FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelser Innkjøpskontor Felles og Støtte

Transkript

1 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelser Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på danseundervisning til Krigsskolen Forespørsel

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING BAKGRUNN ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ FØLGENDE/BESKRIVELSE AV TJENESTEN SOM SKAL LEVERES Omfang ADRESSE FOR LEVERANSEN/TJENESTELEVERANSE AVTALENS OMFANG OG VARIGHET KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN OBLIGATORISKE KRAV LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ETISK EGENERKLÆRING ABSOLUTTE KRAV TIL YTELSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING EVALUERING TILDELINGSKRITERIER Pris 25 % Kvalitet 75 % REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON FRIST FOR SPØRSMÅL TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET Postadresse Leveringsadresse TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Oppstart Evaluering Pris Prisregulering Faktura Overføring av risiko VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 10

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Krigsskolen (KS) er lokalisert på Linderud i Oslo og er Hærens skole for grunnleggende offisersutdanning (GOU). Profesjonsutdanningen som også gir en bachelor innenfor ulike fagfelt, har bl.a. stort fokus på holdning, etikk og ledelse (HEL). Kurset takt og tone skal være et selvstendig kurs som skal bidra til å skape en bredere kunnskap og forståelse av hva det vil si å være offiser i andre settinger enn krise og krig. I hovedsak går dette ut på å kjenne til de skrevne og uskrevne regler og normer som gjelder for Forsvaret og i samfunnet for øvrig. Takt og tone-kurset ses på som en del av Krigsskolens helhetlige lederutvikling. Kurset er bygd opp med en todeling, der del én inneholder teoretiske leksjoner, og del to består av praktisk danseopplæring. Målsettingen med kurset er å gi kadettene: Kjennskap til sosiale og historiske forventninger til offiserens offisersrollen i nasjonale og internasjonale fora. Kjennskap til uskrevne regler og forventet adferd i selskapslivet og ved representasjon Kjennskap til bruk av antrekk og uniformer til forskjellige anledninger Kjennskap til menyoppsett Grunnleggende ferdigheter i de vanligste selskapsdanser (denne anskaffelsen) 1.2 Anskaffelsens formål Hovedmålet med anskaffelsen er å inngå avtale med en kompetent aktør som kan tilby kadettene opplæring i tradisjonsrik og moderne dans med tilhørende historikk og anvendelsesområder. Kurset skal bidra til å utvikle trygghet i kadettens opptreden som offiser i formelle og uformelle sammenhenger, hvor hovedfokuset ligger i det å bygge en stolthet ovenfor sitt yrkesvalg og sin profesjon som offiser. 1.3 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Absolutte krav A Vedlegg B Alminnelige avtalevilkår B Vedlegg C Prismatrise C Vedlegg D Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet D Vedlegg E Etisk egenerklæring E Vedlegg F Tilbudsbrev F 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil overstige nasjonal terskelverdi, og vil dermed bli utlyst i DOFFIN. Anskaffelsens verdi anslås til ikke å overstige NOK ,- eks mva og gjennomføres dermed som en åpen anbudskonkurranse, jf Forskrift om offentlig anskaffelse Del II 5-1.

