FORESPØRSEL FSP FLO-IKT/2011/019 DEL 1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Regler for kvalifiseringen

Transkript

1 FORESPØRSEL FSP FLO-IKT/2011/019 DEL 1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Regler for kvalifiseringen Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Anskaffelsens formål Kunngjøring av anskaffelsen Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN Frister Tentativ fremdriftsplan ANSKAFFELSESPROSEDYRE PREKVALIFISERING VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET KRAV TIL TILBYDER/KVALIFIKASJONSKRAV Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav til tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til Sikkerhetsavtale FREMSENDELSE AV KOMPLETT KONKURRANSEGRUNNLAG KRAV TIL BESVARELSEN Besvarelsens struktur KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Innbinding, merking og antall kopier Adresse og leveringssted for besvarelsen TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER BEHANDLING AV BESVARELSENE Åpning av besvarelsene Avvisning av besvarelsene Retur Fortrolig behandling av informasjon... 9 Side 2 av 9

3 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å dekke Forsvarets herunder Forsvarets logistikkorganisasjon IKTkapasiteters (FLO IKT-kapasiteters) behov for Service og vedlikehold av utstyr tilhørende Silo-, Luke- og Elevatorsystem for radarsystemet SINDRE II, jf Del 2 - Krav til leveransen. 1.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen ble sendt til Doffin-databasen for kunngjøring Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder følgende deler: Del 1 - Administrative bestemmelser (dette dokumentet) Denne delen inneholder regler og frister for hvordan prekvalifiseringen skal gjennomføres, samt gir en oversikt over anskaffelsens kvalifikasjonskrav, og innehar følgende vedlegg: - Vedlegg A Varsomhet, taushetsplikt og habilitet - Vedlegg B HMS-egenerklæring - Vedlegg C Personopplysningsblankett - Vedlegg D Utlevering av Begrenset til leverandør - Vedlegg E Tilbudsbrev Kvalifikasjonskravene er oppdelt i minimumskrav som må være oppfylt for at tilbyder skal være kvalifisert til å delta i konkurransen, og vurderingsmomenter som FLO IKT-kapasiteter legger til grunn for å avgjøre hvilke kvalifiserte leverandører som skal inviteres til å inngi tilbud. Del 2 Krav til leveransen Denne delen inneholder en overordnet beskrivelse av de tekniske krav til leveransen. Fullstendig kravspesifikasjonen for dette service- og vedlikeholdsoppdraget er gradert BEGRENSET. Fullstendig kravspesifikasjon kan således ikke fremsendes til interessentene før de er kvalifisert til å delta videre i konkurransen, jf. artikkel Frister og fremdriftsplan 2.1 Frister Frist for innlevering av besvarelse Besvarelsen med dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal være FLO IKTkapasiteter i hende senest 14. september 2011, innen kl. 12:00. Side 3 av 9

4 2.2 Tentativ fremdriftsplan Forsvaret planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Dato/tidspunkt: Aktivitet: a) Uke 34, 2011 Kunngjøring b) 6/9-2011, kl. 12 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget. c) 14/9-2011, kl. 12 Frist for innlevering av besvarelsen, ref art over. d) Uke 37-41, 2011 Vurdering av tilbyderne i forhold til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Inngåelse av sikkerhetsavtale med kvalifiserte tilbydere. e) Uke 41-42, 2011 Invitasjon til å delta videre i konkurransen. f) Uke 43, 2011 Befaring Utsendelse av komplett konkurransegrunnlag, med en fullstendig beskrivelse og krav til leveransen g) Uke 46, 2011 Frist for spørsmål før tilbud skal innleveres. h) Uke 47, 2011 Tilbudsfrist i) Uke 48/49, 2011 Evaluering av tilbud j) Uke 50-51, 2011 Kontraktinngåelse 3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er vurdert til å være unntatt LOA, jf EØS-avtalens art. 123, av beredskapshensyn, da anskaffelsen omfatter kjøp av tjenester som er uunnværlig for forsvarsformål. Lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA) 3 unntar med hjemmel i ovennevnte lov slike anskaffelser. Etter forskriftens (FOA) 1-3 (2) litra a får forskriften ikke anvendelse på kontrakter som kan unntas i henhold til EØS-avtalens artikkel 123. Anskaffelsen kunngjøres nasjonalt og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse etter alminnelige anbudsrettslige prinsipper. Med denne kunngjøringen fremsendes kun et forenklet konkurransegrunnlag for prekvalifisering av tilbydere. FLO IKT-kapasiteter vil fremsende komplett konkurransegrunnlag, med en fullstendig beskrivelse og krav til leveransen til de interessenter som inviteres til å delta videre i konkurransen. 4 Prekvalifisering FLO IKT-kapasiteter vil prekvalifisere tilbydere i samsvar med de kvalifikasjonskrav som er angitt i artikkel 6 under. FLO IKT-kapasiteter vil invitere 3 leverandører til å delta i den videre konkurransen. Dette er likevel ikke til hinder for at FLO IKT-kapasiteter inviterer færre leverandøren enn oppgitt i kunngjøringen, i tilfeller hvor det ikke foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. 5 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlagt følger orientering til tilbyder om Varsomhet, taushetsplikt og habilitet, jf Vedlegg A. Side 4 av 9

