KONKURRANSEGRUNNLAG: Rammeavtale: bistand til gjennomføring av prosesser innenfor offentlige anskaffelser for Fiskeridirektoratet

Transkript

1 Saksnummer: 13/10652 KONKURRANSEGRUNNLAG: Rammeavtale: bistand til gjennomføring av prosesser innenfor offentlige anskaffelser for Fiskeridirektoratet Siste frist for innlevering av tilbud e kl Sted for innlevering av tilbud er: Fiskeridirektoratet, Strandgaten 229, 5004 BERGEN Tilbudet skal være Oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Oppsett av kravspesifikasjon følger i eget dokument, se Bilag 1. 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Oppdraget Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Planlagt fremdrift for konkurransen Anskaffelsesprosedyre og kontrakt Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader ved å delta i konkurransen Krav til tilbyderen Krav/dokumentasjonskrav Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet Forbehold/reservasjoner, avvik og tillegg Tilbudsfrist Tilbudets gyldighet og prisformat Innleveringssted Innbinding, merking og antall kopier Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Tilbudsmottak, åpning og håndtering Avvisning Avgjørelse av konkurransen Evalueringsskriterier

3 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Fiskeridirektoratet (heretter kalt Oppdragsgiver) er en norsk statlig etat med ansvar for fiskeri- og havbruksforvaltning. Etaten er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet, og ledes av Fiskeridirektøren. Oppdragsgiver er det sentrale utøvende organ innen norsk fiskeri- og havbruksforvaltning, og har i tillegg en viktig rådgivningsfunksjon for Fiskeri- og kystdepartementet. Oppdragsgiver skal betjene og yte service til de næringsdrivende innen fiskeri og havbruk. Oppdragsgivers faglige virksomhet er delt inn i tre virksomhetsområder: havressursforvaltning, havbruksforvaltning og integrert kystsoneforvaltning. Oppdragsgiver har ca 500 ansatte, herav ca 230 ved hovedkontoret i Bergen (Strandgaten 229). Foruten hovedkontoret er Oppdragsgiver organisert med regionkontor i Vadsø, Tromsø, Bodø, Trondheim, Ålesund, Måløy og Egersund. I tillegg til dette kommer ca 20 fiskerikontor. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver innbyr med dette til å levere tilbud på tjenesten Rammeavtale: bistand til gjennomføring av prosesser innenfor offentlige anskaffelser for Fiskeridirektoratet. Rammeavtalens varighet vil være 2 år med mulighet for forlengelse i år. I avtaleperioden kan det gjøres avrop på inntil 500 bistands timer. Avtalen opphører når det er gjort avrop på 500 timer eller etter max avtaleperiode, 2 år år. 1.3 Oppdraget Se kravspesifikasjon, Bilag 1 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som kjøp etter forskriftens del II- Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) 3

4 2.3 Planlagt fremdrift for konkurransen Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er tentative. Planlagte milepæler Frister Kunngjøring på Doffin Frist for å komme med spørsmål , kl. 14:00 Frist for å levere tilbud , kl. 14:00 Tildelt kontrakt Klagefrist Karenstid Signert kontrakt Anskaffelsesprosedyre og kontrakt Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen. Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene eller endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen. Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget, er fristen for dette satt til kl En anmoder om at eventuelle spørsmål sendes per e-post. Dette gjøres for at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått utlevert konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til Fiskeridirektoratet, E-post: postmottak@fiskeridir.no med henvisning til saksnr.13/ Kontaktperson er Erik Myrmel. Kontrakten vil basere seg på Statens standardavtale Bistandsavtalen Avtale om bistand fra Konsulent (SSA-B). 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren har plikt til å begrunne ulike beslutninger i prosessen i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser Offentlighet Det fremgår av offentlighetslovens 23 tredje ledd at det ikke gjelder noe generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller, etter at valg av leverandør er foretatt. På bakgrunn av dette anmoder Fiskeridirektoratet om at det leveres 2 sett av tilbudsdokumenter, hvor det ene tilbudet som leveres i henhold til 4.1 sladdes for 4

5 opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentlig innsyn. Det tenkes her særlig på forretningssensitiv og annen taushetsbelagt informasjon. Fiskeridirektoratet gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynsbegjæring, er det Fiskeridirektoratet som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentlighet. Tilbyders sladding vil imidlertid bli brukt som et utgangspunkt i denne vurderingen. For den sladdet versjonen av tilbudet gjelder at sladdingen skal være av slik kvalitet at filen kan offentliggjøres uten at forretningssensitiv eller taushetsbelagt informasjon offentliggjøres. At dokumentformatet ivaretar dette hensynet er tilbyders ansvar. Anbefalt format er skanning til PDF. 2.7 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.8 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av Oppdragsgiverens ansatte. 2.9 Habilitet For habilitet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 3 Krav til tilbyderen 3.1 Innledning Oppdragsgiver vil foreta en vurdering av hvorvidt leverandørene er kvalifisert, basert på vurdering av kvalifikasjonskrav. Nedenfor er det gitt en oversikt over kvalifikasjonskrav. For å få tilbudet sitt vurdert, MÅ tilbyder dokumentere følgende forespurte krav listet nedenfor. Manglende dokumentasjon kan føre til avvisning, jfr Forskrift om offentlige anskaffelser

