KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 Side 1 av 12 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA) Del I og Del III.

2 Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Oppdragsgiver og brukere av rammeavtalen Kontaktpersoner Spørsmål under anskaffelsesprosessen Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets oppbygning GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Sosialt og etisk ansvar TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav Retur av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 12

3 Side 3 av 12 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av Forsvarets logistikkorganisasjon/divisjon for forsyning/driftsanskaffelsesavdelingen/seksjon for Felles- og støttesystem. FLO/Divisjon for forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt å bistå andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Seksjon for Felles- og støttesystem har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Oppdragsgiverens behov for kommersielle varer og tjenester. Bruker av rammeavtalen vil være Forsvaret. Se for utfyllende informasjon. 1.2 Kontaktpersoner Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen er: Merkantil saksbehandler: Øivind Molvær Telefon: Mobiltelefon: E-post: omolvar@mil.no 1.3 Spørsmål under anskaffelsesprosessen Alle spørsmål og henvendelser skal rettes skriftlig til merkantil saksbehandler nevnt i punktet over - med kopi til: gkaltenborn@mil.no. Eventuelle spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte via Frist for å stille spørsmål: Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandører som registrerer seg på får automatisk tilsendt informasjon om eventuelle endringer. 1.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Oppdragsgiveren.

4 Side 4 av 12 Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med leverandør, eller involvere Oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 1.6 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å møte Oppdragsgiverens behov for passivt hørselvern i meget god kvalitet (personlig tilpassede ørepropper med tilbehør) gjennom etablering av en hensiktsmessig og fleksibel rammeavtale. Behovet vil omfatte leveranser til Forsvarets lokasjoner i Norge, primært til brukere ved hhv. lokasjon Haakonsvern og Ørland. I tillegg vil Oppdragsgiver også kunne benytte denne rammeavtalen ved oppdukkende behov til personell med tilhold ved andre lokasjoner i Norge, da etter nærmere avtale og i de tilfeller det anses som formålstjenlig. Rammeavtalens varighet er 18 måneder fra avtaledato. Oppdragsgiver har ensidig rett på forlengelse av rammeavtalen én eller flere ganger med inntil ytterligere 30 måneder. Total varighet på rammeavtalen er maksimum 48 måneder. Dersom behovet ikke kan dekkes i medhold av denne rammeavtalen, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å inngå andre avtaler på tilsvarende leveranser. Utgangspunktet for det estimerte omfanget er et forhåndsinnmeldt anslag fra brukere lokalisert ved Haakonsvern og Ørland. Oppdragsgiver ønsker å ta høyde for eventuelle tilleggsbehov og fremtidig oppdukkende behov (f.eks. HMS-tiltak) ved flere av Forsvarets lokasjoner i Norge, og anskaffelsens totalverdi gjennom avtaleperioden estimeres med dette til å ligge i størrelsesorden ca. NOK ,- eks. mva. Det presiseres at behovet vil kunne endre seg i vesentlig grad i løpet av avtaleperioden. Variasjon i omfanget vil over tid kunne være avhengig av overordnede politiske, strategiske og operasjonelle beslutninger, eller andre forhold som Oppdragsgiver pr. i dag ikke har forutsetning for å legge detaljert til grunn. Totalt årlig volum vil derfor kunne bli både vesentlig mer eller vesentlig mindre enn anslått. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til et bindende volum. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del 2 vedlegg A Leveringsomfang og vedlegg E Kravspesifikasjon Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1, 15-1 og Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse.

5 Side 5 av 12 Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). 1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av to deler, Del 1 og Del 2: Del 1: Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: «Regler for anskaffelsen» (dette dokumentet) Vedlegg A: Tilbudsbrev - fylles ut / signeres av leverandør Vedlegg B: HMS egenerklæring - fylles ut / signeres av leverandør Del 2: Avtalebestemmelser Del 2 er Avtalebestemmelser inklusive krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg A Leveringsomfang Vedlegg B Pris-/ og betalingsbetingelser Vedlegg B-1 Prismatrise - fylles ut av leverandør Vedlegg B-2 Elektronisk faktura Vedlegg C Leveringstid og /-betingelser Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Kravspesifikasjon - fylles ut av leverandør Vedlegg F Underleverandører - fylles ut av leverandør, hvis aktuelt Vedlegg G Etisk egenerklæring Vedlegg H Leverandørens samfunnsansvar Vedlegg I Request for visit Vedlegg J Guide for clearance of foreign citizens visiting Norway Vedlegg K Morselskapsgaranti - fylles ut / signeres av morselskap, hvis aktuelt Vedlegg L-1 Blankett 5106 Vedlegg L-2 Blankett 5107 Vedlegg L-3 Blankett 5109 Vedlegg M Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlegg N Forpliktelseserklæring - fylles ut/signeres av underleverandør, hvis aktuelt

