjeldende. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. S 2591 Konkurransegrunnlag Side 8 av 10

9 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 1 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene (i samsvar med FOA 22-2 (2)). Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i vektet rekkefølge: Tildelingskriterium Pris Kvalitet Vekt Dokumentasjon 40 % Tilbudsskjema, A1,A2,A3,B1,B2,B3 og C 60 % Se utkast til kontrakt vedlegg 3 Leverandøren spesifikasjoner. Leverandøren skal gi en detaljert beskrivelse av punktene i dette vedlegget. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. S 2591 Konkurransegrunnlag Side 9 av 10

10 Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 5.6 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudskjema A1 m. fl. Vedlegg 2: Tilbudskjema B1 m. fl. Vedlegg 3: Tilbudskjema C Vedlegg 4: Spørsmål til referansene Vedlegg 5: Utkast til kontrakt med kravspesifikasjon (inkl. 4 vedlegg) S 2591 Konkurransegrunnlag Side 10 av 1