STORTINGETS ADMINISTRASJON. Konkurransegrunnlag

Transkript

1 STORTINGETS ADMINISTRASJON Konkurransegrunnlag Bistand til gjennomføring av instruktørseminar Konsulent Konkurranse med forhandling - FOA del I Saksnr. 2014/1304

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Stortingets administrasjon Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter 4 3 Om anskaffelsen Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til konkurransegrunnlaget Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Retur av tilbud 8 5 Kontraktsvilkår 9 6 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 10 7 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Leveringsadresse Formkrav og struktur 11 8 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 14 9 Tildelingskriterier Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen Åpning av tilbud Evaluering Avlysning av konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Klage 16 Side 2 av 16

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Stortingets administrasjon Stortingets administrasjon er organisert i fem avdelinger og 25 seksjoner. Stortingets direktør leder den administrative virksomheten og er sekretær for Stortingets presidentskap. I alt består Stortingets administrasjon av cirka 450 ansatte. Stortingets administrasjon skal: Organisere og utvikle det parlamentariske arbeidet og legge til rette for at representantene kan ivareta sine verv. Formidle kunnskap om Stortingets virksomhet og folkestyret Drifte og modernisere Stortingets bygninger og systemer på en måte som ivaretar de historiske verdiene. For mer informasjon om Stortinget, se: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Lisa Øverås Seniorrådgiver postmottak.innkjop@stortinget.no Side 3 av 16

4 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Mal tilbudsbrev Mal egenerklæring vandel Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal tilbyders forbehold og avvik Mal forpliktelseserklæring Mal egenerklæring HMS (tjenestekontrakter) Del II: BILAG BILAG 1 INNHOLD Kontrakt AVTALE- Bistand til gjennomføring av instruktørseminar - Konsulent Side 4 av 16

5 3 Om anskaffelsen Forvaltningsavdelingen i Stortingets administrasjon gjennomfører en rekke opplæringstiltak overfor representanter og ansatte. Temaene er blant annet språkkurs, økonomi og styring, arbeidsrett, anskaffelser, rekruttering mm. Det er administrasjonens egne ansatte som står for gjennomføringen av kursene og er instruktører. Den pedagogiske bakgrunnen til instruktørene er variert. Oppdragsgiver ønsker å anskaffe bistand fra konsulent til planlegging og gjennomføring av et seminar for instruktørene i avdelingen. Seminaret skal avholdes innen medio desember 2014, og vil ha maksimalt 30 deltakere. Det forventes at seminaret varer over minimum to dager à 6 timer netto (8 timer brutto). Seminaret kan gjennomføres suksessivt eller oppdelt. Det forventes høy deltakeraktivitet. Målet for anskaffelsen er at den skal bidra til å høyne den pedagogiske kvalitet på opplæringstiltakene ved og bevisstgjøre instruktørene om egen rolle øke instruktørenes metodiske kompetanse Det forutsettes at konsulenten presenterer relevante praktiske metoder, modeller og verktøy for deltakerne på seminaret. For øvrig må seminaret tilpasses oppdragsgiver etter nærmere avtale. Kursmateriell skal leveres oppdragsgiver elektronisk etter nærmere avklarte frister. Oppdragsgiver besørger evt. mangfoldiggjøring til deltakerne på seminaret. Tilbyder skal i sitt tilbud gi en beskrivelse av innhold, metode og gjennomføringsplan for seminaret en redegjørelse tilbudt konsulents utdanning og relevante erfaring (CV) én timepris for o forberedelse o utarbeidelse av materiell o gjennomføring Det forutsettes at tilbudt konsulent har god erfaring fra tilsvarende seminar-/ kursvirksomhet. Oppdraget honoreres etter medgått tid. 3.1 Kontraktstype og omfang Kontrakten omfatter bistand av konsulent for gjennomføring av seminar for instruktørene i Stortingets administrasjon desember Stortingets administrasjon skal ha en rett til å bestille ytterligere 2-4 seminarer /evt. liknende tjenester, herunder veiledning av mindre grupper og enkeltpersoner, til samme prisvilkår. En slik rett må gjøres gjeldende innen 2 år etter at denne avtale er inngått. Side 5 av 16

6 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Leverandørene av de beste tilbudene vil bli invitert til forhandling. Det vil bli invitert maks tre leverandører til forhandling. Oppdragsgiver forbeholder seg en rett til ikke å forhandle, og oppfordrer leverandørene til å inngi det beste tilbudet ved tilbudsfristens utløp. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin / Utsendt konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Tilbudsevaluering UKE Meddelelse om tildeling Signering kontrakt / rammeavtale Tilbudets vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. 4.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på Side 6 av 16