4 2 Leveringsomfang Krigsskolen ønsker at kadettene skal utdannes i moderne og tradisjonsrik dans, men at antall danser begrenses til et absolutt minimum slik at kadettene kan mestre et lite antall danser meget godt og huske dem i lang tid. Undervisningen må derfor som et minimum omfatte: Swing Vals (langsom) Samba Salsa Polonese 2.1 Forsvaret ber om tilbud på følgende/beskrivelse av tjenesten som skal leveres Forsvaret ber om tilbud på danseundervisning for en periode på 2 år, med opsjon på årlig forlengelse i ytterligere 2 år (2+1+1) Omfang Elevkullene med kadetter varierer fra år til år og fra et semester til neste. I gjennomsnitt er kullenes størrelse 30 kadetter på vårsemestret og i overkant av 60 på høstsemestret. Sistnevnte kull må derfor deles i to. I vårsemesteret gjennomføres undervisningen over 6 uker med 1 kveld pr uke, 2x1,5 time pr kveld (3 timer totalt pr kveld). To like gjennomføringer hver kveld gruppen blir delt i to slik at det ikke skal bli for mange i hver Én gruppe danser mens den andre har teori, deretter bytte etter 1,5 t. I høstsemesteret gjennomføres undervisningen over 6 uker med 2 kvelder pr uke, 2x1,5 time pr kveld (3 timer totalt pr kveld). To like gjennomføringer hver kveld gruppen blir delt i to slik at det ikke skal bli for mange i hver Én gruppe danser mens den andre har teori, deretter bytte etter 1,5 t. Tidligere har vi hatt flere gjennomføringer på høsten, men Krigsskolens Grunnleggende Offiserskurs (KSGOK - tidligere KSKVK) gjennomføres kun i vårsemesteret. Derfor er det kun to gjennomføringer på høsten og ikke tre som tidligere VÅR: HØST: 2018 VÅR: HØST: 6 uker, 1kveld pr uke, 2x1,5 time pr kveld 6 uker, 2 kvelder pr uke, 2x1,5 time pr kveld 6 uker, 1kveld pr uke, 2x1,5 time pr kveld 6 uker, 2 kvelder pr uke, 2x1,5 time pr kveld I tillegg kommer opsjonene på årlig forlengelse av avtalen i inntil ytterligere 2 år: 2019 VÅR: HØST: 2020 VÅR: HØST: 6 uker, 1kveld pr uke, 2x1,5 time pr kveld 6 uker, 2 kvelder pr uke, 2x1,5 time pr kveld 6 uker, 1kveld pr uke, 2x1,5 time pr kveld 6 uker, 2 kvelder pr uke, 2x1,5 time pr kveld 2.2 Adresse for leveransen/tjenesteleveranse Skolen stiller selv med lokaler for gjennomføring av undervisningen. Undervisningen skal finne sted i den gamle Krigsskolen som er lokalisert i Tollbugaten 10, Oslo Sentrum.

5 2.3 Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler årlig kjøp av danseundervisning for en periode på to år, og vil være fullbyrdet etter siste leveranse med etterfølgende oppgjør. Ved utløsning av opsjon på forlengelse vil avtalens omfang og varighet endres tilsvarende. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandøren Kvalifikasjonskravene er absolutte krav til leverandøren, og må tilfredsstilles for at tilbudet skal komme med i betraktning. Leverandører som ikke tilfredsstiller disse kravene vil altså bli avvist fra konkurransen. 3.1 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1316) utstedt av skatteetaten for merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal han en god økonomi og finansiell stilling DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal fremlegge kredittvurdering av leverandøren som ikke er eldre enn 6 måneder. Vurderingen skal være utferdiget av uavhengig aktør som til vanlig tilbyr kredittvurdering av selskaper. Resultatet av kredittvurderingen skal fremkomme som en gradert verdi (bokstaver eller tall) mot en definert skala. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. 3.4 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, jf. vedlegg E. 4 Absolutte krav til ytelsen Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i Vedlegg A. Å utelate oppfyllelse av de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning.

6 5 Tildelingskriterier og evaluering 5.1 Evaluering Avtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene i punkt 5.2. Ved evalueringen vil det på alle tildelingskriteriene bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 5.2 Tildelingskriterier Forsvaret vil tildele kontrakt til tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor Pris 25 % Prismatrisen i vedlegg C skal fylles ut og legges ved tilbudet. Priskriteriet vil være en sammenstilling av fastpriselementene som anført i prismatrisen Kvalitet 75 % Kvalitetskriteriet er operasjonalisert i de vektede underkriteriene nedenfor Pedagogiske evner og formidlingsevne og undervisningsopplegg 30 % Under dette kriteriet vil det legges vekt på pedagogisk evner og formidlingsevne. Dette omfatter dyktighet i planlegging, gjennomføring og vurdering av undervisning. Dette kan dokumenteres gjennom å legge fram referanseuttalelser fra minimum 3 lignende oppdrag fra de siste to år. Referansene må gjelde personen(e) som skal utføre oppdraget. Videre må det legges ved en beskrivelse av hvordan undervisningsopplegget er tenkt gjennomført. Maks 1 A4-side Fleksibilitet når det gjelder faggjennomføring og studieplanutvikling 25 % Under dette kriteriet vil det legges vekt på tilbyderens fleksibilitet i endringer underveis. Dette kan være for eksempel endring i danseform eller i planen som er satt opp. Dokumenteres ved å legge ved en beskrivelse av fleksibilitet ift gjennomføring. Kan underbygges ytterligere ved at referanseuttalelsene også omfatter dette Kompetansebeholdning/fagmiljø som knyttes til gjennomføringen 20 % Under dette kriteriet vil det legges vekt på tilbyderens samlede kunnskaper, ferdigheter, evner innenfor eget fagmiljø. Dokumenteres ved å legge ved CV og kopier av kursbevis og vitnemål som viser erfaring og formalkompetanse innen fagområdet. Ved behov vil også referanseuttalelsene benyttes til å bedømme dette. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt.

