FORESPØRSEL FSP FLO-IKT/2014/001. Stykkgodsbåt til Jan Mayen DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 FORESPØRSEL FSP FLO-IKT/2014/001 Stykkgodsbåt til Jan Mayen DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Anskaffelsens formål Forespørselens struktur Kunngjøring av anskaffelsen ANSKAFFELSESPROSEDYRE FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN Frister Fremdriftsplan VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET KRAV TIL LEVERANDØREN/KVALIFIKASJONSKRAV Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDET Tilbudets innhold og struktur KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktperson Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Tilbudsbrev Reservasjoner og forbehold i tilbudet Språk Innbinding, merking og antall kopier Adresse og leveringssted for tilbudet TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER BEHANDLING AV TILBUD Åpning av tilbudene Alternative tilbud Tilbud på deler av leveringsomfanget Parallelle tilbud Avvisning av tilbudene Rett til å forkaste tilbudene Retur av tilbud Fortrolig behandling av informasjon BEGRUNNELSE VALG AV LEVERANDØR Side 2 av 10

3 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å dekke Forsvarets herunder Cyberforsvaret Cybertjenester og - operasjoner (CTO) sitt årlige behov for transport av stykkgods med båt til og fra Jan Mayen, jf. Del 3 - Krav til leveransen. 1.2 Forespørselens struktur Forespørselen er delt inn i 4 deler med følgende innhold: Del 1 Regler for anskaffelsen Denne delen inneholder regler og frister for hvordan selve anskaffelsen vil bli håndtert fram til tildeling av kontrakt, samt følgende vedlegg: Vedlegg A Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlegg B HMS-egenerklæring Vedlegg C Tilbudsbrev Vedlegg D Reservasjoner, forbehold og avvik Del 2 Spesielle kontraktsvilkår Denne delen inneholder et utkast til kontrakt herunder spesielle kontraktsvilkår med følgende vedlegg: Vedlegg 01 Blankett 5002 Alminnelige vilkår ved anskaffelser Vedlegg 02 Blankett 5106 Endringsavtale Vedlegg 03 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Del 3 Krav til leveransen Denne delen inneholder beskrivelse av og fullstendige krav til leveransen. Del 4 Dokument for evaluering Denne delen inneholder en oversikt over kravene som vil telle med i evalueringen og som vil bli lagt til grunn for valg av leverandør Tilbyder skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene som fremkommer av forespørselens fire deler. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, og ble sendt til kunngjøring i Doffindatabasen Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er kunngjort nasjonalt og gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser, Del II, 5-1. Side 3 av 10

4 Anskaffelsen er vurdert å være en uprioritert tjeneste, jf. Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I, 2-1 (5) Vedlegg 6, (19) Transport på vannvei. Anskaffelsen følger således reglene i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser Del I og II, selv om den anslåtte verdi på anskaffelsen overstiger terskelverdiene. FLO IKT-kapasiteter vil evaluere alle tilbud som oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. artikkel 5 under. Endelig vil FLO IKT-kapasiteter tildele kontrakt til en tilbyder på grunnlag av tildelingskriteriet i artikkel 6 under. 3 Frister og fremdriftsplan 3.1 Frister Spørsmål Eventuelle spørsmål til forespørselen før tilbudet skal leveres, må rettes til Forsvaret senest , innen klokken 12: Tilbudsfrist Tilbudet skal være Forsvaret i hende senest , innen klokken Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til , innen klokken Fremdriftsplan Forsvaret planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Dato/tidspunkt: Aktivitet: a) Kunngjøring b) , senest innen kl 12:00 c) , senest innen kl 12:00 Siste frist for eventuelle spørsmål før tilbudet skal leveres Tilbudsfrist (Ref: 3.1.1) d) Uke 7-9 Evaluering av tilbud e) Uke Kontraktinngåelse f) , senest innen kl 24:00. Vedståelsesfrist (Ref: 3.1.3) 4 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlagt følger orientering til Tilbyder om Varsomhet, taushetsplikt og habilitet A. Side 4 av 10

