Folkehelseinstituttet. Konkurransegrunnlag. DNA-sekvensator High-throughput whole genome sequencing instrument

Transkript

1 Folkehelseinstituttet Konkurransegrunnlag DNA-sekvensator High-throughput whole genome sequencing instrument Åpen anbudskonkurranse, FOA del I og III Saksnr. 15/0034

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Om Folkehelseinstituttet Oppdragsgivers kontaktperson 4 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter 5 3 Om anskaffelsen Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype og omfang 6 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Deltilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Retur av tilbud 9 5 Særlige kontraktsvilkår 10 6 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 11 7 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Leveringsadresse Formkrav og struktur 12 8 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 17 9 Tildelingskriterier Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen Åpning av tilbud Evaluering Avvisning av tilbud Avlysning av konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Klage 19 Side 2 av 19

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Om Folkehelseinstituttet Nasjonalt folkehelseinstitutt (Folkehelseinstituttet) er direkte underlagt Helse- og omsorgsdepartementet, sidestilt med Helsedirektoratet, Helsetilsynet og Legemiddelverket. Instituttet består av fem fagdivisjoner: Smittevern, miljømedisin, epidemiologi, psykisk helse samt rettsmedisin og rusmiddelforskning. I tillegg kommer Divisjon for samfunnskontakt og instituttressurser. Folkehelseinstituttet bidrar til målene for folkehelsearbeidet i Norge ved å levere kunnskap. Folkehelseinstituttet leverer kunnskap for folkehelse og rettssikkerhet og har fem samfunnsoppdrag: Beredskap Råd Helseanalyse Forskning Tjenester Samfunnsoppdragene er knyttet til følgende fagområder: Smittevern, psykisk og fysisk helse, miljømedisin, rusmidler og andre risikofaktorer, helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen, internasjonal helse og rettsmedisin. Folkehelseinstituttet vil utføre samfunnsoppdraget gjennom formidling, samarbeid og partnerskap, internasjonalisering, organisasjon og ledelse. Vi vil utvikle ressurser for folkehelsearbeid og rettsmedisin i form av kompetanse og infrastruktur for kunnskap. Vi skal ha høy bevissthet om personvern, privatlivets fred og selvbestemmelse. Prinsippene for innebygget personvern skal ligge til grunn for valg av løsninger Vår visjon: Bedre helse for alle Mål for folkehelsearbeidet i Norge Norge skal være blant de tre landene i verden som har høyest levealder Befolkningen skal oppleve flere leveår med god helse og trivsel Vi skal skape et samfunn som fremmer helse i hele befolkningen og reduserer sosiale helseforskjeller (Referanse: Folkehelsemeldingen: God helse felles ansvar (Stortingsmelding 34, ). Folkehelsemeldingen (2013) og Folkehelseloven (2012) er sentrale forutsetninger for Folkehelseinstituttets arbeid. Folkehelseloven bygger på fem prinsipper for folkehelsearbeidet: 1) utjevning, 2) helse i alt vi gjør, 3) bærekraftig utvikling, 4) føre-var og 5) medvirkning. Disse prinsippene skal også ligge til grunn for Folkehelseinstituttets arbeid. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se Side 3 av 19

4 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Jon Fredrik Skjerve Ekstern konsulent med kopi til Side 4 av 19

5 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Mal tilbudsbrev Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal tilbyders forbehold og avvik Mal forpliktelseserklæring Del II: BILAG Vedlegg A Vedlegg B Vedlegg D Vedlegg E Annet INNHOLD Kontrakt Kravspesifikasjon / leverandørs løsningsbeskrivelse Pris Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer av Leveransen etter avtaleinngåelsen Leverandørs service- og vedlikeholdskontrakt Side 5 av 19

6 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold FHI skal anskaffe et High-throughput whole genome sequencing instrument. Instrumentet som skal anskaffes må benytte Next Generation DNA Sequencing (NGS) teknologi. Instrumentet skal benyttes til følgende oppgaver: - Sekvensering av hele genomet av enkelte bakterie, store plasmider og virus - Ultra-dypt sekvensering - Metagenomikk analyser av kompleks biologiske prøver Det skal også anskaffes service- og vedlikeholdsavtale til instrumentet. For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til del II Vedlegg A. 3.2 Kontraktstype og omfang Generelle vilkår for kjøp av varer FHI standard. Ett -1- instrument med tilhørende installasjon, opplæring, og service- og vedlikeholdsavtale. Avtalen er løpende og kan sies opp ihht. bestemmelsene i avtalen. Side 6 av 19

