FORESPØRSEL FSP FLO-IKT/2007/009 DEL 1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 FORESPØRSEL FSP FLO-IKT/2007/009 DEL 1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Anskaffelsens formål Kunngjøring av anskaffelsen Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN Fremdriftsplan Frister ANSKAFFELSESPROSEDYRE PREKVALIFISERING VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET KRAV TIL TILBYDER/KVALIFIKASJONSKRAV Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til Sikkerhetsavtale FREMSENDELSE AV KOMPLETT KONKURRANSEGRUNNLAG KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av forespørselen KRAV TIL BESVARELSEN Besvarelsens struktur Språk Innbinding, merking og antall kopier Adresse og leveringssted for besvarelsen TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER BEHANDLING AV BESVARELSENE Åpning av besvarelsene Avvisning av besvarelsene Retur Fortrolig behandling av informasjon... 9 Vedlegg; Se vedleggsliste, sluttnote side 9. Side 2 av 9

3 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å dekke Forsvarets herunder FLO/IKTs behov for vedlikehold og service av utstyr tilhørende Silo-, Luke- og Elevatorsystem for radarsystemet SINDRE II, jf Del 2 - Krav til leveransen. 1.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen ble sendt til Doffin-databasen for kunngjøring Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder administrative regler (dette dokumentet) med utdypende og supplerende kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskravene er oppdelt i minimumskrav som må være oppfylt for at tilbyder skal være kvalifisert til å delta i konkurransen, og vurderingsmomenter som FLO/IKT legger til grunn for å avgjøre hvilke kvalifiserte leverandører som skal inviteres til å inngi tilbud. 2 Frister og fremdriftsplan 2.1 Fremdriftsplan Forsvaret planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Dato/tidspunkt: Aktivitet: a) Kunngjøring b) , innen kl 12:00 Frist for mottakelse av besvarelsen, ref art under. c) 2007, Uke Vurdering av tilbyderne. Inngåelse av sikkerhetsavtale med kvalifiserte tilbydere. d) 2007, Uke Invitasjon til å delta videre i konkurransen. e) 2007, Uke 51 Tilbudsfrist f) 2008, Uke 1-2 Evaluering av tilbud g) 2008, Uke 3-4 Kontraktinngåelse Utsendelse av komplett konkurransegrunnlag, med en fullstendig beskrivelse og krav til leveransen Side 3 av 9

4 2.2 Frister Frist for innlevering av besvarelse Besvarelsen med dokumentasjon for prekvalifisering skal være FLO/IKT i hende seneste , innen kl. 12:00. 3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er vurdert til å være unntatt LOA, jf EØS-avtalens art. 123, av beredskapshensyn, da anskaffelsen omfatter kjøp av tjenester som er uunnværlig for forsvarsformål. Lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA) 3 unntar med hjemmel i ovennevnte lov slike anskaffelser. Etter forskriftens (FOA) 1-3 (2) litra a får forskriften ikke anvendelse på kontrakter som kan unntas i henhold til EØS-avtalens artikkel 123. Anskaffelsen kunngjøres nasjonalt og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse etter alminnelige anbudsrettslige prinsipper. Med denne kunngjøringen fremsendes kun et forenklet konkurransegrunnlag. FLO/IKT vil fremsende komplett konkurransegrunnlag, med en fullstendig beskrivelse og krav til leveransen til de interessenter som inviteres til å delta videre i konkurransen. 4 Prekvalifisering FLO/IKT vil prekvalifisere leverandørene i samsvar med de kvalifikasjonskrav som er angitt i kunngjøring og artikkel 6 under. FLO/IKT vil invitere minimum 3 og maksimum 5 leverandører til å delta i den videre konkurransen. 5 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlagt følger orientering til Tilbyder om Varsomhet, taushetsplikt og habilitet A, jf Vedlegg A. 6 Krav til tilbyder/kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav til tilbyder er også angitt i kunngjøringens punkt III 2). Kriteriene som angitt i kunngjøringens punkt III 2) må være oppfylt for at tilbyder skal kunne anses som kvalifisert for å delta i konkurransen. 6.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Det må leveres inn skatteattest (RF-1244 B) utstedt av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til skatter. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres. (Skatteattest for skatt). Merkes som Vedlegg nr. 1 i besvarelsen. Det må leveres inn attest (RF-1244) utstedt av skattefogden i vedkommende fylke som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til MVA. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres. (Skatteattest for mva) Merkes som Vedlegg nr. 2 i besvarelsen. Side 4 av 9