6 3.2 Krav/dokumentasjonskrav 1. Organisatoriske og juridiskstilling: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: o Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra søknadsfrist. Med skatteattester menes: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244-B) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. Fremlegges - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: o HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS (Mal i vedlegg 1 kan benyttes). Krav: Egenerklæring om Lønns- og arbeidsvillkår i offentlige kontrakter: Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette. Dokumentasjonskrav: o Signert Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter(se vedlegg 2). 2. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: o Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder kjernekompetanse relatert til leveransen og en beskrivelse av dagens virksomhet. Krav: Nødvendig kompetanse og erfaring i egen organisasjon til å gjennomføre hoveddelen av tjeneste leveransen. Dokumentasjonskrav: o Leverandøren skal gi en oversikt over hvilken faglig kompetanse han råder over totalt. På den måten dokumenteres at Leverandør kan tilby et tilstrekkelig antall personer med nødvendig kompetanse for gjennomføre hoveddelen av leveransen. 6

7 o Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år. Referansene skal inkludere verdi, tidspunkt og mottaker. Med relevante leveranser menes oppdrag av samme type og kontraktsverdi. o Tilbyder skal oppgi kontaktdata til minst én referansekunde som viser at tilbyder har levert et bredt spekter av rådgivningstjenester med hensyn på omfang (kontraktsverdier) på prosjekter og typer av kontrakter det er levert tjenester på( varekjøp, tjenestekjøp og rammeavtaler) og bistand ved forhandlinger. På oppfordring på oppfordring må tilbyder kunne oppgi det samme på to andre referanser. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet Det skal leveres tilbud på Rammeavtale: bistand til gjennomføring av prosesser innenfor offentlige anskaffelser, som beskrevet i Kundens beskrivelse av oppdraget (Bilag 1). Bilagsnumrene refererer seg til Statens Standardavtale (SSA-B). Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev - dette skal ha forpliktende underskrift, være datert og bekrefte vedståelsesfrist. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av Tilbudsbrevet og prissettes i bilag Bilag 1 Kundens beskrivelse av Bistanden, der tilbyder ført inn sin beskrivelse av løsning på de enkelte kravene. Denne versjon av Bilag 1 inngår i avtalen. 3. Utfylt Bilag 3 Administrative bestemmelser 4. Utfylt Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser 5. Vedlegg 1: Skatt og Mva attest (RF-1244 og RF1244 B) 6. Vedlegg 2: HMS erklæring Tilbud skal være skriftlig og sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbud skal leveres i 1 eksemplar på papir, samt 1 elektronisk på USB minnepenn, fortrinnsvis i PDFformat. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. 4.2 Forbehold/reservasjoner, avvik og tillegg Det gjøres oppmerksom på at anskaffelsen er en åpen anbudskonkurranse. Det er således ikke anledning til å gjennomføre forhandlinger. Priser som skal føres inn i avtalens Bilag 4 - anses således som tilbyders endelige pristilbud. Tilbud om forhandling kan ikke aksepteres. Les derfor nedenstående nøye! Dersom tilbud er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Avvikene skal spesifiseres i tilbudet. De skal være presise og entydige, kunne verdifastsettes, og skal være beskrevet slik at 7

8 Fiskeridirektoratet kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Tilbud som ikke tilfredsstiller dette kravet kan bli avvist. Videre vil tilbud som har vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget bli avvist. Med mindre leverandøren uttrykkelig uttaler at reservasjoner, avvik og/eller tillegg ikke er innkalkulert i prisvedlegget, anses dette som innkalkulert. Dersom tilbyder har reservasjoner, avvik og/eller tillegg til vilkårene som er definert i konkurransegrunnlaget, skal disse spesifiseres i tilbudsbrevet. Det skal gis en referanse til de vilkår som reservasjonen gjelder, samt en konsis beskrivelse av hvilke reservasjoner eller forslag til tillegg som gjøres. Reservasjoner/avvik eller tillegg kan føre til at tilbudet må eller kan avvises, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt 454, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.4 Tilbudets gyldighet og prisformat Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 60 dager regnet etter tilbudsfrist. 4.5 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Fiskeridirektoratet v/erik Myrmel Postboks 185 Sentrum N-5804 BERGEN Gateadresse: Strandgaten 229 N-5804 BERGEN Forsendelsen må merkes tydelig med Tilbud:rammeavtale på bistand i anskaffelser åpnes kun av adressat! 8

9 4.6 Innbinding, merking og antall kopier Ett eksemplar av tilbudet skal leveres på papir og settes i brevordner/perm med skilleark for hver del og hvert vedlegg. Ett eksemplar av tilbudet skal leveres elektronisk på USB minnepenn, fortrinnsvis i PDF-format. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. Ett tilbud sladdes for opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentlig innsyn, se punkt 2.6. For den sladdet versjonen av tilbudet gjelder at sladdingen skal være av slik kvalitet at filen kan offentliggjøres uten at forretningssensitiv eller taushetsbelagt informasjon offentliggjøres. At dokumentformatet ivaretar dette hensynet er tilbyders ansvar. Anbefalt format er skanning til PDF. Hver brevordner/perm skal merkes med tilbyders navn og Tilbud:rammeavtale på bistand i anskaffelser. Arkene skal ikke stiftes Brevordner/perm skal legges i dobbel konvolutt/innpakning 4.7 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på kun deler av oppdraget. 4.9 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Tilbudsmottak, åpning og håndtering Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal Oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Det vil bli avholdt lukket tilbudsåpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Fiskeridirektoratet vil ikke returnere tilbudsdokumentene Avvisning Avvisningsbestemmelsene i anskaffelsesregelverket kommer til anvendelse. Det vises til lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, og

10 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Evalueringsskriterier Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene, får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriet, timepris. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av lavest pris, gitt den timeprisen som tilbys i Bilag 4. Det vil bli beregnet en score, basert på timepris pr. bistandstime x 500 timer. Score går fra 0 (minst gunstig) til 100 (mest gunstig) og beregnes som en relativ forskjell mellom de tilbudene som er mottatt. Score beregnes etter følgende formel: laveste totalverdi / tilbudt totalverdi * 100 = score (poeng) 10