7 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( og TED-databasen (ted.europa.eu) på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Denne prosedyren gir alle interesserte tilbydere mulighet til å levere tilbud. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin/TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Tilbudsevaluering Uke Meddelelse om tildeling Karensperiode utløp Signering kontrakt Tilbudets vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. Side 7 av 19

8 4.4 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 4.5 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av kontrakten 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.7 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 4.9 Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. Side 8 av 19

9 4.10 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen Deltilbud Tilbydere kan ikke levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for angivelse av forbehold og avvik er inntatt i del I, jf. pkt Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 9 av 19

10 5 Særlige kontraktsvilkår - Levering og installasjon/implementering innen Opplæring for oppdragsgivers ressurser skal være gjennomført innen Det vises for øvrig til Del II. Side 10 av 19

11 6 Konfidensialitet og offentlighet 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor. 6.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 11 av 19

12 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.3 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 Leveringsadresse Tilbudet kan leveres enten pr. post eller ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adresser angitt under. POST Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Jon Fredrik Skjerve Avdeling for økonomi enhet for innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo BUD / PERSONLIG OPPMØTE Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Jon Fredrik Skjerve Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg. Oslo Resepsjonen er åpen i følgende tidsrom: kl Formkrav og struktur Generelt Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: 15/34 DNA-sekvensator Side 12 av 19

13 v/jon Fredrik Skjerve Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i følgende format: Én original papirversjon innsatt i perm. Én kopi papirversjon innsatt i perm. Elektronisk kopi av tilbudet leveres på USB-minnepinne. Alternativt kan CD eller DVD vedlegges. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Prisliste skal også leveres i redigerbart format. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Tilbudsbrev. All dokumentasjon som skal innleveres i tilbudet fremgår av Vedlegg 1. DEL TYPE DOKUMENTASJON KOMMENTAR Benytt Vedlegg Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 4. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner 6. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 7. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier 8. Tilbyders forbehold og avvik 9. Egenerklæring taushetsplikt Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.3 Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.4 Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.2 Se konkurransegrunnlaget pkt. 9 Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt. 6.2 Side 13 av 19

14 DEL TYPE DOKUMENTASJON KOMMENTAR 10. Annen relevant informasjon Eventuelt Side 14 av 19

15 8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 8.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 8.6, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR Forpliktelseserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle KOMMENTAR Benytt Vedlegg 4. Se også informasjon under. Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjoner 8.3 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder Side 15 av 19

16 KRAV DOKUMENTASJONSKRAV slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. 8.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. 8.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten eller En kredittvurdering som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist fra et anerkjent kredittvurderingsbyrå. Kredittvurderingen må inneholde nøkkeltall fra selskapets siste to regnskapsår. Se også merknad under Leverandøren kan i stedet velge å legge ved årsregnskap fra siste to år. Disse må inneholde noter, styrets beretning og revisjonsberetning. Dersom ikke årsregnskapet for 2014 er ferdigstilt og offentliggjort på tidspunktet for tilbudsfrist, skal det legges ved foreløpige tall for Side 16 av 19

17 8.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Liste med oversikt over tilsvarende leveranser siste 3 år. Listen skal som minimum inneholde: Leverandøren skal ha erfaring med tilsvarende leveranser Navn kunde Kontraktsverdi og omfang Tidspunkt for leveransen Kort beskrivelse av leveransen, herunder leveranse av produkt og service Side 17 av 19

18 9 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriteriene nedenfor: TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT Kvalitet på tilbudt instrument og serviceavtale - Oppfyllelse av kravspesifikasjonens EV-krav. Besvarelse av kravspesifikasjonens EV-krav, jf. vedlegg A 70 % Pris - Pris på instrument tillagt pris på serviceavtale over tre år Prisskjema ihht. vedlegg B utfylt eks. mva. 30 % Side 18 av 19

19 10 Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen 10.1 Åpning av tilbud Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. Evalueringen vil skje slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium vil gis beste score. Øvrige tilbud vil tildeles score etter relative avvik fra beste tilbud Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold og manglende konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Etter at valg av leverandør(er) er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette. Meddelelsen vil inneholde navn på hvem som er tildelt kontrakt samt en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, jf. FOA Meddelelsen vil også angi tidspunkt for utløp av karensperioden Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Side 19 av 19