7 norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av kontrakten/rammeavtalen. 4.5 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.6 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål skal sendes skriftlig til kontaktperson pr. e-post til følgende e-postadresse postmottak.innkjop@stortinget.no Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin før tilbudsfristens utløp. Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. 4.8 Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal fremgå av tilbudsbrevet (vedlegg 1) Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene til å gi tilbud uten avvik og forbehold. Side 7 av 16

8 4.9 Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 8 av 16

9 5 Kontraktsvilkår Se del II, jf. pkt. 2. Side 9 av 16

10 6 Konfidensialitet og offentlighet 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor. 6.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 16

11 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.3 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 Leveringsadresse Tilbudet kan leveres enten pr. post eller ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adresser angitt under. POST Stortingets administrasjon v/ Lisa Øverås 0026 Oslo BUD / PERSONLIG OPPMØTE Stortingets administrasjon v/ Lisa Øverås Løvebakken Karl Johans gate 22 Oslo Resepsjonen er åpen i følgende tidsrom: kl Formkrav og struktur Generelt Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Bistand til instruktørseminar - Konsulent v/lisa Øverås Åpnes kun av adressat Side 11 av 16

12 Tilbudet skal leveres i følgende format: Én original papirversjon innsatt i perm. Elektronisk kopi av tilbudet leveres på USB-minnepinne. Alternativt kan CD eller DVD vedlegges. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Prisliste skal også leveres i redigerbart format. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Tilbudsbrev. All dokumentasjon som skal innleveres i tilbudet fremgår av Vedlegg 1. DEL TYPE DOKUMENTASJON KOMMENTAR 1. Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 6. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier 7. Egenerklæring taushetsplikt Benytt Vedlegg 1. Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. Tilbudt timepris skal oppgis. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.3 Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.4 Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt. 6.2 Side 12 av 16

13 8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen. 8.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen planlegger å benytte underleverandører eller samarbeidspartnere i forbindelse med gjennomføring av kontrakten skal disse identifiseres i tilbudet med angivelse av hvilke tjenester eller på hvilke fagområder disse skal bidra. 8.3 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Tilbyderen skal oppfylle norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske tilbydere: Skjema fra skattedirektoratet (RF- 1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF- 1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatteog avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se del I vedlegg 6. Side 13 av 16

14 8.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha god vandel. DOKUMENTASJONSKRAV Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i del I vedlegg 2 er oppfylt. 8.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Faglig kvalifikasjoner Leverandøren må ha god erfaring med tilsvarende oppdrag DOKUMENTASJONSKRAV En oversikt over de mest relevante oppdrag de siste tre år. For hvert av oppdragene (maks 3) skal følgende opplyses: -navnet på oppdragsgiver -hva oppdraget gikk ut på -verdien på oppdraget/kontrakten -tidspunkt for utførelse Side 14 av 16

15 9 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriteriene nedenfor. Kriteriene er oppstilt i prioritert rekkefølge. TILDELINGSKRITERIUM 1. Oppgaveforståelse Instruktørseminarets innhold og metodikk DOKUMENTASJON En beskrivelse av gjennomføringsplan, innhold og metode. 2. Kvalitet tilbudt konsulent Den tilbudte konsulentens kompetanse (NB! Det skal kun tilbys én konsulent*) Den tilbudte konsulentens CV. Av CV-en skal følgende fremgå: utdanning og en oversikt over de tre mest relevante gjennomførte oppdrag de siste 3 år, jf. punkt 3.1. For hvert av de gjennomførte oppdragene skal følgende opplysninger fremgå: - navnet på oppdragsgiver -beskrivelse av oppdraget og konsulentens rolle -verdien på oppdraget/kontrakten -tidspunkt for utførelse Timepris skal oppgis i tilbudsbrevet, jf. Vedlegg 1 og skal omfatte: 3. Pris (NB! Det skal kun gis én timepris) forberedelse utarbeidelse av materiell gjennomføring *Tilbudt konsulent er den som skal utføre oppdraget. Evt. skifte av konsulent etter at kontrakt er inngått, kan skje etter godkjenning fra oppdragsgiver. Ny konsulent forutsettes å ha like god eller bedre kompetanse som tilbudt konsulent. Side 15 av 16

16 10 Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen 10.1 Åpning av tilbud Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. Evalueringen vil skje slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium vil gis beste score 10.3 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn. Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold og manglende konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Etter at valg av leverandør(er) er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette Klage Tilbydere kan klage på beslutning om tildeling av kontrakt. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Side 16 av 16