Konkurransegrunnlag for Ny Mobiloperatør Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Ny Mobiloperatør Åpen anbudskonkurranse Enova SF Trondheim 30. april 2008

2 INNHOLD 1 Oppdraget Innledning Oppdragsgiver Beskrivelse av oppdraget Krav til utførelse Oppdragets omfang Anskaffelsesprosedyre Kontraktstype Avtaleperiode Kunngjøringer Kvalifikasjonskrav Attester Regnskap HMS-egenerklæring Avvisning Krav til tilbudet Språk Tilbudets utforming Alternative tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Forbehold Kommunikasjon Tilbudsfrist Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Vedståelsesfrist Meddelelse Tilbyders kostnader Meddelelse om kontraktstildeling Fremdriftsplan Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier... 9 Side 2

3 1 Oppdraget 1.1 Innledning Enovas avtale med eksisterende leverandør av mobiltjenester utgår i nær fremtid og Enova ønsker i den forbindelse invitere leverandører av mobiltelefonitjenester til konkurranse om leveranser av mobiltjenester for Enova SF. Ny mobiloperatør skal være operativ senest Kontrakten skal ha en varighet på 2 år, med opsjon om ett års forlengelse. 1.2 Oppdragsgiver Enova SF eies av Olje- og energidepartementet og har som formål å fremme en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Enova har ansvaret for forvaltningen av Energifondet og skal ha kontroll med innbetalingene til Energifondet. Fondsmidlene skal bidra til at energimål på i alt 12 TWh knyttet til reduksjon, konvertering og produksjon blir nådd innen utgangen av Resultater skal måles og verifiseres på prosjektnivå før de aggregeres opp og rapporteres til Olje- og energidepartementet. Tilskudd fra Energifondet skal ha en utløsende effekt i det enkelte prosjekt. Enova skal sikre at midlene fra Energifondet blir forvaltet i samsvar med de mål og forutsetninger som ligger til grunn for Stortingets vedtak om opprettelse av fondet og innenfor de øvrige rammer som gjelder for bruken av fondets midler. Enova inngår i kontraktsmessige forhold som representant for Energifondet. For å få tilskudd fra Energifondet må de enkelte prosjekt bidra til å oppfylle Energifondets målsetninger. I tillegg til Energifondet forvalter Enova noen mindre forvaltningsoppdrag for Olje- og energidepartementet. 1.3 Beskrivelse av oppdraget Enova har i dag ca. 40 ansatte. Dette antallet kan stige litt fremover. Mange har betydelig reisevirksomhet i Norge og i utlandet. Mobiltelefon er et meget viktig arbeidsverktøy for de ansatte som har høye krav til tilgjengelighet, brukervennlighet og sikkerhet knyttet til mobiltelefonibruk. For Enova er det også viktig at mobilkostnadene holdes så lavt som mulig, uten at dette går på bekostning av disse kravene. Side 3

4 Tabellen nedenfor viser hvilke prioriterte tjenester som Leverandøren må kunne tilby: Id Tjenestenavn Kort beskrivelse av tjeneste T1 Identifikasjon Mulighet for se hvem som ringer T2 Dobbel Mulighet for å ha to samtaler pågående samtidig T3 Personsvar Personsvar med lagringstid på min. 10 dager per melding T4 SMS Standard SMS tjeneste T5 MMS Standard MMS tjeneste T6 Konferanse Invitasjon av min. 4 andre personer til et telefonmøte T7 Datacom Mulighet for å aksessere internet via enten GPRS eller UMTS. T8 SMS på PC Mulighet for å sende SMS via en PC applikasjon T9 Viderekobling Mulighet for å viderekoble en samtale til et annet nummer T10 Mailsynkronisering Mulighet for å synkronisere mail, kalender og kontaktinformasjon med Microsoft Exchange T11 Samlefaktura Mulighet for samlefaktura per abonnent og per periode T12 Forsikring Mulighet for forsikring mot vannskade, tap og tyveri T13 Sentralbord Mulighet for å bli koblet til sentralbord ved opptatt/ikke svar T14 SMS i Bil Mulighet for å kunne vise tekstmeldinger i bil Utover disse prioriterte tjenestene, skal Leverandøren dokumentere mulige fremtidsrettede tilleggstjenester. Videre er det viktig at Leverandøren kan dokumentere tilfredsstillende oppetid og nett tilgjengelighet i Norge og i utlandet. Leverandøren skal videre dokumentere tilfredsstillende kapasitet i nettverket, for eksempel # SMS per time, uten tidsforsinkelse. Leverandøren skal dokumentere sine rutiner for kundebehandling. 1.4 Krav til utførelse Valgt Leverandør må sikre at mobiltjenestene er operative per 1. juli 2008 uten nedetid for abonnentene. 1.5 Oppdragets omfang Det henvises til pkt Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR nr 402) del II, Anskaffelser under EØS-terskelverdiene (heretter forkortet FOA). 1.7 Kontraktstype Ingen spesifikke krav Side 4

