FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte

Transkript

1 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på rednings- og kommandobiler Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL TILBYDER LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske tilbydere Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske tilbydere Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere HMS EGENERKLÆRING ETISK EGENERKLÆRING REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON FRIST FOR SPØRSMÅL VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Leveringstid Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte PRIS PRISREGULERING FAKTURA OVERFØRING AV RISIKO LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ FØLGENDE Rednings-/røykdykkerbil til Ramsund Orlogsstasjon Kommando-/røykdykkerbil til Haakonsvern Orlogsstasjon ADRESSE FOR LEVERANSEN AVTALENS OMFANG OG VARIGHET TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET Postadresse Alternativ leveringsadresse TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE... 10

3 FORESPØRSEL: Side 3 av INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN AVSLUTNING AV KONKURRANSEN KRAV TIL BILENE EVALUERING AV TILBUDENE / TILDELINGSKRITERIER AVVISNING AV TILBUDENE VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 10

4 FORESPØRSEL: Side 4 av 10 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Forsvaret har til hensikt å inngå avtale om levering av en rednings-/røykdykkerbil og en kommando- /røkdykkerbil til Sjøforsvarets baser i Ramsund og på Haakonsvern. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Tekniske kravspesifikasjoner kjøretøy A Vedlegg B Materielloversikt bil til Ramsund B Vedlegg C Alminnelige avtalevilkår C Vedlegg D Mal for HMS egenerklæring D Vedlegg E Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg F Etisk egenerklæring F Vedlegg G Tilbudsbrev G 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil overstige EØS-terskelverdi, og vil dermed bli utlyst i Doffin og TED. Anskaffelsens verdi anslås til NOK ,- eks mva, og gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf Forskrift om offentlig anskaffelse Del III 14-1 (1). 2 Krav til tilbyder 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderen skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske tilbydere Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 2.2 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av Dokumentasjonskrav for norske tilbydere Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema av skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema for skatt/arbeidsgiveravgift (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, vedlegg D. 2.4 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref vedlegg F. 3 Regler for anskaffelsen 3.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 24. mars 2014 Tilbudsfrist 9. mai 2014 kl 0900 Åpning av tilbud/kvalifisering 12. mai 2014 Evaluering ferdig og meddelelse om 16. mai 2014 tildeling av leveransen Klagefrist 26. mai 2014 kl Tilbudsfrist Tilbudet skal være Forsvaret i hende senest 9. mai 2014 klokken Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 1. november 2014.

6 FORESPØRSEL: Side 6 av Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Frode A Dyngeland Telefon: Mobil: E-post: fdyngeland@mil.no Fagteknisk saksbehandler: Anders Mile Mobil: E-post: amile@mil.no 3.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til saksbehandler med kopi til merkantil saksbehandler. Forespørsel skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. 3.4 Frist for spørsmål Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler innen 25. april Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår av konkurransegrunnlaget, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser jf. vedlegg C, så langt disse passer for ytelsen. 4.2 Spesielle vilkår Leveringstid Det er ønskelig at redningsbilene er levert og at opplæring av brukere er gjennomført innen utgangen av september Leveringstid skal angis i tilbudet Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte Ved leveransen er det krav om at det følger en skriftlig dokumentasjon som viser at innholdet i kravspesifikasjonen i vedlegg A er oppfylt.

