Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved. anskaffelse av: Heiser service og vedlikeholdsavtale

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved anskaffelse av: Heiser service og vedlikeholdsavtale CPV Oktober 2011

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Oppdeling av leveransen Underleverandører Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Offentlighet Krav til leverandøren Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Forbehold Vedlegg Konkurransegrunnlag Side 2 av 11

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Universitetet drifter og forvalter m 2 egne bygninger og ca m 2 leide arealer. Bygningsmassen har høy kvalitet når det gjelder arkitektur, materialbruk og detaljer. Mange av anleggene og enkeltbygningene har stor antikvarisk og kulturhistorisk verdi. Bygningene er bygget i et tidsspenn fra 1830 frem til i dag med den største andelen bygninger fra 1960/1970-tallet. ved UiO er ansvarlig for drift, vedlikehold og utvikling av universitetets bygninger, tekniske anlegg og utearealer. Universitetet søker tilbud på service og vedlikehold av UiOs heiser og tar sikte på å inngå avtale med en leverandør. I avtaleperioden som nå går ut, har avtalen omsatt ca. 3 mill. kr. årlig. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen TED , Doffin ref Oppdraget/Spesifikasjon Se spesifikasjon bilag 1 til avtaleforslag for ytterligere informasjon. 1.4 Oppdeling av leveransen Universitetet ønsker å inngå avtale med en leverandør. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. Dersom tilbyder ikke selv dekker de forespurte fagområder, oppfordrer UiO til samarbeid om leveransene. Tilbyder selv står ansvarlig for alle arbeider innenfor avtalen. Underleverandør må dokumentere sine kvalifikasjoner i tilbudet på samme måte som tilbyder selv. 1.5 Underleverandører Det er adgang til å benytte underleverandører. Universitetet forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. UiO vil kun forholde seg til leverandøren. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver har eksisterende avtaler med flere leverandører som kan få innvirkning på leveranser og ytelser i denne leveransen. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtalen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, tjeneste over EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Konkurransegrunnlag Side 3 av 11

4 Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Søknad om deltakelse i konkurransen og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin og TED Fast Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Fast Tilbudsfrist Fast Kontraktstildeling Estimat 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Øivind Martinsen innkjop@ta.uio.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 2.7 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Konkurransegrunnlag Side 4 av 11

5 3. Krav til leverandøren Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 3.1 Signert tilbudsbrev I tilbudsbrevet angis alle vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget. Eventuelle åpne poster i tilbudsskjema kommenteres. 3.2 Obligatoriske krav: Gjelder også underleverandører Manglende dokumentasjon av obligatoriske krav pkt til kan føre til avvisning av tilbud. Ved kontraktsinngåelse må valgt leverandør dokumentere rutiner i følge pkt Ordnede skatteforhold Krav: Ordnede skatteforhold. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig HMS arbeid Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal Ordnede forsikringsforhold Krav: Gyldig ansvarsforsikring Dokumentasjonskrav: Kopi av forsikringsattest Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Konkurransegrunnlag Side 5 av 11

6 3.2.5 Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Krav: Det kreves tilstrekkelig økonomisk grunnlag for oppfyllelse av kontrakten Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap vedlegges Tekniske og faglige kvalifikasjoner God erfaring fra tilsvarende rammeavtaler Krav: God erfaring fra tilsvarende rammeavtaler Dokumentasjonskrav: Oversikt over minimum 3 relevante serviceavtaler med minimum 25 heiser i samlekontrakt, tidspunkt for gjennomføring og navn på oppdragsgiver. Prosjektene må innholde de arbeidsoppgaver som er angitt i Bilag 4 Referanser.xlsx God gjennomføringsevne Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av tilsvarende oppdrag. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Det gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Ved bruk av underleverandører skal tidligere samarbeid mellom tilbyder og underleverandør dokumenteres Kapasitet Nødvendig kapasitet Krav: Nødvendig kapasitet Dokumentasjonskrav: Tilbyder må kunne dokumentere tilstrekkelig kapasitet for den oppdragsmengden som kan påregnes. Underleverandørers kapasitet kan inntas i dokumentasjonen Tillatelse til å utføre arbeidene Godkjenning i følge Plan- og bygningsloven Krav: Godkjenning i følge Plan- og bygningsloven Dokumentasjonskrav: Tilbyder dokumenterer sin godkjenning. Konkurransegrunnlag Side 6 av 11

