Kvalifikasjonsgrunnlag 07. Januar 2014 Anskaffelse av nytt økonomi, personal og lønnssystem

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag 07. Januar 2014 Anskaffelse av nytt økonomi, personal og lønnssystem Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring

2 Innhold 1 Om oppdragsgiveren Regionssenteret for barn og unges psykiske helse (RBUP Øst og Sør) Oppdragsgivers kontaktperson Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter Om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens innhold Kontraktstype, varighet og omfang Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelse, endring og/eller supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget Alternative tilbud Deltilbud Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Retur av søknader Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet Krav til kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Formkrav og struktur Generelt Formkrav Innhold og struktur Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen Åpning av kvalifikasjonssøknader Side 2 av 17

3 8.2 Evaluering Antall tilbydere som vil bli invitert til å inngi tilbud Utskilling av overtallig kvalifiserte Avvisning av tilbydere Avlysning av konkurranse Meddelelse til avviste og overtallig kvalifiserte tilbydere Frist for begjæring om midlertidig forføyning Invitasjon til å levere tilbud Side 3 av 17

4 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Regionssenteret for barn og unges psykiske helse (RBUP Øst og Sør) Regionsenter for barn og unges psykiske helse Øst og Sør ble etablert i 1998 som det siste av fire regionale sentre i Norge. Vår region består av ti fylker, 186 kommuner og bydeler og vel barn og unge. De regionale kunnskapssentrene for barn og unges psykiske helse og barnevern (RBUP/RKBU) har som oppgave å bidra til kvalitetsutvikling i alle tjenester som arbeider med barn og unges psykiske helse, inkludert barnevern. Bedre tjenester betyr et bedre liv for barn og unge i Norge. RBUP Øst og Sør skal styrke arbeidet med barn og unges psykiske helse og barnevern. Vårt mål er å bidra til å utvikle, kvalitetssikre og forvalte kunnskap og kompetanse på alle sentrale områder i arbeidet med barn og unges psykiske helse. Vi driver kunnskaps- og kompetanseutvikling gjennom undervisning, forskning, utviklingsarbeid og informasjonsvirksomhet. RBUP Øst og Sør engasjerer om lag 90 årsverk. RBUP Øst og Sør holder til i Nydalen i Oslo, og er ett av fire regionsentre i Norge. For ytterligere informasjon vises det til Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: Navn: E-post: Ole-Erik Thornquist Ole-erik.thornquist@skill.no Side 4 av 17

5 2 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter Kvalifikasjonsgrunnlaget består i tillegg til dette dokumentet av følgende dokumenter: Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Innhold Mal søknadsbrev Mal egenerklæring HMS Mal egenerklæring vandel Mal egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår Mal attest/referanser Mal forpliktelseserklæring underleverandør og samarbeidspartnere Side 5 av 17

6 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver skal erstatte dagens økonomi-, personal- og lønns system, og ønsker i den anledning å tilknytte seg egnede leverandører. 3.2 Anskaffelsens innhold Anskaffelsen omfatter etablering av ny økonomi-, personal- og lønns plattform som skal understøtte organisasjonens arbeidsprosesser. Organisasjonen har behov for å effektivisere arbeidsprosesser, automatisere manuelle arbeidsoppgaver og innføre større grad av samhandling mellom medarbeiderne. Nåværende plattform er basert på DI systemer og egenutviklede løsninger i Notes. 3.3 Kontraktstype, varighet og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en leverandør basert på Statens standardavtaler, Driftsavtalen (SSA-D). Varighet av avtalen vil være 3 år + 1 år (opsjon). Anskaffelsens verdi er estimert til 1,5-4 MNOK i avtaleperioden. Estimatet er p.t. usikkert, da dette vil avhenge av pågående prosesskartlegging og gjennomføringen av opsjonene. Myndighetskrav og bevilgninger vil også kunne ha innvirkning på det endelige omfanget. Side 6 av 17

