Tilbud 01 / Leveranse. Toppsystem NTNU

Transkript

1 Grunnlag Prekvalifisering for begrenset anbudskonkurranse med forhandling over EØS-terskel ved anskaffelse av: Tilbud 01 / 2011 Leveranse Toppsystem NTNU

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Leverandørs deltakelseskostnader Krav til leverandøren Leveringsadresse Merking Prekvalifisering Prekvalifiseringsdokumenter: Avgjørelsen Kriterier for prekvalifisering Vedlegg... 8 Konkurransegrunnlag Side 2 av 8

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn NTNU innbyr til prekvalifisering for begrenset konkurranse med forhandling. Konkurransen gjelder etablering av toppsystem for tekniske anlegg. 1.2 Anskaffelsens formål Med grunnlag i konkurransegrunnlaget, etterfølgende forhandling og revidert tilbud har NTNU til hensikt å inngå avtale på levering, montering og idriftsettelse av toppsystem for tekniske anlegg NTNU 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin. 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon NTNU ønsker å etablere et toppsystem for sine tekniske anlegg. NTNU har en stor bygningsmasse med ulike tekniske anlegg geografisk spredt over et større område. For å effektivisere drift og alarmorganisering ønsker NTNU å etablere et toppsystem for innsamling av data samt visning og betjening av alarmer. Grunnlaget for toppsystemets tekniske løsning skal være at alle tekniske anlegg i forespørselen skal implementeres samt legge til rette for at nye anlegg kan implementeres på enklest mulig måte. Den praktiske gjennomføringen av prosjektet vil sannsynligvis foregå i faser hvor kun enkelte av anleggene implementeres. Tekniske anlegg som er aktuelle å implementere i toppsystemer er: Brannalarmanlegg Gassalarmanlegg SD-anlegg Adgangskontrollanlegg ITV Heisalarm Databaseprogrammer Alarmanlegg Toppsystemet skal leveres bestående av 2 deler: Del 1 skal være ansvarlig for innhenting og lagring av data samt alarmhåndtering, med grensesnitt mot øvrige tekniske anlegg. Alarmene skal kunne korreleres for å redusere mengden alarmer ved hendelser. Alarmer skal kunne presenteres grafisk på skjerm/pc/mobiltelefon automatisk og online. Driftsdata skal kunne innhentes fra tekniske anlegg på forespørsel. Omfang på driftsdata vil være begrenset da det forutsettes Konkurransegrunnlag Side 3 av 8

4 at driftspersonale benytter respektive tekniske anlegg for innhenting av detaljerte data. Del 2 av toppsystemet skal utformes som et interaktivt grafisk presentasjonssystem for innsatspersonell ved kritiske alarmer som brannlarm og gasslarm. Presentasjonssytemet skal kunne etableres på flere lokasjoner og ha mulighet for ulike presentasjoner tilpasset ønsker fra bruker. Den grafiske presentasjonen skal foregå på en stk større LCD skjerm og en stk. mindre interaktiv LCD skjerm for betjening. Utstyret plasseres ved brannvesenets angrepspunkt. Interaktiv skjerm vil bli innlåst. Grafisk presentasjon av datainnsamlingsdelen og presentasjonssystemet skal være fleksibel og kunne plasseres på flere lokasjoner. Det forutsettes kommunikasjon via IP og med backupsystem. Presentasjonssystem for innsatspersonell skal etableres ved inngang Realfagbygget (kjemi 2-3). Presentasjonssystemet skal ved kritisk alarm gi informasjon om hvilken alarm som har løst ut samt posisjon. Systemet skal grafisk vise posisjon for utløst alarm. Via interaktiv skjerm skal innsatspersonell med enkle tastetrykk kunne innhente mer informasjon fra alarmanlegget samt med enkle trykk på skjermen få ut romkort med linker til datablad fra kjemikaliedatabasen og hente opp bilder fra nærliggende ITV-kamera. Avstilling/tilbakestilling av alarmer/sentraler skal også være mulig. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Konkurransen holdes iht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal gis på grunnlag av innhold og bestemmelser i dette dokument. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser av 7 april 2006 er det for særskilte prosjekter gitt tilgang til å benytte forhandlet prosedyre iht. unntakshjemmel i 14-3b. Begrunnelsen for bruk av unntakshjemmel for prosjektet er prosjektets kompleksitet samt krav til fremtidsrettede og teknologiske løsninger. Prosjektets høye målsetninger avhenger av at alle deltagere i prosjektet bidrar til at disse nås. De utførende leverandører er en nøkkelfaktor da de har svært stor påvirkningsgrad på sluttproduktet, og har førstehåndskunnskap om produkter og løsninger, og derav kan tilby nye teknologiske løsninger. Konkurransegrunnlag Side 4 av 8