5 6 Krav til tilbyder/kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav til tilbyder er angitt i punkt 6.1 til 6.4 nedenfor. Samtlige kriterier må være oppfylt for at tilbyder skal kunne anses som kvalifisert for å delta i konkurransen. Tilbyder skal i sin besvarelse vedlegge dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. 6.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Det må leveres inn skatteattest (RF-1244 B) utstedt av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til skatter. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når besvarelsen leveres. (Skatteattest for skatt). Dokumentasjonskrav: Skatteattest for skatt skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr. 1. Det må leveres inn attest (RF-1244) utstedt av skattefogden i vedkommende fylke som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til MVA. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når besvarelsen leveres. (Skatteattest for mva). Dokumentasjonskrav: Skatteattest for mva skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr. 2. Det må leveres inn HMS-egenerklæring for Helse, miljø og sikkerhet, jf Vedlegg B. Alle tilbydere skal fremlegge egenerklæring om at de oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når besvarelsen leveres. (HMSegenerklæring). Dokumentasjonskrav: HMS-erklæring skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr. 3. Det må leveres inn Attest for registrering i Foretaksregistret i Brønnøysund. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når besvarelsen leveres. (Firmaattest). Dokumentasjonskrav: Firmaattest skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Fremleggelse av foretakets årsregnskap. Tilbyder må fremlegge komplett årsregnskap, for de tre siste år, inkludert styre- og revisjonsberetning. Ved negative bemerkninger i revisjonsberetningen, som kan ha betydning for tilbyderens evne til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, vil tilbyder ikke være kvalifisert til å delta i konkurransen. Dokumentasjonskrav: Foretakets årsregnskap skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalitetssystem Tilbyder skal ha implementert et hensiktsmessig kvalitetssystem basert på kjente metoder og standarder. Tilbyder må vedlegge en kortfattet beskrivelse av tilbyders kvalitetssystem. I beskrivelsen skal det oppgis hvilke metoder/standarder systemet bygger på, og hvilke kvalitetssertifiseringer som innehas. Beskrivelsen skal være på maksimum én A4-side. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av tilbyders kvalitetssystem skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr. 6. Side 5 av 9