7 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( og i TED-databasen ( på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, jf. FOA 14-3 (1) bokstav c. Dette er en anskaffelsesprosedyre i tre trinn som innledes med denne kvalifikasjonsfasen. Alle interesserte tilbydere har mulighet til å søke om kvalifikasjon. Tre til fem utvalgte kvalifiserte tilbydere inviteres til å delta i tilbudsfasen. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring sendt for publisering i Doffin og TED 08. januar 2014 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 14. januar 2014 Kvalifikasjonsfrist 21. februar kl Evaluering kvalifikasjonssøknader Uke 9 Utsending av informasjon til avviste eller overtallige tilbydere 04. mars 2014 Utsendelse av konkurransegrunnlag 04. mars 2014 Tilbudsfrist 21. mars 2014, kl Tilbudsevaluering/forhandlinger runde april 04 mai 2014 Tilbudsfrist revidert tilbud 25. april 2014, kl Tilbudsevaluering/forhandlinger runde og 03. juni 2014 Tilbudsfrist siste og beste tilbud 03. og 04. juni 2014 Meddelelse om tildeling 06. juni 2014 Karensperiode utløp 20. juni 2014 Side 7 av 17

8 Signering kontrakt 20.juni 2014 Tilbudets vedståelsesfrist Tre måneder etter tilbudsfrist Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter kvalifikasjonsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. Opplysninger og oppdatert fremdriftsplan for tilbudsfasen vil gis i konkurransegrunnlaget. 4.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne kvalifikasjonssøknaden skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde for den senere tilbudsfasen. 4.5 Kommunikasjon Kommunikasjon i forbindelse med denne kunngjøringen skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktadresse som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. 4.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktadresse, jf. pkt Emnefeltet skal inneholde DH Kvalifikasjonssøknad Anskaffelse av nytt økonomi, personal og lønns system. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget på Doffin i god tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 4.8 Rettelse, endring og/eller supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen kvalifikasjonsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert interesse for anskaffelsen i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet kvalifikasjonsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres gjennom Doffin. Side 8 av 17

9 4.9 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen Deltilbud Tilbydere kan ikke søke om kvalifikasjon for deltakelse knyttet til bare deler av kontraktens omfang Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil kvalifikasjonsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden før fristen er å betrakte som en ny søknad Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte kvalifikasjonssøknader. Side 9 av 17

10 5 Konfidensialitet og offentlighet 5.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 5.2 nedenfor. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne konkurransen eller kvalifikasjonsgrunnlaget uten først å ha innhentet oppdragsgivers skriftlige samtykke. 5.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort, er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere et eksemplar av tilbudet der forretningshemmeligheter er sladdet. Ved krav om innsyn vil oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 17

11 6 Krav til kvalifikasjonssøknaden 6.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 6.2 senest innen kvalifikasjonsfristens utløp. Kvalifikasjonsfristen fremgår av tabellen under pkt Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innkomne kvalifikasjonssøknader vil medføre avvisning av tilbyderen fra konkurransen. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Kvalifikasjonssøknaden kan leveres enten pr. post eller ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adresser angitt under. Adresse for levering pr post: Regionssenteret for Barn og unges psykiske helse, Sør og Øst (RBUP Øst og Sør) Postboks 4623 Nydalen 0405 Oslo Adresse for levering ved bud eller personlig oppmøte: Regionssenteret for Barn og unges psykiske helse, Sør og Øst (RBUP Øst og Sør) Gullhaugveien Oslo Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: «DH Kvalifikasjonssøknad Anskaffelse av nytt økonomi-, personal- og lønnssystem» 6.3 Formkrav og struktur Generelt Søknaden skal gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurdering av tilbyderens egnethet til å utføre leveransen basert på kvalifikasjonskravene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres Formkrav Kvalifikasjonssøknaden skal leveres som følger: Ett (1) åpent originalt eksemplar, samt ett (1) eksemplar der forretningshemmeligheter er sladdet. Side 11 av 17

12 Kopi av sladdet og usladdet versjon av søknaden på viruskontrollert USB minnepenn. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Søknaden skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres i angitt rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Søknadsbrev Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig inneholde: Fullt juridisk navn på tilbyderen. Organisasjonsnummer. Tilbyderens adresse. Tilbyderens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. 2. Innholdsfortegnelse 3. Dokumentasjon av obligatoriske krav Se kvalifikasjonsgrunnlagets pkt Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 5. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 6. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner Se kvalifikasjonsgrunnlagets pkt Se kvalifikasjonsgrunnlagets pkt Se kvalifikasjonsgrunnlagets pkt Dokumentasjon underleverandører Se kvalifikasjonsgrunnlagets pkt Evt. annen dokumentasjon Side 12 av 17

