Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling i 1 trinn under EØS-terskel ved. anskaffelse av: HFK MJØLKEROBOT

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling i 1 trinn under EØS-terskel ved anskaffelse av: HFK MJØLKEROBOT

2 Innholdsfortegnelse Tilbudsinnbydelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Oppdeling av leveransen Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling før tilbudsfrist Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Offentlighet Krav til leverandøren Krav til søknad om kvalifisering Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av søknader/tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Forhandlinger Avvisning Kontraktstype Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Forbehold Meddelelse Vedlegg Konkurransegrunnlag HFK Side 2 av 11

3

4 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Eigedomsseksjonen har ansvar for drift, vedlikehold og utvikling av HFK sin eiendomsmasse. Eiendommene er i hovedsak videregående skoler spredd over hele fylket. 1.2 Anskaffelsens formål Ved Stend vgs i Fana/Bergen, skal det etablerast mjølkerobot i storfefjøset. Fjøset er eit lausdriftfjøs med plass til 40 kyr. Deler av eksisterande mjølkegrav skal fortsatt kunne nyttast i veksling med roboten. Ny utvendig kraftforsilo vil bli satt opp utanom prosjektet, men framføring av kraftfor frå silo til kraftforautomat og til robot skal vere med. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen Oppdraget/Spesifikasjon Oppdraget omfatter å komme opp med tilbod på mjølkerobot med grindar for styring av kutrafikken og nødvendig utstyr elles, alt ferdig montert og prøvekøyrt, organisert i ei mest mogleg optimal løysing i vårt lausdriftfjøs for 40 kyr. Samtidig skal deler av eksisterande mjølkegrav fortsatt kunne nyttast til ordinær mjølking og ei utført samordning med mjølkeroboten skal inkluderast i tilbodet. Demontering av overflødig utstyr i mjølkegrava skal også vere med i tilbodet og innbytte eller formidla salg av demontert utstyr vil vere positivt. Eigen utskillerbinge er ønskeleg. Det vil bli satt opp ny utvendig kraftforsilo utanom prosjektet, men framføring av kraftforet til roboten og til eksisterande kraftforautomat skal vere med i tilbodet. Vidare må opplæring av våre fagarbeidere inngå i tilbodet, samt ei betryggande serviceoppføljing. Fjøskontoret vil kanskje bli flytta opp på galleriet for å gje utsyn over lausdrifta og mjølkeroboten, utan at dette tiltaket skal få noko vesentleg innverknad på tilbodsgrunnlaget. Det er opp til tilbodsgiverane og ta dei nødvendige mål i fjøset. Tegningen over fjøset skal berre betraktast som ei skisse. 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Konkurransegrunnlag HFK Side 4 av 11

5 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som 1-trinns konkurranse med forhandling under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Både søknad om deltakelse i forhandlingene og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Tilbudsfrist Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud mai 10 Estimat Gjennomføring av forhandlinger mai 10 Estimat Kontraktstildeling mai 10 Estimat 2.1 Informasjonsformidling før tilbudsfrist Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom Oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene eller endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Mona Engum mona.engum@post.hfk.no 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Ta kontakt med prosjektleder for tilbudsbefaring Gardsstyrar Erling Kjosås Tlf: , Epost: erling.kjosas@post.hfk.no Konkurransegrunnlag HFK Side 5 av 11

6 2.6 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 404 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i forhandlingene: 1. Signert søknadsskjema for deltakelse 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester Dokumentasjonskrav: o Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), jfr. FOA 8-8. Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal. 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Konkurransegrunnlag HFK Side 6 av 11

7 Krav: Det kreves god soliditet Dokumentasjonskrav: Dokumentasjon som viser økonomisk rangering ( rating ) som Dun & Bradstreet eller tilsvarende. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Krav: God erfaring fra tilsvarende prosjekt/oppdrag. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal beskrive sin faglige kompetanse relatert til anskaffelsen, samt oversikt over tilsvarende leveranser to siste år. Leverandøren må oppgi minst 3 referanser inkludert kontaktinformasjon. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden om deltakelse blir avvist, jfr. FOA De leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil Oppdragsgiver forhandle med. 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl. 12:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Søknad om deltakelse og tilbudet skal sendes eller leveres til: Sendes til: Hordaland fylkeskommune eigedomsseksjonen Postboks Bergen eller leveres til: Hordaland fylkeskommune eigedomsseksjonen Agnes Mowinkelsgate 5, 10. etg Bergen 3.4 Merking Tilbudet skal merkes: HFK MJØLKEROBOT 3.5 Åpning og håndtering av søknader/tilbud. Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag HFK Side 7 av 11

8 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (vedlegg 2). Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift 2. Utfylt Prismatrise (se Vedlegg 4) 3. Dokumentasjon av tildelingskriterier 4. Øvrig relevant dokumentasjon Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av krav om innsyn opp mot lovverket, jf. offentleglova. Tilbud inngår i dokumentasjon som leveres sammen med anmodning om deltakelse. Innlevering, merking og frister er derfor like. Tilbud og søknad om deltakelse skal sendes eller leveres skriftlig i lukket og merket forsendelse. Tilbud skal sendes eller leveres i 1 eksemplar. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte Prismatrise, Vedlegg 4. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i uprioritert rekkefølge: Tildelingskriterium Prioritet/vekt Pris 40% Garanti- og service 30% Kvalitet, Brukervennlighet 30% Konkurransegrunnlag HFK Side 8 av 11

9 Tildelingskriterium 1: Pris Omfatter pris inkludert servicekostnader iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. Tildelingskriterium 2: Garanti- og servicebetingelser Omfatter garantitid, servicebetingelser, responstider og opplæring iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. Tildelingskriterium 3: Kvalitet & brukervennlighet Omfatter tekniske egenskaper, brukervennlighet, pålitelighet/driftssikkerhet og energieffektivitet må dokumenteres iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. Karakterene blir satt i området 0-5. laveste karakter er 0, og tilbyder som får karakteren 0 kan ikke bli tildelt kontrakt 5.2 Forhandlinger Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jfr. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA 3-6. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør(er) i henhold til tildelingskriteriene. 5.3 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA og komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.4 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt (vedlegg 4). Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.5 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Konkurransegrunnlag HFK Side 9 av 11

10 Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.6 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette). 5.7 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA Vedlegg Vedlegg 1: Kontrakt Vedlegg 2: HMS-mal (Inkludert) Vedlegg 3: Kravspesifikasjon Vedlegg 4: Prismatrise Vedlegg 5: Tegning Konkurransegrunnlag HFK Side 10 av 11

11 VEDLEGG 2: HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm that we have taken in consideration the legislation for health, Konkurransegrunnlag HFK Side 11 av 11