6 Side 6 av 12 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Oppdragsgiveren vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Tilbudsevaluering Uke 3-4/2015 Tildeling av rammeavtale Kontraktssignering Sosialt og etisk ansvar Innledning Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen, jfr. vedlegg G Etisk egenerklæring. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Oppdragsgiver og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Taushetsplikt, habilitet og innsyn I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes om å informere Oppdragsgiver om en slik konflikt kan oppstå. Oppdragsgiveren betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Oppdragsgiveren er videre bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, også etter at denne er avsluttet. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 11. Dersom Leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 3.1 nedenfor. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova 29.

7 Side 7 av Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremkommer i vedlegg H Leverandørens samfunnsansvar. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres med skilleark iht. seksjonsnummer og denne malen: Seksjon nr. Dokumentasjon: 1 Jfr. punkt 4.1: Tilbudsbrev (Del 1 vedlegg A) - Signert tilbudsbrev av bemyndiget representant for virksomheten som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. 2 Jfr. punkt 4.2: «Obligatoriske krav» - Iht. dokumentasjonskrav. 3 Jfr. punkt 4.3: «Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling» - Iht. dokumentasjonskrav. - Del 2 vedlegg K Morselskapsgaranti, utfylt og signert av morselskap (hvis aktuelt) 4 Jfr. punkt 4.4: «Leverandørens økonomiske og finansielle stilling» - Iht. dokumentasjonskrav. 5 Jfr. punkt 4.5: «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» - Iht. dokumentasjonskrav. 6 Jfr. punkt 5: «Pris» - Prismatrise i Del 2 vedlegg B-1 utfylt av Leverandør. 7 Jfr. Del 2 vedlegg E Kravspesifikasjon: - Matrise i vedlegget utfylt av Leverandør. 8 Jfr. Del 2 vedlegg F Underleverandører: - Opplisting av underleverandører som vil bli benyttet for leveranser og gjennomføring under rammeavtalen. 9 Jfr. punkt 2.2.2: Taushetsbelagt informasjon (hvis aktuelt) 10 Jfr. punkt 3.8: Forbehold (hvis aktuelt) 11 Jfr : Forpliktelseserklæringer (hvis aktuelt) - Del 2 vedlegg N, utfylt og signert av «støtteforetak».

8 Side 8 av Annen relevant informasjon (hvis relevant) 3.2 Tilbudsformat Innbinding og språk 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal pakkes og leveres i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Tilbud: Hørselvern formstøpte ørepropper og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på norsk Antall kopier Tilbudet skal leveres i to stk. originalkopier. I tillegg skal en elektronisk versjon av tilbudet på minnepinne eller CD-/DVD-ROM vedlegges tilbudet. Papirversjon har forrang foran elektronisk versjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Ringpermene med tilbud skal være forsvarlig pakket i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud: Hørselvern formstøpte ørepropper På baksiden: Leverandørens returadresse 3.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til følgende postadresse: FLO/ Forsyning / DAA / Seksjon for Felles og støttesystemer Att: Øivind Molvær Postboks Kjeller Leveringssted for tilbud Dersom det er uttrykkelig avtalt på forhånd med merkantil saksbehandler, kan tilbud alternativt overleveres personlig på Oppdragsgivers besøksadresse mellom kl , mandag fredag: FLO/ Forsyning / DAA / Seksjon for Felles og støttesystemer Att: Øivind Molvær

9 Side 9 av 12 Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Mobiltelefon: / E-post: omolvar@mil.no - kopi til gkaltenborn@mil.no 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiveren i hende senest innen , kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til , kl Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Det presiseres at det heller ikke er åpning for å inngi parallelle tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Oppdragsgiver anbefaler Leverandør til å benytte sin rett til å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget innenfor den frist som er oppgitt i pkt. 1.3, i stedet for å inngi et tilbud med forbehold. Dersom Leverandør likevel ønsker å ta risiko med eventuelle forbehold, skal forbehold angis presist og klart slik at Oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold har for ytelsen, prisen eller andre forutsetninger i tilbudet. Eventuelle forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som eget vedlegg i tilbudet, jfr. punkt 3.1 Tilbudsstruktur. 3.9 Avvik fra minstekrav Avvik fra minstekrav kan medføre avvisning av tilbudet Retur av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere mottatte tilbud.