5 1.8 Avtaleperiode Enova ønsker å inngå en to-årig avtale med én leverandør ihht. FOA 6-2, med opsjon om ytterligere ett år. 1.9 Kunngjøringer Konkurransen lyses ut i kunngjøringsdatabasen DOFFIN, samt kunngjøres på Enovas hjemmesider: 2 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil vurdere om Tilbyderen kvalifiserer i henhold til angitte kvalifikasjonskrav, og om tilbudet inneholder den dokumentasjon og de erklæringer det er stilt krav om i konkurransegrunnlaget. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og innlevering av dokumentasjon og erklæringer skal eller kan føre til at Tilbyderen blir avvist, jfr. FOA Tilbyderne kvalifiseres på grunnlag av nedenstående krav. Dokumentasjon skal sendes sammen med tilbudet. 2.1 Attester Tilbudet skal inneholde følgende attester: Attest fra foretaksregisteret: Tilbyderen skal være registrert i et foretaksregister e.l. som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor han er etablert. Krav om registrering gjelder også eventuelle underleverandører som Tilbyder oppgir at han vil benytte. Firmaattest legges ved. Skatteattester: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (2 separate attester) ikke eldre enn 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristens utløp, jfr. FOA Regnskap Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal sammen med tilbudet innlevere revisorbekreftet balanse- og resultatregnskap fra de to sist tilgjengelige år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittopplysninger om tilbyder. 2.3 HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring jfr. FOA 8-8 om at Tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet skal vedlegges. 2.4 Avvisning Dersom dokumentasjon er mangelfull, eller viser restanse, vil Tilbyder kunne bli avvist i henhold til FOA, Side 5

6 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbudet skal inngis på norsk. All rapportering og dokumentasjon skal foregå på norsk. 3.2 Tilbudets utforming Tilbyderen skal ved utarbeidelse av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende innholdsfortegnelse: 1 Tilbudsbrev: Signert tilbudsbrev 2 Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene beskrevet under kapittel 2 skal legges ved: HMS-erklæring Skatteattester Firmaattest Sist tilgjengelige revisorbekreftet balanse- og resultatregnskap for to år 3 Tjenestebeskrivelse: Her beskrives tjenestene som blir etterspurt ref. kapittel 1.3, inkludert fremtidsrettede tilleggstjenester. 4 Beskrivelse av Leverandørens kapasitet: Her dokumenteres områdene som oppetid, nett tilgjengelighet, kapasitet og rutiner for kundebehandling. 5 Prosjektbeskrivelse: Hvordan oppdraget er tenkt løst skal kort spesifiseres. Prosjektbeskrivelsen skal inneholde en fremdriftsplan. 6 Prismodeller og betingelser: Ulike prismodeller og betingelser med eksempler skal beskrives her. Pris ved abonnementsendringer skal også dokumenteres. 7 Eventuelle vedlegg: Eventuelle tilleggsdokumentasjon, som informasjon om beskrivelsene av ulike tjenester, produktbrosjyrer, etc., legges ved. 3.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke at det inngis alternative tilbud. Side 6

7 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget inntil 7 dager før tilbudsfristens utløp, jfr FOA Forbehold Tilbyderne har ikke adgang til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget og må videre erklære at samtlige vilkår som oppstilles er akseptert. Dette skal fremgå av tilbudsbrevet. 4.3 Kommunikasjon All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med denne konkurransen, skal i tilbudsperioden føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar beslutningsprosessen. Spørsmål til mottatt konkurransegrunnlag skal sendes så raskt som mulig, og senest innen 10 dager før tilbudsfrist. Spørsmålene skal rettes skriftlig gjennom e-post til følgende adresse: Kontaktperson hos Oppdragsgiver: Odd Ivar Lindland e-post: post@enova.no E-post ansees som skriftlig. Spørsmål som stilles muntlig vil ikke bli besvart. Spørsmål fra tilbyderne vil bli anonymisert og besvart via e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser merkes SID 08/ Tilbudsfrist Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være: Signert av autorisert representant for tilbyder levert i to skriftlige eksemplar, der den ene er merket original og den andre er merket kopi. I tillegg skal ett eksemplar vedlegges i elektronisk format på cd-rom. avgitt i lukket og merket forsendelse, og på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpningen. Forsendelsen skal merkes med SID 08/250 Tilbud Ny mobiloperatør og adresseres til Enova SF, Abels gate 5, 7030 Trondheim. Side 7

8 Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig, signert papirversjon gjelde foran elektronisk versjon. Tilbudet skal leveres direkte (personlig fremmøte, bud e.l.) eller per post. For sent innkomne tilbud, tilbud som ikke er korrekt merket, samt tilbud levert per e-post eller telefaks, vil bli avvist i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. 4.5 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minst 2 representanter for Enova SF etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. Tilbudene vil ikke bli returnert. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudene skal være bindende (vedståelsesfrist) i 2 måneder etter tilbudsfristens utløp. Det vil si at tilbyder må vedstå seg sitt tilbud frem til kl Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt vil meddeles i henhold til FOA Tilbyders kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt enhver form for oppfølging av tilbudet før eller etter tilbudsfristen, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.9 Meddelelse om kontraktstildeling Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FOA Begrunnelse for valget og klagefrist vil være en del av tildelingsbrevet Fremdriftsplan Med forbehold om mulige endringer vil Oppdragsgiver forholde seg til følgende fremdriftsplan: Milepæl Aktivitet Dato 1 Utlysning Doffin 30. april Frist for å stille spørsmål 16. mai Tilbudsfrist 23. mai 2008 kl Leverandør innstilt 6. juni Kontrakt iverksatt 1. juli 2008 Side 8

9 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier En prosjektgruppe utnevnt av Oppdragsgiver vil evaluere de innkommende tilbudene. Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den Tilbyderen som etter en samlet vurdering har inngitt det mest fordelaktige tilbud etter en totalvurdering. Følgende tildelingskriterier legges til grunn: Vekting Tildelingskriterier Kapasitet Garantert oppetid (7,5%) Dekningsgrad (7,5%) 30% Nettverkets kapasitet (7,5%) Rutiner for kundebehandling (7,5%) 30% 40% Tjeneste Tjenestebredde iht. tabell i kapittel 1.3 (25%) Fremtidsrettede tilleggstjenester (5%) Pris Fleksibilitet i prismodeller (10%) Pris ved abonnementsendringer (10%) Totalkostnader (20%) Side 9