5 5 Krav til leverandøren/kvalifikasjonskrav 5.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Det må leveres inn skatteattest (RF-1244B) utstedt av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til skatt. Attesten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder når tilbudet leveres. (Skatteattest for skatt). Dokumentasjonskrav: Skatteattest for skatt skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 1. Det må leveres inn attest (RF-1244) utstedt av skattefogden i vedkommende fylke som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til MVA. Attesten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder når tilbudet leveres. (Skatteattest for mva). Dokumentasjonskrav: Skatteattest for mva skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 2. Det må leveres inn HMS-egenerklæring for Helse, miljø og sikkerhet, jf. Vedlegg B. Alle tilbydere skal fremlegge egenerklæring om at de oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet. Attesten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder når tilbudet leveres. (HMSegenerklæring). Dokumentasjonskrav: HMS-egenerklæring skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 3. Det må leveres inn attest for registrering i Foretaksregistret i Brønnøysund. Attesten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder når tilbudet leveres. (Firmaattest). Dokumentasjonskrav: Firmaattest skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 4. Side 5 av 10

6 5.2 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Fremleggelse av foretakets årsregnskap. Tilbyder må fremlegge siste års komplette årsregnskap inkl styre- og revisjonsberetning. Ved negative bemerkninger i revisjonsberetningen, som kan ha betydning for tilbyders evne til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, vil tilbyder ikke være kvalifisert til å delta i konkurransen. Dokumentasjonskrav: Foretakets siste års komplette årsregnskap inkl. styre- og revisjonsberetning skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må kunne bekrefte at leveransen for øvrig tilfredsstiller de krav som står beskrevet i forespørselens Del 3 Krav til leveransen. Dokumentasjonskrav: Bekreftelse skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 6. Tilbyder må kunne bekrefte at tilbudt stykkgodsbåt er sertifisert i henhold til gjeldende regelverk for transport av stykkgods og med opptil 12 passasjerer i farvannet Norge Jan Mayen. Dokumentasjonskrav: Sertifikat skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av laveste pris. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon for pris i henhold til forespørselens Del 4 - Dokument for evaluering. 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudets innhold og struktur Krav til tilbudets innhold og struktur er som følger: 1. Tilbyder skal returnere signert tilbudsbrev, jf. artikkel Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til artikkel Tilbyder skal oppgi pris på leveransen pr. døgn, i henhold til forespørselens Del 4 - Dokument for evaluering. 4. Ved eventuelle reservasjoner/avvik eller tillegg, til de tekniske krav/dokumenter eller merkantile betingelser, se artikkel 8.5, skal tilbyder fylle ut forespørselens Vedlegg D. 5. Dersom tilbyder ikke velger å besvare eventuelle krav/elementer i forespørselen, skal dette begrunnes i tilbudsbrevet. 8 Kommunikasjon i tilbudsperioden 8.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå på norsk. Side 6 av 10

