Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurranse med forhandling 2 trinn under EØS-terskel ved anskaffelse av: Rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurranse med forhandling 2 trinn under EØS-terskel ved anskaffelse av: Rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget Oppdeling av leveransen Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Leverandørs deltakelseskostnader Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Antall tilbud det vil bli forhandlet om Avtale Krav til leverandøren Kvalifikasjonskrav Krav til kvalifikasjonssøknaden Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Leveringsadresse Merking Krav til utforming av søknaden Evaluering Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag Åpning Avvisning Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Fortrolig behandling av informasjon Begrunnelse Vedlegg... 8 Kvalifikasjonsgrunnlag Side 2 av 11

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Universitetet i Oslo (UiO) inviterer herved til konkurranse for anmodning om deltakelse i konkurranse angående inngåelse av rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester. UiO er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning grunnlagt i I dag er det ca studenter og ansatte ved UiO. Ytterligere informasjon om UiO finnes på vår internettside: Anskaffelsens formål I forbindelse med bistand til nyansettelser ønsker UiO rammeavtale med en leverandør som kan bistå i hele eller deler av rekrutteringsprosessen. Det vil være behov for bistand til rekruttering til administrative lederstillinger, faglederstillinger med spisskompetanse innenfor det enkelte felt av UiO sitt virkeområde, samt andre tekniske og administrative stillinger. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen Oppdraget Oppdragene kan omfatte behovskartlegging og kravspesifikasjon, utforming av annonsetekst/kunngjøring, kandidatsøk, tester/intervjuer av søkere/kandidater, referanseintervjuer og tilråding av valg av kandidater. UiO ønsker tilbud på tjenester innenfor følgende områder: 1. Bistand til rekruttering til administrative lederstillinger. Bistand kan omfatte hele prosessen fra utlysing til tilråding av innstilling av kandidat. 2. Bistand til rekruttering til faglederstillinger med spisskompetanse innenfor det enkelte felt av UiO sitt virkeområde. Bistand kan omfatte hele prosessen fra utlysing til tilråding av innstilling av kandidat. 3. Bistand til rekruttering til tekniske og administrative stillinger. Bistand kan omfatte hele prosessen fra utlysing til tilråding av innstilling av kandidat. Timebasert bistand i forbindelse med ulike deler av ansettelsesprosessen vil også kunne bli benyttet. 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på hele eller deler av anskaffelsen. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Leverandøren skal i kvalifiseringsanmodningen gi en oversikt over de underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. Beskrivelsen av underleverandører skal for øvrig skje i tilknytning til de relevante punktene ovenfor og i henhold til disposisjonen der. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 3 av 11

4 Leverandøren må godtgjøre at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Oppdragsgiver skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen ihht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) som en Konkurranse med forhandling ihht. Forskrift om Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) Del II 5-1. Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av eventuelle avklaringer og forhandlinger. Konkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører som er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/kunngjøringen Frist for innlevering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget (kvalifikasjonsdokumenter) Meddelelse om hvem som er kvalifisert for tildelingsomgang/ utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Uke 25/26 Uke 27 Forhandlinger Kontraktstildeling 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 4 av 11

5 2.5 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir kvalifisert for deltakelse i tildelingsomgangen. Antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til minimum 5 og maksimum 8. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil foregå på bakgrunn av de oppgitte kvalifikasjonskriteriene. Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare 2.6 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jfr. FoA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FoA 3-1, samt reglene i FoA Avtale Det skal inngås rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalen vil vare i 2 år, med opsjon på ytterligere år. 3. Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 5 av 11

6 Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god økonomi Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styreog revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap for inneværende år vedlegges. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det vil i vurderingen kunnes legges vekt på erfaring fra rekrutteringsoppdrag i Universitetssektoren, forsknings institusjoner eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav: Det skal gis oversikt over leverandørens prosjekter, hvor minimum 3 av prosjektene skal være relevante til denne anskaffelsen. For disse 3 prosjektene ønskes tidspunkt for gjennomføring, bekreftet attest, samt navn/tlf.nr. på referanseperson hos oppdragsgiver. (Oppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referanseperson) Vedlagt attest mal skal benyttes. Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren vil tilnærme seg UiO som kunde og hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist, jfr. FOA Kvalifikasjonsgrunnlag Side 6 av 11

7 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag er kl Spørsmålene skal være skriftlige. All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til: Firma: Firstventura AS Kontakt: Marianne Haugsjå Bjerke Mail: Spørsmålene vil bli samlet opp, gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Svar vil bli tilsendt samtlige tilbydere på etter at fristen for å stille spørsmål er gått ut. 4.2 Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Svar på kvalifikasjonskrav må være oss i hende innen kl Leveringsadresse Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal sendes til eller leveres til: Sendes til: Universitetet i Oslo Pb Blindern 0316 OSLO eller leveres til: Universitetet i Oslo Administrasjonsbygningen 6. etasje Problemveien OSLO 4.4 Merking Tilbud skal merkes: Kvalifikasjonssøknad rekrutteringstjenester, Att: Irene Sandlie 4.5 Krav til utforming av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal fremsendes i 3 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert original, og 2 to kopier. Søknaden skal være satt i perm, inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav Skilleark 3: Svar på juridisk og finansiell stilling Skilleark 4: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner Skilleark 5: Relevante vedlegg Kvalifikasjonsgrunnlag Side 7 av 11

8 4.6 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkomne svar og kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt konkurransegrunnlag for tildelingsomgangen straks det er klart hvem som er kvalifisert videre 4.7 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle anbydere som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 5. Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag 5.1 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning av kvalifikasjonsanmodningene Avvisning Avvisningsreglene i forskriften om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Det anbefales at leverandørene gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 5.3 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver vil ikke returnere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget 5.4 Fortrolig behandling av informasjon Oppdragsgiver vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Leverandør kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra oppdragsgiver. 5.5 Begrunnelse Leverandører som ikke får delta i tildelingsomgangen vil få tilsendt brev med en begrunnelse for hvorfor de selv ikke var aktuelle. 6. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Vedlegg 2: Mal for attest Kvalifikasjonsgrunnlag Side 8 av 11

9 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. jf. Lov 17. juni 2005 nr Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Kvalifikasjonsgrunnlag Side 9 av 11

10 ATTEST Oppdragsgiver Oppdragsbeskrivelse Tidspunkt/Varighet Kontraktsverdi Ansvarlig konsulent Andre konsulenter involvert Vurdering av: Krav til fremdrift (I hvilken utstrekning er kravet til fremdrift i oppdraget overholdt?) Kostnader (Er oppdraget blitt løst innenfor de definerte kostnadsrammer? Dersom avvik hva er årsaken) Dialog Samarbeid rapportering (I hvilken utstrekning har dette fungert mellom dere og leverandøren?) Prosjektteam (Gi en vurdering av prosjektleder og teamets evne til å utføre oppdraget) Tilfredshet (Hvor godt fornøyd er dere totalt sett med leverandørens prestasjoner og kvalitet på leveransen for dette oppdraget?) Representant for oppdragsgiver Stilling i forhold til dette prosjektet Dato Oppdragsgivers signatur Kvalifikasjonsgrunnlag Side 10 av 11

11 Kvalifikasjonsgrunnlag Side 11 av 11