Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling i 1 trinn under EØS-terskel ved

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling i 1 trinn under EØS-terskel ved anskaffelse av: Teknisk arrangør for konferanse i 2007 SID 07/18

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Om oppdragsgiverne Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Planlagt fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Krav til leverandøren Krav til søknad om kvalifisering Frist for søknad om deltakelse Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av søknader/tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudsfrist Leveringsadresse Tilbudets gyldighet og prisformat Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Alternative tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype/vilkår Forbehold Meddelelse Vedlegg... 9 Side 2 av 9

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Enova, Innovasjon Norge og Norges Forskningsråd (heretter Oppdragsgiver) samarbeider om å arrangere en årlig konferanse med tema Næringsutvikling med ny energiteknologi. Konferansen avholdes i Oslo hvert år i november, og samler en rekke aktører innenfor næringsliv og forvaltning. Konferansen har vært arrangert siden 1994 og har fokus på entreprenørskap og næringsutvikling basert på ny energiteknologi innen fornybar energi og effektiv energibruk. Konferansen har de siste årene samlet mellom 150 og 180 deltakere. Deltakere og foredragsholdere representerer innovatører, energiselskaper, bedriftsledere, ventureselskaper, konsulenter, forskere, departementer m.fl. For å gjennomføre denne konferansen skal det anskaffes en Teknisk Arrangør. For utførlig beskrivelse av tjenesten som etterspørres viser vi vil vedlegg 1 Kravspesifikasjon (Tjenestebeskrivelse). 1.2 Om oppdragsgiverne Enova SF eies av Olje- og Energidepartementet og har som formål å fremme miljøvennlig energibruk og energiproduksjon. Enova har ansvaret for forvaltningen av Energifondet. Fondsmidlene skal bidra til at energimålet på totalt 12 TWh knyttet til reduksjon, verifiseres på prosjektnivå før de aggregeres opp og rapporteres til Olje- og Energidepartementet. Tilskudd fra energifondet skal ha en utløsende effekt i det enkelte prosjekt. Fondsmidlene skal også benyttes til aktivt å fremme innovasjonskjeden gjennom demonstrasjon og introduksjon av teknologi for effektive energiløsninger og miljøvennlig energiproduksjon, som bygger opp under målene for energiomleggingen på lang sikt. Enova skal sikre at midlene fra Energifondet blir forvaltet i samsvar med de mål og forutsetninger som ligger til grunn for Stortingets vedtak om opprettelse av fondet og innenfor de øvrige rammer som gjelder for bruken av fondets midler. Norges forskningsråds rolle innen Energisektoren spesielt er å: - støtte forskning og utvikling av miljøvennlig teknologi - gjennom forskning å bidra til økt kunnskap om energisystemene - gjennom kunnskap og teknologi å bidra til å nå målene knyttet til omlegging av energisektoren - støtte opp uunder prosjekter som gir økt effektivitet ved produksjon, transport og bruk av energi - støtte opp om næringsutvikling i energisektoren og resultere i nyetableringer og anvendelse av produkter og prosesser i eksisterende bedrifter Innovasjon Norges (IN) hovedmål er å fremme lønnsom næringsutvikling i hele landet og utløse ulike distrikter og regioners næringsmessige muligheter gjennom å bidra til innovasjon, internasjonalisering og profilering. Ins visjon er å Gi lokale ideer globale muligheter. IN har fra 2006 et spesielt fokus på utvalgte sektorer og har som ambisjon å være en tydelig pådriver for å gjøre norske sektorer internasjonalt konkurransedyktige. Denne sektorsatsingen omfatter bl.a. fornybar energi og ny energiteknologi. Side 3 av 9

4 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen , samt på Enovas hjemmesider Oppdraget/Spesifikasjon Enova, Innovasjon Norge og Norges Forskningsråd har etablert en styringsgruppe for oppdraget. Teknisk arrangør vil samarbeide tett med styringsgruppen. Det vil ikke være anledning til å inngi tilbud på deler av anskaffelsen. Se kravspesifikasjon/tjenestebeskrivelse (vedlegg 1) for ytterligere informasjon. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk Selve søknad/tilbud skal være utformet på norsk. Alle vedlegg som brosjyrer, manualer og annen dokumentasjon som er nødvendig for å vurdere tilbudet, kan leveres enten på norsk eller engelsk. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk, inklusiv muntlig kommunikasjon i møter mv. tilsvarende gjelder etter eventuell tildeling av kontrakt i all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som 1-trinns konkurranse med forhandling under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16.juli 1999 nr. 69 (LoA) og tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FoA) del I og II. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Både søknad om deltakelse i forhandlingene og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. 2.3 Planlagt fremdrift for anskaffelsen I matrisen under finnes noen sentrale datoer for leveransen. Det bemerkes at dette er en tentativ plan, og at endringer kan forekomme. Aktivitet Dato Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget 31. januar 2007 Søknads-/tilbudsfrist 7. februar 2007 Evaluering av tilbud/innkalling til forhandlinger Uke 7 Gjennomføring av forhandlinger 15. februar 2007 Kontraktstildeling Uke Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom oppdragsgiver supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal suppleringen og endringene sendes alle som har forespurt etter konkurransegrunnlaget. Opplysninger som Side 4 av 9