10 Side 10 av 12 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren skal i sitt tilbud legge ved et signert vedlegg A Tilbudsbrev (Del 1). Leverandøren må videre oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sitt tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres for de oppstilte kravene. Avvik fra kravene vil kunne medføre avvisning av Leverandør Forpliktelseserklæring e.l. Dersom Leverandør ønsker å støtte seg på et annet foretak for oppfyllelse av krav fastsatt i konkurransegrunnlaget, skal det vedlegges en signert forpliktelseserklæring eller tilsvarende dokumentasjon fra det foretaket som støtter leverandøren. Dette for å gi Oppdragsgiver tilstrekkelig dokumentasjon på at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos angitte foretak («støtteforetak»). Det skal fremkomme klart hvilket/hvilke kvalifikasjonskrav i konkurransegrunnlaget foretaket vil støtte Leverandøren på. Dette gjelder selv om det støttende foretaket er i samme konsern som Leverandøren. Leverandører kan benytte Del 2 Vedlegg N Forpliktelseserklæring. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i vedlegg B (Del 1) skal fylles ut.

11 Side 11 av Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. For norske leverandører: Firmaattest. For utenlandske leverandører: Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap fra de siste to (2) år. For det tilfelle at Leverandør støtter seg på sitt morselskap for oppfyllelse av kravet, skal vedlegg K Morselskapsgaranti benyttes og legges ved tilbudet. Dersom Leverandøren må støtte seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon på at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos angitte foretak, f.eks. ved å fremlegge en signert forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene, eller annen tilsvarende dokumentasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger (f.eks. kredittvurdering eller finansanalyse) for å verifisere at Leverandøren har tilstrekkelig evne til å oppfylle kontrakten. 4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet for oppfyllelse av rammeavtalen. Leverandør skal kortfattet beskrive sin virksomhet med hensyn på historikk, organisering og eierforhold. Dersom Leverandøren må støtte seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon på at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos

12 Side 12 av 12 angitte foretak, f.eks. ved å fremlegge en signert forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene, eller annen tilsvarende dokumentasjon. Leverandøren skal ha tilfredsstillende rutiner/metoder i sin organisasjon for å sikre god kvalitet i produksjon og leveranser, herunder kvalitetskontroll og avvikshåndtering. Leverandør skal redegjøre for sine eksisterende kvalitetssikringsrutiner/-metoder som dokumenterer at kravet er oppfylt. 5 Tildelingskriterier og evaluering Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere, og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget (herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen), vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. For samtlige tildelingskriterier benyttes det en skala for score Score 10 gis til beste tilbud, og konkurrerende tilbud gis en forholdsmessig lavere score. Tildelingskriterier Vekt % 1. PRIS 75 % På tildelingskriteriet «Pris» vil Oppdragsgiver evaluere Leverandørens samlede pris tilbudt i vedlegg B-1 Prismatrise, under Priser standard. Leverandøren som tilbyr lavest samlet pris vil herunder få høyeste score. 2. LEVERINGSTID 25 % På tildelingskriteriet «Leveringstid» vil Oppdragsgiver evaluere Leverandørens tilbudte leveringstid (antall kalenderdager), jfr. Del 2 vedlegg E Kravspesifikasjon, punkt 18. Maksimum leveringstid på 42 kalenderdager skal ikke overskrides, jfr. punkt 18 i Del 2 vedlegg E Kravspesifikasjon. Det er mulig å tilby kortere leveringstid enn angitt krav. Leverandør skal fylle inn sin tilbudte leveringstid i egen kolonne «Leverandørens beskrivelse» i vedlegg E (punkt 18). Leverandøren som tilbyr kortest leveringstid vil herunder få høyeste score.