13 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som må oppfylles for at tilbyderen skal få mulighet til å levere tilbud i konkurransen. 7.2 Obligatoriske krav Krav Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske tilbydere: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske tilbydere: Tilbyderen skal oppfylle norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg 2. Side 13 av 17

14 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i faglig register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandør er etablert. Tilbyderen skal ha god vandel. Dokumentasjon: Signert egenerklæring, jf. mal i vedlegg 3. Tilbyderen skal for gjennomføring av kontrakten oppfylle vilkårene etter av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår. Dokumentasjon: Signert egenerklæring, jf. mal i vedlegg Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å kunne gjennomføre kontrakten. Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Erklæring om tilbyders omsetning de siste 3 årene med relevans for denne avtalen. Kredittvurdering med nøkkeltall fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste ferdigstilte årsregnskap. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon dersom dette vurderes som nødvendig. Dette kan både innebære innhenting av egen kredittvurdering og etterspørring av ytterligere regnskapsdokumentasjon. Side 14 av 17

15 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha god erfaring og kompetanse fra tilsvarende oppdrag. Referanser/attester for inntil 5 tilsvarende eller andre relevante oppdrag de siste 3 årene. Attestmalen i vedlegg 5 kan gjerne benyttes. Uansett skal referanser/attester inneholde informasjon i samsvar med innholdet i vedlegg 5. Dersom det leveres referanser og ikke signerte attester vil oppdragsgiver kunne ta kontakt med kontaktperson for referansen for å få bekreftet innholdet. Kortfattet redegjørelse for teknologisk plattform leverandøren ser for seg å tilby. Tilbyderen skal ha gode rutiner for kvalitetssikring Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem. Eventuelle sertifiseringer av kvalitetssikringssystemer kan legges ved i tillegg til beskrivelsen. 7.6 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyder vil benytte underleverandører, skal det opplyses om navn på disse, hvilke oppgaver de skal utføre, samt hvor stor andel av kontrakten som vil bli tildelt underleverandør. Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i vedlegg 6. Side 15 av 17

16 8 Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen 8.1 Åpning av kvalifikasjonssøknader Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning. Åpning gjøres umiddelbart etter frist av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll. 8.2 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. 8.3 Antall tilbydere som vil bli invitert til å inngi tilbud Tre til fem kvalifiserte tilbydere vil inviteres til å inngi tilbud i konkurransen. Utskilling av evt. overtallig kvalifiserte skjer etter prosedyren beskrevet under pkt Oppdragsgiver ønsker å ha ulike teknologiske plattformer med i konkurransen. Dersom det foreligger tilstrekkelig antall kvalifiserte tilbydere, men de tre beste representerer samme teknologiske plattform, vil oppdragsgiver invitere ytterligere tilbyr(e) for å sikre konkurranse og størst mulig valgfrihet. 8.4 Utskilling av overtallig kvalifiserte Utskilling av overtallig kvalifiserte vil skje på bakgrunn av hvem som vurderes som best kvalifisert etter en vurdering av innsendt dokumentasjonen knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Følgende forhold vil vurderes: - Tilbyderens referanser, jf. dokumentasjon under kvalifikasjonskravet «Tilbyder skal ha god erfaring og kompetanse fra tilsvarende oppdrag». - Tilbyders teknologiske plattform, jf. dokumentasjon under kvalifikasjonskravet «Tilbyder skal ha god komptanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag». - Tilbyderens dokumenterte kvalitetssikringsmetoder og -systemer, jf. dokumentasjon under kvalifikasjonskravet «Tilbyderen skal ha gode rutiner for kvalitetssikring». 8.5 Avvisning av tilbydere Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 8.6 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering og manglende konkurranse. 8.7 Meddelelse til avviste og overtallig kvalifiserte tilbydere Oppdragsgiveren informerer alle tilbydere skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at tilbyderen får anledning til å levere tilbud i konkurransen (overtallig kvalifiserte). Side 16 av 17

17 Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor tilbyderne ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor tilbyderne ikke nådde opp i kvalifikasjonsfasen. 8.8 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter at meddelelse om avvisning eller forkasting er sendt. 8.9 Invitasjon til å levere tilbud Tre utvalgte kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt invitasjon til å levere tilbud inkludert komplett konkurransegrunnlag når kvalifikasjonsfasen er avsluttet. Tentativ plan for utsending av tilbudsinvitasjon er angitt i tabellen under pkt Side 17 av 17