DSB konkurranse nr 2010/180: Anskaffelse av web-applikasjon for elektronisk innsatsrapportering i Sivilforsvaret. DSB Konkurransegrunnlag nr.

Transkript

1 Side 1 av 7 DSB konkurranse nr 2010/180: Anskaffelse av web-applikasjon for elektronisk innsatsrapportering i Sivilforsvaret

2 Side 2 av 7 Innholdsfortegnelse 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Om anskaffelsen Kontraktsgrunnlag Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Feil eller ufullstendigheter i konkurransegrunnlaget Endringer av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Tilbudsinnlevering Alternativt tilbud Tilbud på deler av anskaffelsen Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Kvalifikasjonskrav Organisatoriske og juridiske krav Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier... 7

3 Side 3 av 7 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver DSB består i dag av hovedkontoret i Tønsberg med ca 230 ansatte, herunder 5 regionskontorer som utfører tilsyn med virksomheter som har høyspenningsanlegg. I tillegg hører Norges brannskole, Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Sivilforsvaret inn under direktoratets ansvarsområde. Sivilforsvaret består av 20 distriktskontorer inklusive 3 skoler, 5 leire, Sentralanlegg og Hovedmagasin. DSB har totalt ca 640 ansatte. For øvrig vises det til DSBs nettsted Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Lillian M. Dahle Postadresse: Postboks 2014, 3103 Tønsberg Besøksadresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg e-post: lillian.dahle@dsb.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige forespurte leverandører via den nasjonale kunngjøringsdatabasen DOFFIN, se Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Om anskaffelsen Anskaffelsen gjelder utvikling av en web-applikasjon som skal muliggjøre elektronisk innsatsrapportering i Sivilforsvaret. Se nærmere beskrivelse og detaljering i Bilag 1 Kravspesifikasjon. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke vil kunne inngå kontrakt dersom de mottatte tilbud overstiger oppdragsgivers økonomiske rammer. Det vises til oppdragsgivers adgang til å forkaste alle tilbud, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr (2). 1.3 Kontraktsgrunnlag Kontraktsgrunnlag er Statens standardavtale om utvikling av programvare (programutviklingsavtalen), SSA-U, med bilag 1-9 jf. Bilag 2 Kontraktsgrunnlag. Det vises også til informasjon om standardavtalen på Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende Bilag 1 Kravspesifikasjon, Bilag 2 Prisskjema og Bilag 3 Kontraktsbetingelser. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN.

4 Side 4 av Feil eller ufullstendigheter i konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson via e-post. E-posten skal merkes med DSB konkurranse 2010/ Endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på DOFFIN, med en påfølgende automatisk generert utsendelse av e-post fra DOFFIN til alle registrerte interessenter. Dette forutsetter at alle interessenter registrerer sin interesse i Doffin. Det kan ikke garanteres at all relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for leverandører som har hentet konkurransegrunnlaget fra andre kilder. 1.8 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er fredag 5. februar 2010 kl Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. 1.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 12. april 2010 kl Dette skal bekreftes i tilbudet Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 21. januar 2010 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 28. januar 2010 Frist for å levere tilbud 5. februar 2010, kl Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 19. februar 2010 Kontraktsinngåelse 2. mars 2010 Vedståelsesfrist 12. april 2010 kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2 Regler for konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og FOA del I og del II. Anskaffelsen gjennomføres ved konkurranse med forhandling uten prekvalifisering jf FOA 5-1 og 11-8, dvs. at alle interesserte leverandører gis anledning til å levere tilbud. DSB vil foreta utvelgelse av tilbydere som inviteres til forhandlinger etter tilbudsåpning, og forbeholder seg retten til å invitere 2-3 tilbydere til forhandlinger. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer tilbud i tråd med konkurransegrunnlaget.

5 Side 5 av Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes på norsk, og skal bestå av følgende dokumenter i rekkefølge som angitt nedenfor: Tilbudsbrev, som er datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde referanse til konkurransegrunnlagsnummer, leverandørens kontaktinformasjon og bekreftelse på vedståelsesfrist. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om forbehold, avvik, eller presiseringer til konkurransegrunnlaget Svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon Prisskjema Skatteattest MVA-attest HMS-egenerklæring Firmaattest Kredittvurdering/årsregnskap Kvalitetssystem/sertifiseringer/CV etc Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Det gjøres oppmerksom på at mangelfull dokumentasjon, eventuelle avvik og/eller vesentlige forbehold kan føre til avvisning av tilbudet. 2.3 Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplarer og 1 elektronisk eksemplar (CD-ROM/USB-minnepenn el). Den elektroniske versjonen skal inneholde all dokumentasjon som angitt over i pkt 2.2. Den elektroniske versjonen skal fortrinnsvis være lagret som én PDF-fil (dvs. en skannet versjon av papireksemplaret). Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning til å inngi tilbud pr. e-post. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: DSB konkurranse 2010/180, elektronisk innsatsrapportering i Sivilforsvaret, og Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal sendes til følgende adresse: DSB v/ Lillian M. Dahle Postboks Tønsberg Tilbudet kan også leveres direkte til DSBs resepsjon: DSB v/ Lillian M. Dahle Rambergveien Tønsberg Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på DSBs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av DSB. Tilbudet vil ikke bli returnert til tilbyder. DSB vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. 2.4 Alternativt tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.5 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke adgang til å gi tilbud kun på deler av oppdraget. 2.6 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud.

6 Side 6 av 7 3 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderen bli avvist, jf. FOA Dersom tilbyder har akseptable grunner for ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 3.1 Organisatoriske og juridiske krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift momsinnbetaling utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Se epslanguage=no Det kreves at leverandøren har et fungerende HMS-system Firmaet skal være lovlig etablert. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske HMS egenerklæring Norske leverandører: Firmaattest Utenlandske leverandører: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Enten: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 5 Eller: Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring

7 Side 7 av Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Leverandøren skal vise Referanser til tre tidligere tilsvarende leveranser de siste 3 år til erfaring fra tilsvarende leveranser 6 Leverandøren skal ha den nødvendige kapasitet og kompetanse Redegjørelse for leverandørens totale bemanning med tilhørende kompetanse 7 Leverandøren skal ha rutiner for kvalitetssikring Redegjørelse for eksisterende rutiner. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende tredjepartsverifiserte systemer, er det tilstrekkelig å legge frem kopi av gyldig sertifikat. 8 4 Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandør hvis tilbud etter en helhetsvurdering er mest økonomisk fordelaktig, jf FOA 13-2(1) jf. (2). Ved avgjørelsen av hvem som skal tildeles kontrakt vil det bli lagt vekt på: Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Pris 50 % Prisoversikt 9 Kvalitet på tilbudt løsning 40 % Tilbudsbrev med vedlegg, herunder CV-er for personell som skal benyttes til leveransen 10 Servicetilgjengelighet 10 % Tilbudsbrev med vedlegg 10 Ved vurderingen av kriteriet pris vil det bli lagt vekt på total kostnad for utvikling og levering av webapplikasjonen. Det vil også bli lagt vekt på pris for tilleggstjenester (timepris for konsulentbistand). Tilbyder er ansvarlig for å gi en fullstendig prisoversikt, hvor alle kostnader fremgår tydelig. Ved vurderingen av kriteriet kvalitet på tilbudt løsning vil det bli lagt vekt på oppfyllelse av kravtabellen, i tillegg til oppdragsgivers vurdering av tilbyders løsningsforslag som helhet opp mot oppdragsgivers behov. Ved vurderingen av kriteriet servicetilgjengelighet vil det bli lagt vekt på servicegrad og responstid ved servicebehov.