7 6 Regler for anskaffelsen 6.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst Tilbudsfrist kl 1200 Åpning av tilbud/kvalifisering Evaluering av tilbud Uke 4 og 5, 2017 Tildeling/meddelelse Klagefrist Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest klokken Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler 1: Hans-Petter Aamodt Telefon: / (ikke SMS) E-post: hpaamodt@mil.no 6.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. «Forespørsel » skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal foregå på norsk. Dette inkluderer også tilbudet. 6.4 Frist for spørsmål Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler frem til Tilbudet 7.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. Vedlegg F. 2 Skatteattest, jf. punkt Kredittvurdering, jf. punkt 3.2

8 4 Firmaattest, jf. punkt Kort overordnet beskrivelse av virksomheten, jf. punkt Signert versjon av etisk egenerklæring, jf. vedlegg E 7 Utfylt versjon av Absolutte krav, jf. vedlegg A 8 Referanseuttalelser Beskrivelse av hvordan tilbyderen har planlagt å løse oppdraget, med særlig fokus på de kvalitative tildelingskriteriene i punkt Signert pristilbud, jf. Vedlegg C 10 Eventuelle forbehold og avvik 11 Angivelse av hva i tilbudet som betraktes som forretningshemmeligheter, jf. seksjon 8 og 9 ovenfor 7.2 Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originaler i papirformat i to separate ringpermer (eller tilsvarende). En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på USB minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel lukket konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud ÅPNES KUN AV ADRESSAT På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt nedenfor. 7.3 Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO DA - seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Hans-Petter Aamodt Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag, når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler:

9 FLO DA, seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Hans-Petter Aamodt Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 7.5 Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. 7.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. 7.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 7.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering. 8 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 8.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget og vedlegg A Absolutte krav, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen. 8.2 Spesielle vilkår Oppstart Leverandøren skal være klar til oppstart til vårsemesteret Oppstartstidspunkt avtales med Krigsskolen etter kontraktsinngåelse Evaluering Evaluering av den enkelte kadett skjer fortløpende. Det skal ikke gjennomføres noe eksamen eller produseres skriftlig evaluering per kadett. Rettledning og justering skal skje underveis i kurset slik at alle kadettene er på tilfredsstillende nivå ve kurset slutt. Evalueringen av danseutdanningen vil gjøres av instruktører og kadettene selv. Danselærer vil få tilbakemelding på opplegget underveis og ved kurset slutt. Det presiseres i denne forbindelse at man legger opp til en prøvetid tilsvarende ett kurs varighet. Ved prøvetidsutløp kan kontrakten brytes.

10 8.2.3 Pris Pris skal oppgis i NOK, eks mva. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter Prisregulering Ingen prisjustering under avtalens to første år. Deretter vil det være anledning til årlig justering i samsvar med konsumprisindeksen ved eventuelle utløsning av opsjoner om forlengelse av avtalen. Denne justeringen gjøres med utgangspunkt i dato for kontraktsinngåelse Faktura Prisen skal være inkludert alle kostnader, inkludert eventuell reise og opphold. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Betalingsfristen skal være netto pr 30 dager etter leveranse av godkjent tjeneste, faktura og kontrasignert innkjøpsordre Overføring av risiko Risiko for tjenesten går over på kjøper i det øyeblikket tjenesten er avsluttet, se forøvrig blankett Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 10 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Absolutte krav B Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår C Vedlegg: Prismatrise D Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg: Etisk egenerklæring F Vedlegg: Tilbudsbrev