7 Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til Forsvarets kontaktperson, jf. artikkel 8.2. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart. 8.2 Kontaktperson Merkantil saksbehandler: Camilla Rukke Bryhn Telefon: / Telefaks: E-post: crbryhn@mil.no 8.3 Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Rettelser, suppleringer eller endringer av forespørselen vil bli meddelt skriftlig. 8.4 Tilbudsbrev Tilbyder skal fylle ut og signere tilbudsbrevet, jf. Vedlegg C til denne del. 8.5 Reservasjoner og forbehold i tilbudet Det gjøres oppmerksom på at anskaffelsen er en åpen anbudskonkurranse. Det er således ikke anledning til å gjennomføre forhandlinger. Prisene som skal føres inn i Del 4 - Dokument for evaluering anses således som tilbyders endelige pristilbud. Tilbud om forhandling kan ikke aksepteres. Les derfor nedenstående nøye! Dersom tilbud er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet, jf. FOA Avvikene skal spesifiseres i tilbudet. De skal være presise og entydige, kunne verdifastsettes, og skal være beskrevet slik at FLO IKT-kapasiteter kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Tilbud som ikke tilfredsstiller dette kravet vil bli avvist. Videre vil tilbud som har vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget bli avvist jf. FOA Med mindre leverandøren uttrykkelig uttaler at et avvik ikke er innkalkulert i prisvedlegget, anses avviket som innkalkulert. Dersom tilbyder har reservasjoner/avvik eller tillegg til vilkårene som er definert i forespørselens Del 2 og 3, skal disse spesifiseres og føres på et eget skjema, se Vedlegg D Reservasjoner, forbehold og avvik, jf. artikkel 7 punkt 4. Det skal gis en referanse til de vilkår som reservasjonen gjelder, samt en konsis beskrivelse av hvilke reservasjoner eller forslag til tillegg som gjøres. Større reservasjoner kan føre til at tilbudet avvises jf FOA Språk Tilbudet skal være på norsk. 8.7 Innbinding, merking og antall kopier Innbinding, emballering og merking Tilbudet skal være innbundet i mapper/permer med skilleark for hver del. Side 7 av 10

8 Hver mappe/perm skal merkes med tilbyders navn og forespørselsnummer. Arkene skal ikke stiftes Mappene/permene skal legges i dobbel nøytral konvolutt/innpakning Tilbudet skal merkes med: TILBUD PÅ FORESPØRSEL: FSP FLO-IKT/2014/001 og ÅPNES KUN AV ADRESSAT Antall kopier og programvare format Tilbudet skal fremsendes med to originaler hvorav det ene er sladdet for opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentligheten, se artikkel andre avsnitt. Tilbudet skal også leveres på CD- ROM. Filene skal være lagret som MS Office format eller PDF. Eventuelle andre formater må godkjennes av Forsvaret Forholdet til offentlighet og taushetsbelagt informasjon Av Offentlighetsloven 23 tredje ledd fremgår det at det ikke lenger gjelder noe generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller, etter at valg av leverandør er foretatt. På bakgrunn av dette anmoder FLO IKT-kapasiteter om at det leveres inn to (2) identiske tilbud, hvorav det ene av disse allerede er sladdet for opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentligheten. Det tenkes her særlig på forretningssensitiv og annen taushetsbelagt informasjon. FLO IKT-kapasiteter gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynsbegjæring, er det FLO IKT-kapasiteter som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentlighet. Tilbyders sladding vil imidlertid bli brukt som et utgangspunkt i denne vurderingen. 8.8 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet sendes til: Postadresse: Att: Camilla Rukke Bryhn Forsvarets logistikkorganisasjon IKT-kapsiteter (FLO IKT-kapasiteter) Kontraktsavdelingen Postboks Sandvika NB: På grunn av intern postfordeling i Forsvaret er det viktig at kontaktpersonens navn settes foran adressen som vist over. Tilbudet kan også leveres direkte til følgende adresse på hverdager mellom kl. 08:00 og 15:00 etter avtale med saksbehandler; Side 8 av 10

9 Att: Camilla Rukke Bryhn Forsvarets logistikkorganisasjon IKT-kapsiteter (FLO IKT-kapasiteter) Kontraktsavdelingen Kolsås Leir /Resepsjonen Rødskiferveien Kolsås 9 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. Forsvaret er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av denne forespørselen. 10 Behandling av tilbud 10.1 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Åpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra FLO IKT-kapasiteter. Åpningsprotokoll vil bli utarbeidet Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på flere alternative utførelser Tilbud på deler av leveringsomfanget Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av leveringsomfanget Parallelle tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på parallelle utførelser Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud, jf. FOA 11-10, og Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jf. FOA Retur av tilbud Forsvaret vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt Fortrolig behandling av informasjon Forsvaret vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. Side 9 av 10

10 11 Begrunnelse valg av leverandør Samtlige deltakere i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakten, jf FOA Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for å klage over beslutningen. Side 10 av 10