5 Det må leveres inn HMS-egenerklæring B for Helse, miljø og sikkerhet, jf Vedlegg B. Alle tilbydere skal fremlegge egenerklæring om at de oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres. (HMSegenerklæring). Merkes som Vedlegg nr. 3 i besvarelsen. Det må leveres inn Attest for registrering i Foretaksregistret i Brønnøysund. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres. (Firmaattest) Merkes som Vedlegg nr. 4 i besvarelsen. 6.2 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Fremleggelse av foretakets årsregnskap. Tilbyder må fremlegge komplett årsregnskap inkludert styre- og revisjonsberetning. Ved negative bemerkninger i revisjonsberetningen, som kan ha betydning for tilbyderens evne til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, vil tilbyder ikke være kvalifisert til å delta i konkurransen. Merkes som Vedlegg nr. 5 i besvarelsen. 6.3 Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanser Tilbyder må dokumentere erfaring og kompetanse på oppdrag av samme art som denne forespørselen beskriver. Beskrivelse av minimum 3 relevante oppdrag med opplysning om omfang/pris, varighet og referanse (inkludert telefonnummer hvor kontaktperson kan nås) skal oppgis. Merkes som Vedlegg nr. 6 i besvarelsen. For å være kvalifisert til å delta videre i konkurransen må tilbyder ha minst 1 relevant oppdrag/referanse. I tillegg til relevans vil referansene bli vurdert i henhold til om den aktuelle oppdragsgiver er fornøyd med leveransen eller ikke. Ved negative bemerkninger, som kan ha betydning for leverandørens evne til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, vil leverandøren ikke være kvalifisert til å delta i konkurransen. Vurderingsmomenter: Dersom flere enn 5 kvalifiserte tilbydere ønsker å delta i konkurransen, jf. artikkel 4 over, vil FLO/IKT benytte oppgitte referanser som grunnlag for utvelgelse av hvilke tilbydere som vil bli invitert til å delta videre i konkurransen. I så fall vil alle referansene telle med i evalueringen Sikkerhetsklarering Ved oppstart av arbeidet er Leverandøren ansvarlig for at personell og eventuelle underleverandører som er involvert i vedlikeholdsarbeidet, minimum skal være sikkerhetsklarert for HEMMELIG og NATO SECRET, i henhold til kapittel 6 i Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. For å være kvalifisert til å delta videre i konkurransen må tilbyder i denne besvarelsen fremlegge en bekreftelse på at krav til sikkerhetsklarering i henhold det ovenstående er eller vil bli innfridd før oppstart av vedlikeholds- og servicearbeidet. Se Vedlegg C, Personellopplysningsblankett C, for nærmere informasjon om de krav som må være innfridd for at personer skal kunne bli sikkerhetsklarert. Merkes som Vedlegg nr. 7 i besvarelsen. Side 5 av 9

6 6.3.3 Kvalitetssikringssertifikat Tilbyder må fremlegge kopi av kvalitetssikringssertifikat ISO-9001:2000, eller tilsvarende. Merkes som Vedlegg nr. 8 i besvarelsen Sertifisering Tilbyder må fremlegge kopi av sertifiseringsbevis som godkjent elektroinstallatør. Merkes som Vedlegg nr. 9 i besvarelsen. 6.4 Krav til Sikkerhetsavtale Det komplette konkurransegrunnlag er sikkerhetsgradert BEGRENSET. Før FLO/IKT kan utlevere dokumenter med sikkerhetsgradering BEGRENSET må FLO/IKT inngå en sikkerhetsavtale med tilbyder i henhold til Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste 27. For at FLO/IKT skal kunne inngå en sikkerhetsavtale med tilbyder må i første omgang kravene som angitt i artikkel 6.1 til 6.3 være oppfylt. Videre skal FLO/IKT treffe en beslutning på om det kan inngås av en sikkerhetsavtale med tilbyder, under kriteriene som er angitt i Vedlegg D Utlevering av Begrenset til leverandør D. En sikkerhetsavtale mellom FLO/IKT og tilbyder må være inngått for at tilbyder skal anses som kvalifisert for videre deltagelse i konkurransen. 7 Fremsendelse av komplett konkurransegrunnlag Det presiseres at kriteriene som er angitt i artikkel 6.1 til 6.3 over, må være oppfylt og dokumentert for at FLO/IKT skal kunne vurdere tilbyder som kvalifisert for å delta videre i konkurransen. En sikkerhetsavtale mellom FLO/IKT og tilbyder må i tillegg være inngått for at tilbyder skal anses som kvalifisert for videre deltagelse i konkurransen. FLO/IKT vil fremsende komplett konkurransegrunnlag, med en fullstendig beskrivelse og krav til leveransen til de interessenter som oppfyller kravene som er angitt i artikkel 6.1 til 6.4 over. 8 Kommunikasjon i tilbudsperioden 8.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå på norsk eller engelsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til FLO/IKTs kontaktpersoner, jf. artikkel 8.2 Kontaktpersoner. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere. Side 6 av 9