6 6.3.2 Referanser Tilbyder skal ha erfaring og kompetanse fra vedlikeholdsoppdrag som omfatter både mekaniske, hydrauliske og elektriske systemer. Tilbyder skal i sin besvarelse legge ved minimum 2 relevante referanser som er sammenlignbare med leveransen i denne forespørselen. Referanser skal inneholde opplysning om oppdragets art, omfang/pris, varighet og oppdragsgivers navn. Dokumentasjonskrav: Referanser skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr. 7 Vurderingsmomenter: Dersom flere enn 3 tilbydere er kvalifisert til å delta i konkurransen, jf. artikkel 4 over, vil FLO IKT-kapasiteter benytte oppgitte referanser som grunnlag for utvelgelse av hvilke tilbydere som vil bli invitert til å delta videre i konkurransen. Alle oppgitte referanser i tilbydernes besvarelse vil således telle med i evalueringen Tilbyderne vil bli rangert etter antall relevante referanser. Det vil bli gitt poeng for hver ekstra relevant referanse utover minimumskravet. Videre vil det bli gitt poeng for referansenes relevans i forhold til denne forespørselen, herunder hva referanseoppdraget omfatter av mekaniske, hydrauliske og elektriske systemer Tilgjengelig personell Det er Leverandørens ansvar å utføre oppdraget med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. FLO IKT-kapasiteter krever likevel at tilbyder må kunne tilby en gruppe på minst 6 personer som sammen kan utføre oppdraget. Hvert team som deltar på utførelsen av oppdraget må kunne bestå av godkjent høyskoleingeniør, godkjent fagtekniker hydraulikk (dvs. fagtekniker med fagbrev som fagtekniker hydraulikk), godkjent elektriker (dvs. elektriker som innehar fagbrev elektriker) og montører. Tilbyder må videre kunne dokumentere i vedlagte CV-er at teammedlemmene innehar gode kunnskaper innen PLS (Programmerbare Logiske Styringer) og Reguleringsteknikk. Alle de nødvendige roller må ha mulige reservepersoner som kan tre inn i de avtalte oppdrag. Det er ikke krav til at alle personer deltar i arbeid som må utføres på stasjonene, det kan være tilstrekkelig at de er tilgjengelige på annen måte. Personer fra eventuelle underleverandører behandles som en del av teamet og skal dokumenteres med CV på samme måte. Totalt må derfor tilbyder tilby minimum 1 godkjent høyskoleingeniør, minimum 2 fagtekniker hydraulikk (dvs. fagtekniker med fagbrev som fagtekniker hydraulikk), 1 godkjent elektriker (dvs. elektriker som innehar fagbrev elektriker) samt montører og personer til utarbeidelse av dokumentasjon. Totalt 6 personer. Dokumentasjonskrav: Liste over personell avsatt til teamet og CV-er skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr Sertifisering Tilbyder må fremlegge kopi av sertifiseringsbevis som godkjent elektroinstallatør. Dokumentasjonskrav: Sertifikater skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr Sikkerhetsklarering Ved oppstart av arbeidet er Leverandøren ansvarlig for at personell og eventuelle underleverandører som er involvert i vedlikeholdsarbeidet, minimum skal være sikkerhetsklarert for HEMMELIG og NATO SECRET, i henhold til kapittel 6 i Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. Side 6 av 9

7 For å være kvalifisert til å delta videre i konkurransen må tilbyder i denne besvarelsen fremlegge en bekreftelse på at krav til sikkerhetsklarering i henhold det ovenstående er eller vil bli innfridd før oppstart av service- og vedlikeholdsoppdraget. Se Vedlegg C, Personellopplysningsblankett, for nærmere informasjon om de krav som må være innfridd for at personer skal kunne bli sikkerhetsklarert. Dokumentasjonskrav: Bekreftelse på at krav om sikkerhetsklarering er eller vil bli innfridd skal fremlegges sammen med besvarelsen som Vedlegg nr Krav til Sikkerhetsavtale Det komplette konkurransegrunnlag er sikkerhetsgradert BEGRENSET. Før FLO IKT-kapasiteter kan utlevere dokumenter med sikkerhetsgradering BEGRENSET må FLO IKT-kapasiteter inngå en sikkerhetsavtale med tilbyder i henhold til Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste 27. For at FLO IKT-kapasiteter skal kunne inngå en sikkerhetsavtale med tilbyder må i første omgang kravene som angitt i artikkel 6.1 til 6.3 være oppfylt. Videre skal FLO IKT-kapasiteter treffe en beslutning på om det kan inngås av en sikkerhetsavtale med tilbyder, under kriteriene som er angitt i Vedlegg D Utlevering av Begrenset til leverandør. En sikkerhetsavtale mellom FLO IKT-kapasiteter og tilbyder må være inngått for at tilbyder skal anses som kvalifisert for videre deltagelse i konkurransen. 7 Fremsendelse av komplett konkurransegrunnlag Det presiseres at kriteriene som er angitt i artikkel 6.1 til 6.3 over, må være oppfylt og dokumentert for at FLO IKT-kapasiteter skal kunne vurdere tilbyder som kvalifisert for å delta videre i konkurransen. En sikkerhetsavtale mellom FLO IKT-kapasiteter og tilbyder, jf. artikkel 6.4, må i tillegg være inngått for at tilbyder skal anses som kvalifisert for videre deltagelse i konkurransen. FLO IKT-kapasiteter vil fremsende komplett konkurransegrunnlag, med en fullstendig beskrivelse og krav til leveransen til de interessenter (maks 3) som oppfyller kravene som er angitt i artikkel 6.1 til 6.4 over. 8 Krav til besvarelsen 8.1 Besvarelsens struktur Besvarelsen skal bestå av følgende deler; 1. Tilbyder skal returnere signert følgebrev, jf. Vedlegg E, Svarbrev. 2. Tilbyder skal i sin besvarelse vedlegge dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til artikkel 6 over. Dokumentasjonen merkes med vedleggsnummer som angitt i artikkel 6.1 til 6.3 over. Vær oppmerksom på at besvarelser som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene som angitt i artikkel 6 over ikke er kvalifisert til å delta videre i konkurransen. Side 7 av 9