5 Leverandører gis også stor påvirkningsmulighet gjennom at konkurransegrunnlaget er utformet som en funksjonsbeskrivelse, og det er vanskelig å avklare innholdet i tilbud uten gjennomføre en forhandlet prosedyre. Det er kun gjennom en slik prosess at man vil kunne sikre at intensjonene og målsettingene i prosjektet blir ivaretatt på en best mulig måte. Forhandlet prosedyre vil her innebære en nær dialog med utvalgte leverandører om både kvalitet og teknologiske løsninger, som kan innebære at utvalgte leverandørers tilbud ønskes justert iht. til prosjektets høye målsetninger. Oppdragsgiver vil avsette tilstrekkelig tid før kontrakt til å klarlegge innholdet i utvalgte tilbud, både mht. løsninger og kvalitet, for å sikre leveransen oppfyller intensjonene. Etter første forhandlingsrunde med påfølgende tilbud vil oppdragsgiver søke å velge ut 3 tilbydere som gått videre i forhandlinger for å komme frem til økonomisk, teknisk og driftsmessig beste løsning for NTNU. Anskaffelsen gjennomføres i 4 faser: Prekvalifisering: Leverandører prekvalifiseres på grunnlag av kriterier oppgitt i tilbudsinnbydelse. Prekvalifiserte tilbydere mottar tilbudsgrunnlaget. Tilbud 1: Prekvalifisert tilbyder leverer et første tilbud som svar på tilbudsgrunnlaget. Dette tilbudet skal utarbeides som en overordnet løsningeforslag for hvordan oppgaven er tenkt løst samt en oversikt over grunnlag tilbyder trenger for å spesifisere tilbudene ytterligere. Revidert tilbud 1: På bakgrunn av mottatte tilbud innkalles leverandører til en første forhandlingsrunde. Denne forhandlingsrunden kan foregå pr. telefon, mail eller i form av eget møte. Forhandling 1 vil være oppdragsgivers gjennomgang av tilbyders løsningeforslag hvor spørsmål, avklaringer og presiseringer skal danne grunnlag for et revidert tilbud. Tilbydere vil da revidere sine løsningeforslag basert på en felles forståelse av oppgaven. Basert på dette løsningeforslaget vil tiltakshaver søke å velge de 3 beste tilbudene/løsningeforslagene for videre detaljering. Tilbud 2: Videre forhandlinger kan skje over flere runder. Løsningeforslag skal detaljeres ut slik at det kan leveres et komplett tilbud ihht. dette tilbudsgrunnlaget med påfølgende presiseringer og endringer i forhandlingene. Valg av tilbyder gjennomføres ihht. tilbudsgrunnlaget kriterier. Konkurransegrunnlag Side 5 av 8

6 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Utsendelse prekvalifisering Svarfrist prekvalifisering Utsendelse konkurransegrunnlag til prekvalifiserte Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Tilbudsfrist tilbud Revidert Tilbud Tilbud Kontraktstildeling Kunngjøring av resultat Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 3. Krav til leverandøren 3.2 Leveringsadresse Dokumenter for prekvalifisering sendes på papirformat til: Rambøll Norge AS Postboks 9420 Sluppen N-7493 Trondheim eller leveres til: Rambøll Norge AS Mellomila 79 (Besøksadresse) N-7493 Trondheim 3.3 Merking Prekvalifiseringsdokumenter merkes med: NTNU prekvalifisering Tilbud Toppsystem Konkurransegrunnlag Side 6 av 8

7 4. Prekvalifisering 4.1 Prekvalifiseringsdokumenter: Leverandøren må oppfylle og dokumentere følgende krav for å kunne bli prekvalifisert: 1 Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: HMS Egenerklæring. For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg 2 i konkurransegrunnlaget. 2 Juridisk og finansiell stilling: Krav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund eller tilsvarende attester for utenlandske foretak. Krav: Det kreves god økonomi. Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges.. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp, skal midlertidig regnskap for siste år vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente opplysninger om tilbyders økonomi. Det vil være krav om rating på minimum nivå A fra Dun & Bradstreet eller tilsvarende fra annet kredittopplysningsbyrå. Eventuelle betalingsanmerkninger må redegjøres for. Konkurransegrunnlag Side 7 av 8

8 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Erfaring fra relevante prosjekt eller leveranser Dokumentasjonskrav: Oversikt over relevante prosjekter eller tilsvarende leveranser, tidspunkt for gjennomføring. Kjøper skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referansepersoner. Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen. Størrelse og kapasitet skal oppgis. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Krav: Tilfredsstillende miljøoppnåelse Dokumentasjonskrav: Leverandør må dokumentere relevant informasjon eller sertifikater på miljøaspekt, som f. eks kopi av ISO sertifikater eller lignende. Krav: Tilfredsstillende KS-systemer Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om prekvalifisering blir avvist, jfr. FOA Avgjørelsen 5.1 Kriterier for prekvalifisering Forutsatt at kravene til punkt 1 og 2 i kap 4.1 er tilfredstilt vil leverandører bli prekvalifisert ut i fra punkt 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Med grunnlag i tilsendte dokumenter og oppdragsgivers kunnskap om marked og leverandører vil opptil 5 leverandører blir prekvalifisert for å kunne motta komplette tilbudsdokumenter. 6. Vedlegg prinsipielt systemskjema Konkurransegrunnlag Side 8 av 8