7 8.2 Kontaktpersoner Merkantil saksbehandler: Camilla Rukke Bryhn Telefon: Telefaks: E-post: Eller, Merkantil saksbehandler: Anne Elisabeth Langfoss Telefon: Telefaks: E-post: alangfoss@mil.no 8.3 Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Rettelser, suppleringer eller endringer av forespørselen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere som har meldt sin interesse for kunngjøringen på og lastet ned kunngjøringens vedlagte forespørselsdokumenter. 9 Krav til besvarelsen 9.1 Besvarelsens struktur Besvarelsen skal bestå av følgende deler; 1. Signert følgebrev i henhold til format i Vedlegg E, Svarbrev E. 2. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, jf. artikkel 6 over, skal vedlegges i rekkefølge som angitt i punkt 6 over. FLO/IKT ønsker ikke å motta informasjon ut over de angitte dokumenter. 9.2 Språk Besvarelsen skal være på norsk. 9.3 Innbinding, merking og antall kopier Innbinding, emballering og merking Besvarelsen skal være innbundet i permer med skilleark for hver del og hvert vedlegg Hver perm skal merkes med tilbyders navn, perm nummer og forespørselsnummer Arkene skal ikke stiftes Permene skal legges i dobbelt konvolutt/innpakning Besvarelsen skal merkes med: BESVARELSE PÅ FORESPØRSEL: FSP FLO-IKT/2007/009 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Side 7 av 9

8 9.3.2 Antall kopier og programvare format Besvarelsen skal fremsendes med to originaler. Besvarelsen skal også leveres på CD-ROM. Filene skal være lagret som MS Office eller PDF-format. Eventuelle andre formater må godkjennes av Forsvaret. 9.4 Adresse og leveringssted for besvarelsen Besvarelsen sendes til: Postadresse: Forsvarets logistikkorganisasjon/informasjonsog kommunikasjonstjenester (FLO/IKT) Att: Camilla Rukke Bryhn Leveranseoppfølging, Merkantilt kontor Postboks Bærum Postterminal Besvarelsen kan også leveres direkte til følgende adresse: Forsvarets logistikkorganisasjon/informasjonsog kommunikasjonstjenester (FLO/IKT) Att: Camilla Rukke Bryhn Leveranseoppfølging, Merkantilt kontor Kolsås Leir / Resepsjonen Rødskiferveien Kolsås 10 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av denne besvarelsen vil ikke bli refundert. Forsvaret er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. 11 Behandling av besvarelsene 11.1 Åpning av besvarelsene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av besvarelsene. Åpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra FLO/IKT. Åpningsprotokoll vil bli utarbeidet Avvisning av besvarelsene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise forsinkede, feilsendte eller mangelfulle besvarelser Retur Forsvaret vil ikke returnere fremsendte dokumenter. Side 8 av 9

9 11.4 Fortrolig behandling av informasjon Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. Alle opplysninger Forsvaret mottar vil bli behandlet som fortrolig informasjon, jf. forvaltingslovens 13. Vedleggsliste, sluttnote; A Vedlegg A Varsomhet, taushetsplikt og habilitet B Vedlegg B HMS-egenerklæring C Vedlegg C Personellopplysningsblankett D Vedlegg D Utlevering av Begrenset til leverandør E Vedlegg E Svarbrev Side 9 av 9