5 oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av de aktuelle leverandørene skal meddeles alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget, er fristen for dette satt til kl Dette gjøres for at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på til ENOVA v/kontaktperson: Kjell Olav Skjølsvik post@enova.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver å inngå kontrakt med leverandør eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 3. Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i forhandlingene: 1. Signert søknadsskjema for deltakelse 2. Obligatoriske krav: Krav: Bekreftelse på at skatter og avgifter er betalt jfr. FoA 8-7 Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd. Med skatteattester menes: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), jfr. Foa 8-8 Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Side 5 av 9

6 Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god finansiell og økonomisk stilling Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for 2006 ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal regnskap for 2004 og 2005, samt midlertidig regnskap for 2006 vedlegges. 4. Teknisk kapasitet Krav: Betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav: Liste over de viktigste leveranser/avtaler siste 3 år, herunder leveransens art, tidspunkt for gjennomføring, offentlig eller privat mottaker, bekreftet attest eller beskrivelse fra mottaker, navn/tlf.nr. på kontaktperson hos referansen. (oppdragsgiver vil kunne kontakte referanseperson) Krav: Beskrivelse av organisasjon og personell Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørens organisasjon og kompetanse. Beskrivelse av de enheter ved virksomheten som skal oppfylle kontrakten. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Oppdragsgiver skal uansett bare forholde seg til en leverandør. Leverandøren vil ha samme ansvar for sine samarbeidspartneres ytelser som for sine egne ytelser. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden om deltakelse blir avvist, jfr. FoA Blant de leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil oppdragsgiver velge ut minimum 3 og maksimum 5 som det ønskes å forhandle med. 3.2 Frist for søknad om deltakelse Søknad om deltakelse og tilbud må være oppdragsgiver ihende innen kl. 13: Leveringsadresse Søknad om deltakelse og tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og leveres eller sendes: Enova SF Abels gate Trondheim 3.4 Merking Søknad om deltakelse og tilbudet skal merkes: SID 07/18 Tilbud på teknisk arrangør for konferanse i 2007 Side 6 av 9

7 3.5 Åpning og håndtering av søknader/tilbud. Det vil bli avholdt lukket åpning 7. februar 2007 kl Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på Teknisk Arrangør som beskrevet i kravspesifikasjon (vedlegg 1). Tilbud skal organiseres som følger: 1. Signert tilbudsbrev med angivelse av eventuelle forbehold 2. Prisoversikt (total økonomisk ramme og budsjett for gjennomføring) 2. Angivelse av tilbudte personers tiltenkte roller og ansvarsposisjoner, inkludert CV for tilbudte personer 3. Kort beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes løst 5. Annen relevant dokumentasjon/kommentarer Tilbud inngår i dokumentasjon som leveres sammen med søknad om deltakelse. Innlevering, merking og frister er derfor like. Tilbud skal leveres som følger: - en (1) undertegnet (original) versjon - en (1) kopivennlig versjon - en (1) elektronisk versjon på CD Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige varianten være gjeldende. 4.2 Tilbudsfrist Se pkt Leveringsadresse Se pkt Tilbudets gyldighet og prisformat Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 2 måneder. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise i vedlegg 1. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.5 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Se pkt Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert Side 7 av 9

8 5. Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt til det mest økonomiske fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i vektet rekkefølge: Tildelingskriterium Prioritet/vekt Pris 40 % Gjennomføringsevne 30 % Kompetanse 30 % Tildelingskriterium 1: Pris Timepris og timeantall skal spesifiseres på identifiserte aktiviteter. Direkte kostnader skal fremgå. Se vedlegg 1 for format på pris. Tildelingskriterium 2: Gjennomføringsevne. Tilbyder må beskrive tenkt gjennomføring, herunder kapasitet, tilgjengelighet, fremdriftsplan og liste over tilbudt personell. Tildelingskriterium 3: Kompetanse Faglig relevant kompetanse og erfaring på tilbudt personell mht gjennomføring og utførelse. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør i henhold til tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FoA og komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle innkomne tilbud, helt eller delvis, og utlyse ny konkurranse dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype/vilkår Oppdraget gis av tre oppdragsgivere i fellesskap, og det vil etableres kontrakt med hver av oppdragsgiverne. Kontraktene vil basere seg på vedlagt kontrakt (vedlegg 3). Det legges til grunn at tilbyderne ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte kontraktsvilkår. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Forbehold Tilbyderne har ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, og må videre erklære at samtlige vilkår som oppstilles er akseptert. Dette skal fremgå av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. Side 8 av 9

9 5.5 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FoA Vedlegg Vedlegg 1: Tjenestebeskrivelse (Kravspesifikasjon) Vedlegg 2: Eksempel på program fra arrangert konferanse 2006 Vedlegg 3: Enova standard kontrakt Side 9 av 9