8 9 Kommunikasjon i tilbudsperioden 9.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til FLO IKT-kapasiteters kontaktpersoner, jf. artikkel 9.2 Kontaktpersoner. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere. 9.2 Kontaktpersoner Merkantil saksbehandler: Camilla Rukke Bryhn Telefon: Feil! Autotekst-oppføring er ikke definert Telefaks: Feil! Autotekst-oppføring er ikke definert E-post: crbryhn@mil.no eller alangfoss@mil.no 9.3 Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Rettelser, suppleringer eller endringer av forespørselen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere som har meldt sin interesse for kunngjøringen på og lastet ned kunngjøringens vedlagte forespørselsdokumenter. 9.4 Innbinding, merking og antall kopier Innbinding, emballering og merking Besvarelsen skal være innbundet i permer med skilleark for hver del og hvert vedlegg Hver perm skal merkes med tilbyders navn, permnummer og forespørselsnummer Arkene skal ikke stiftes Permene skal legges i dobbel konvolutt/innpakning Besvarelsen skal merkes med: BESVARELSE PÅ FORESPØRSEL: FSP FLO-IKT/2011/019 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Antall kopier og programvare format Besvarelsen skal fremsendes i ett eksemplar. Besvarelsen skal også leveres på CD-ROM. Filene skal være lagret som MS Office eller PDF-format. Eventuelle andre formater må godkjennes av Forsvaret. Side 8 av 9

9 9.5 Adresse og leveringssted for besvarelsen Besvarelsen sendes til: Postadresse: Forsvarets logistikkorganisasjon IKT-kapasiteter Att: Camilla Rukke Bryhn, v/kontraktsavdelingen Postboks 11 Feil! Autotekst-oppføring er ikke definert. Besvarelsen kan også leveres direkte på hverdager mellom 8:00 og 15:00, etter avtale med saksbehandler, til følgende adresse: Forsvarets logistikkorganisasjon IKT-kapasiteter Att: Camilla Rukke Bryhn, v/kontraktsavdelingen Kolsås Leir / Resepsjonen Rødskiferveien Kolsås 10 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av denne besvarelsen vil ikke bli refundert. Forsvaret er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. 11 Behandling av besvarelsene 11.1 Åpning av besvarelsene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av besvarelsene. Åpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra FLO IKT-kapasiteter. Åpningsprotokoll vil bli utarbeidet Avvisning av besvarelsene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise forsinkede, feilsendte eller mangelfulle besvarelser Retur Forsvaret vil ikke returnere fremsendte dokumenter Fortrolig behandling av informasjon Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. Alle opplysninger Forsvaret mottar vil bli behandlet som fortrolig informasjon, jf. forvaltingslovens 13. Side 9 av 9