7 Godkjenning andre godkjenninger Krav: Godkjent heisbedrift Dokumentasjonskrav: Tilbyder dokumenterer sin godkjenning Godkjenning lærlingebedrift Krav: Krav: Erklæring fra tilbyder om tilknytning til offentlig godkjente lærlingordninger som gjelder ved kontraktstildeling. Dokumentasjonskrav: Dokumentert tilknytning til lærlingeordning Koordinering Krav: Dokumentert samarbeid mellom tilbyder og underleverandører Dokumentasjonskrav: Tilbyder dokumenter eventuelle samarbeidsforhold mellom tilbyder og underleverandør Kontraktskrav Krav: Ved kontraksinngåelse må leverandøren ha rutiner for kildesortering og returordninger Dokumentasjonskrav: Leverandør dokumenter rutiner for kildesortering og returordninger for avfall. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist, jfr. FOA Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen: kl Tilbudet leveres i lukket konvolutt. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.4 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Lucy Smiths hus (tidl. Administrasjonsbygningen)8. et. Problemveien Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til. Universitetets postboks og e-post kan ikke benyttes. Konkurransegrunnlag Side 7 av 11

8 3.5 Merking Tilbud skal merkes: Tilbud Heiser service og vedlikeholdsavtale 3.6 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på leveranse som beskrevet i Avtaleforslag. Tilbudet skal leveres på minnestikke eller CD/DVD. Tilbudet skal være strukturert i mapper fra 1 til 7. Den enkelte mappe skal inneholde dokumenter som angitt nedenfor. Dokumenter skal leveres i pdf format. 1. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlagets pkt Avtaleforslaget utfylt på angitte steder 4. Prisskjema og Servicekontrakt - prismatrise utfylt 5. Dokumentasjon av tildelingskriterier, jfr. Konkurransegrunnlaget pkt Referanseliste som angir kontraktsperiode, antall heiser og kontaktperson. 7. Øvrig relevant dokumentasjon Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. Alle tilbydere må fylle ut Vedlegg 2 i avtaleforslaget på angitte steder. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 3 måneder, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 Konkurransegrunnlag Side 8 av 11

9 5. Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 5 er høyest og 0 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i vektet rekkefølge: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjon Evaluering Priser for leveransene 70 % Utfylt Bilag 2 Prisskjema og Bilag 3 Servicekontrakt Prismatrise (alle 6 ark) 40 % servicekontraktens priser 40 % timepriser dagtid 10 % Påslag 10 % Reisekostnader, overtid, utrykning og andre kostnader Prosjektgjennomføring 30 % Tilbyders organisasjon for gjennomføring av oppdragene ved UiO. Beskrivelse av tilgjengelige personalressurser og maskiner og utstyr som skal benyttes ved gjennomføring av oppdraget. Beskrivelse av Tilgjengelige Personalressurser og kompetanse. Dokumentasjon på kurs og opplæring av egne ansatte. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagte avtaleforslag. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot dette. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Konkurransegrunnlag Side 9 av 11

10 Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 6. Vedlegg HMS egenerklæring Avtaleforslag Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Prisskjema Bilag 3 Servicekontrakt Prismatrise Bilag 4 Reg. Skjema referanser Konkurransegrunnlag Side 10 av 11

11 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm that we have taken in consideration the legislation for health, environment and safety as pursuant of the secondary law about the working to rule for health, environment and safety (The instruction for internal control), prescribed by Royal resolution 6 December 1996 pursuant to the worker protection (Lov om arbeidervern) act of 4. February 1977 no. 4 and the health and safety at work act (Love om arbeidsmiljø mv.) of 17 June 2005 no We hereby accept that if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: Konkurransegrunnlag Side 11 av 11