7 FORESPØRSEL: Side 7 av Utfylling av tekniske kravspesifikasjoner, vedl A Alle linjer i alle tre ark i vedl A, tekniske kravspesifikasjoner kjøretøy, skal besvares. Mangelfull utfylling kan medføre avvisning. Utfylling: Tekniske minimumskrav Kvalitet: Her skal tilbudt kvalitet beskrives. Eksempel: The Vehicle shall have a Diesel Engine with a minimum of 100 KW - Utfylling: 136 kw firesylindret turbomatet 3,0 l. Tekniske minimumskrav Skal-krav: Her skal tilbyder krysse av når han mener at skal kravet er innfridd. Annen informasjon Beskrivelse: Har angis eventuell tilleggsinformasjon, årsak til avvik minimumskrav m.v. 4.3 Pris Pris skal oppgis pr bil ferdig registrert, eks mva. Prisen skal være inkludert alle kostnader, avgifter og utgifter, også frakt til Ramsund og Haakonsvern. Avgifter skal spesifiseres. 4.4 Prisregulering Forsvaret aksepterer ingen regulering av pris etter kontraktsinngåelse. 4.5 Faktura Prisen skal være inkludert alle kostnader, inkludert frakt. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Faktura skal være netto pr 30 dager etter leveranse av godkjente biler, faktura og kontrasignert innkjøpsordre. 4.6 Overføring av risiko Risiko og ansvar for bilene går over på kjøper i det øyeblikket bilene er levert, se forøvrig vedlegg C, Alminnelige avtalevilkår. 5 Leveringsomfang 5.1 Forsvaret ber om tilbud på følgende En rednings-/røykdykkerbil til Ramsund Orlogsstasjon og en kommando-/røykdykkerbil til Haakonsvern Orlogsstasjon i henhold til vedlagte kravspesifikasjoner og bilder, ref vedlegg A og B Rednings-/røykdykkerbil til Ramsund Orlogsstasjon Forsvaret ber om tilbud på redningsbil iht vedlagte spesifikasjoner, ref vedlegg A og B. Kravene til bilen til Ramsund er beskrevet i vedlegg A s ark 1 «Requirement Rescue Vehicle» og ark 2 «Requirement ROS».

8 FORESPØRSEL: Side 8 av Kommando-/røykdykkerbil til Haakonsvern Orlogsstasjon Forsvaret ber om tilbud på kommando-/røykdykkerbil iht vedlagte spesifikasjoner, ref vedlegg A. Kravene til bilen til Haakonsvern er beskrevet i vedlegg A s ark 3 «Requirement Command Vehicle». 5.2 Adresse for leveransen Ramsund Orlogsstasjon 9442 Ramsund og Haakonsvern Orlogsstasjon 5886 Bergen 5.3 Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler enkeltkjøp av vare, og vil være fullbyrdet ved levering av bilene og etterfølgende oppgjør. 6 Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. Vedlegg G 2 Firmaattest og signert, jf Skatteattester og HMS erklæring, jf. punkt Signert etisk egenerklæring, jf. punkt Signert varsomhet, taushetsplikt og habilitet, jf. punkt 8 7 Signert pristilbud 8 Signert, utfylt og besvart vedlegg A, beskrivelse av utfylling, se pkt Eventuelle forbehold og avvik 10 Eventuell taushetsbelagt informasjon 6.2 Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originaler i papirform. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på USB minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid.

9 FORESPØRSEL: Side 9 av Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket, nøytral konvolutt/innpakning. Ytterste konvolutt skal merkes som beskrevet i pkt. 6.3 nedenfor. Innerste konvolutt skal merkes med: På forsiden: Tilbud På baksiden: ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse 6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Forsvaret ønsker at tilbudet sendes med vanlig postgang til adressen: TILBUD PÅ FORESPØRSEL FLO F DAA Felles og Støtte Innkjøpskontor v/ Dyngeland PB 4133 Trondheim Mil 7450 Trondheim Tilbudet må være Forsvaret i hende innen fristen satt i punkt Alternativ leveringsadresse Tilbud kan også leveres oppdragsgiver direkte, med bud, bedriftspakke over natt eller tilsvarende, når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler. Adresse for levering etter avtale. Tilbudet må være Forsvaret i hende innen fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 6.5 Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. 6.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene.

10 FORESPØRSEL: Side 10 av Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering. 7 Avslutning av konkurransen 7.1 Krav til bilene Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i vedlegg A. Å utelate oppfyllelse av de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning. Jmf. pkt Evaluering av tilbudene / Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt den tilbyderen som har tilbudet med lavest pris. Lavest pris har tilbudet med lavest samlet totalsum for de forespurte bilene, forutsatt at alle kravene i pkt 3, 4, 5 og vedlegg A er dekket. Tilbudet med lavest pris vil få karakteren 10. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 7.3 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 8 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 9 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner B Vedlegg: Materielloversikt bil til Ramsund C Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår D Vedlegg: Mal for HMS egenerklæring E Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet F Vedlegg: Etisk egenerklæring G Vedlegg: Tilbudsbrev