FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Innkjøpskontor Felles og Støtte

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 9 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på kopimaskiner til FLO FORSYNING TRANSPORT FN NATO Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL LEVERANDØR LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører HMS EGENERKLÆRING LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ ADRESSE FOR LEVERANSEN/TJENESTELEVERANSE AVTALENS OMFANG OG VARIGHET VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR PRIS FAKTURA OVERFØRING AV RISIKO REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN EVALUERING AV TILBUD OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN EVALUERING TILDELINGSKRITERIUM TOTALPRIS 100 % ETISK EGENERKLÆRING... 9

3 FORESPØRSEL: Side 3 av 9 9 VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 9

4 FORESPØRSEL: Side 4 av 9 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Forsvaret ved FLO FORSYNING TRANSPORT FN NATO av har til hensikt å inngå avtale om leasing av 4 stk nye farge kopimaskiner («korridormodell») og 2 stk nye sort/hvit kopimaskiner («bordmodell»). Alle maskiner skal være inkludert serviceavtale. Maskinene skal benyttes til kopiering, skanning, samt fax av ugraderte dokumenter på kontor og lager. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Kravspesifikasjon A Vedlegg B Alminnelige avtalevilkår B Vedlegg C Mal for HMS-egenerklæring C Vedlegg D Etisk egenerklæring D Vedlegg E Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg F Tilbudsbrev F Vedlegg G Prismatrise G 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsens verdi anslås til å være omlag NOK ,- eks mva basert på historiske tall, og forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II kommer således til anvendelse, jf. forskriftens del I 2-1 (2). Anskaffelsen vil overstige nasjonal terskelverdi, og vil følgelig bli utlyst i Doffin. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. forskriftens del II Krav til leverandør 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 2.2 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1316) utstedt av skatteetaten for: - merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift Skjemaet må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, vedlegg C. 3 Leveringsomfang 3.1 Forsvaret ber om tilbud på 4 stk nye farge kopimaskiner («korridormodell») og 2 stk nye sort/hvit kopimaskiner («bordmodell») i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, se vedlegg A. 3.2 Adresse for leveransen/tjenesteleveranse Materiellet skal leveres montert og klargjort for bruk på: FLO FORS Trans FN NATO Gardermoen militære flyplass Flystasjonsveien Gardermoen 3.3 Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler leasing av vare. Avtalen løper fra tidspunkt for levering av varen og har en varighet på 60 måneder fra dato for leveringstidspunktet. Avtalen omhandler også service og vedlikehold. Servicebetingelser skal inkludere alle forbruksartikler som toner, deler, arbeidstid og kjøring, eksklusive papir og stifter.

6 FORESPØRSEL: Side 6 av 9 4 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget og vedlegg A, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen. 4.2 Spesielle vilkår - leveringstid Kopimaskinene skal være levert og montert snarest mulig etter avtaleinngåelse og senest innen starten av februar Pris Pris skal oppgis for seks komplette maskiner, eks mva. Leasingpris oppgis pr. måned, med kvartalsvis innbetaling eks mva. Det skal også oppgis servicekostnader per klikk for farge og for sorthvit eks mva. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, også frakt og montering. Priser oppgis i prismatrise, vedlegg G. 4.4 Faktura Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Faktura skal være netto pr 30 dager etter kontrasignert innkjøpsordre og leveranse av godkjente kopimaskiner. 4.5 Overføring av risiko Risiko for varen går over på oppdragsgiver i det øyeblikket varen er levert, se forøvrig vedlegg B. 5 Regler for anskaffelsen 5.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 23. oktober 2015 Tilbudsfrist 02. desember 2015 kl.12:00 Åpning av tilbud/kvalifisering 02. desember 2015 etter kl.12:00 Tildeling/meddelse 04. desember Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest klokken 12: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til klokken 12:00.

7 FORESPØRSEL: Side 7 av Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Elise Christiansen Telefon: Mobil: E-post: echristiansen@mil.no 5.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. "Forespørsel " skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. 5.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler frem til 25. november Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. vedlegg F. 2 Firmaattest, jf. punkt Skatteattest og HMS erklæring, jf. punkt 2.2 og Utfylt prismatrise, jf. vedlegg G 5 Utfylt vedlegg A 6.2 Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i én original. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-rom eller minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudet skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 6.3 nedenfor og Tilbud på

8 FORESPØRSEL: Side 8 av Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/STAB/ØS/DA seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Elise Christiansen Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/STAB/ØS/DA seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Elise Christiansen Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 6.5 Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. Alternative tilbud vil bli avvist. 6.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i dette dokumentet og i vedlegg A. Eventuelle vesentlige forbehold og avvik fra de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering.

9 FORESPØRSEL: Side 9 av 9 7 Evaluering av tilbud og avslutning av konkurransen 7.1 Evaluering Kontrakt tildeles leverandøren som har levert tilbudet med lavest pris, se punkt 7.2. Ved evalueringen vil det bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score og blir gitt tilbudet med lavest totalpris. Øvrige tilbud får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 7.2 Tildelingskriterium Totalpris 100 % Pris blir evaluert ut fra en sammenstilling av servicepris per klikk for farge og per klikk for sorthvit for alle maskinene, samt leasingkostnader per måned for alle maskinene. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, se punkt 4.3. Prismatrise i vedlegg G skal fylles ut. For to av de større kopimaskinene («korridormodell») er det et estimert årlig forbruk på: klikk/år - farge klikk/år sorthvit For ytterligere to av de større kopimaskinene («korridormodell») er det et estimert årlig forbruk på: klikk/år - farge klikk/år sorthvit For de to mindre kopimaskinene («bordmodell») er det et estimert årlig forbruk på: klikk/år - sorthvit 8 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref. vedlegg D. 9 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 10 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Kravspesifikasjon B Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår C Vedlegg: Mal for HMS-egenerklæring D Vedlegg: Etisk egenerklæring E Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet F Vedlegg: Tilbudsbrev G Vedlegg: Prismatrise