KVALIFIKASJONSGRUNNLAG:

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG: Konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III Miljøgifter i Bergen havn. Engasjement av prosjektkoordinator. for levering til Bergen kommune, Vann- og avløpsetaten Anskaffelsesnr. EØS Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse:. 0 FORKORTELSER OG UTTRYKK OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING BAKGRUNNSINFORMASJON ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHET FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER(E) GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEFORM PLANLAGT FRAMDRIFT ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET AVVISNING AV LEVERANDØR AVLYSNING AV KONKURRANSEN SPRÅK INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN MEDDELELSE VEDRØRENDE KVALIFISERING/UTVELGELSE KONFIDENSIALITET OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV FORSKRIFTSFESTEDE KRAV KRAV TIL ORGANISATORISK OG JURIDISK STILLING KRAV TIL ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING KRAV TIL TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER UNDERLEVERANDØRER KRAV TIL FORESPØRSEL OM DELTAKELSE FORESPØRSELENS UTFORMING OG LEVERING FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Vedlegg: Vedlegg 1: Forespørselsforside Vedlegg 2: Egenerklæring HMS Vedlegg 3: Egenerklæring taushetsplikt Vedlegg 4: Egenerklæring vandel Vedlegg 5: Mal forpliktelseserklæring Vedlegg 6: Arbeidsplan for Bergen havn Side 2 av 10

3 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 FVL Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser TED Tenders Electronic Daily Europeisk database for offentlige anskaffelser 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Vann- og avløpsetaten. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN ( og TED ( Kvalifikasjonsdokumentene er tilgjengelig på sammen med kunngjøringen. 1.3 Bakgrunnsinformasjon I 2002 startet arbeidet med kartlegging av miljøgifter i sedimenter i de indre havneområdene i Bergen. Arbeidet ble ledet av Fylkesmannen i Hordaland v/miljøvernavdelingen. Fra 2008 har dette arbeidet vært ledet av Bergen kommune. Kartleggingen viste at store deler av havneområdet er forurenset av organiske miljøgifter og tungmetaller. Dette førte til at det ble utarbeidet tiltaksplaner med diverse tilleggsutredninger. Med bakgrunn i anbefalinger fra tiltaksplanene er følgende hovedaktiviteter nå gjennomført og under oppfølging: Kartlegging av tilførsel av miljøgifter fra landsiden for noen områder. Gjennomførte tiltak: o Pilotprosjekt med tildekking i Kirkebukten. o Marinarkeologiske undersøkelser av Vågen gjennomført av Sjøfartsmuséet. Risikovurdering for sedimentene i Vågen. Informasjon om prosjektet, herunder et eget program for involvering av interessenter og innbyggere, forskningsprosjektet «Sediment og Samfunn», gjennomført av NGI. Side 3 av 10

4 I 2008 ble COWI engasjert som prosjektkoordinator for to år, med mulighet for oppdragsgiver å utvide avtalen med ett + ett år. Bergen kommune har benyttet seg av disse opsjonene. 1.4 Anskaffelsen gjelder Anskaffelsen gjelder engasjement av prosjektkoordinator for opprydding av miljøgifter i sedimenter i Bergen havn. Det er utarbeidet en Arbeidsplan for Bergen havn datert 20. februar Arbeidsplanen omfatter planlagte aktiviteter for tiltaksområdet Bergen havn. Planen er vedlagt, se vedlegg 6. For perioden planlegges følgende aktiviteter: Utarbeidelse av detaljert tiltaksplan for Vågen. Prosjektering av og utarbeidelse av tilbudsgrunnlag for tiltak. Videreføre kartlegging og implementere tiltak mot prioriterte landkilder. Oppfølging av tiltak i Kirkebukten ved måling av effekt av gjennomført tildekking. Oppdatere risikovurdering og tiltaksplan for Puddefjorden og Store Lungegårdsvann. Prosjektkoordinator er faglig og administrativt ansvarlig for gjennomføring, oppfølging og koordinering av planlagte aktiviteter i prosjektet. 1.5 Kontraktens omfang Anskaffelsens omfang er ca. 1 mill. NOK per år. Total kontraktsverdi inkl. opsjoner ca. 4 mill. NOK. Det vil ikke gis anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå avtale med én leverandør. 1.6 Kontraktens varighet Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år fra underskrevet kontrakt. I tillegg skal oppdragsgiver ha en opsjon på forlengelse av avtalen en eller flere ganger i inntil ytterligere 2 år, totalt maksimalt 4 år. Oppdragsgiver skal varsle om innløsning av opsjon senest 30 dager før utgangen av avtaleperioden. 1.7 Forbehold fra oppdragsgiver(e) Det oppgitte omfang er estimater basert på enkelte statistikker, innrapporterte volum fra avdelingene og opplysninger fra nåværende leverandører. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra kommunens aktiviteter. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken "regelverk" på Side 4 av 10

5 2.2 Konkurranseform Konkurranseform er konkurranse med forhandling i henhold til FOA 14-1 (3), jf. 2-1 (7), etter FOA 20-11, jf. 4-2, bokstav d. Konkurransen gjennomføres i dette tilfellet som en to-trinns prosess, hvor leverandører må kvalifisere seg for å delta. Alle leverandører kan søke om å bli kvalifisert. Oppdragsgiver vil foreta en prekvalifisering og en utvelgelse. De leverandørene som er blitt kvalifisert og utvalgt av oppdragsgiver vil få tilsendt konkurransedokumentene og får anledning til å gi tilbud. 2.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av kvalifiseringen fram til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige med unntak av dato for innsending av spørsmål og frist for forespørsel om deltakelse. Planlagte milepæler Dato Siste frist innsending av spørsmål til kvalifiseringen kl. 14:00 Frist for forespørsel om deltagelse kl. 14:00 Kvalifisering/meddelelse om kvalifisering/utvelgelse Uke 23 Utsending av konkurransegrunnlag Uke 23 Tilbudsfrist kl. 14:00 Forhandlinger Uke 30 Evaluering av tilbud Uke 31 Orientering om tildeling Kontraktsinngåelse /signering Uke Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 17-2 (1). 2.5 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). 2.6 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Språk Forespørsel om deltakelse i konkurransen skal fremsettes på norsk. Det samme språkkravet gjelder for tilbudene i den etterfølgende konkurransefasen. 2.8 Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Side 5 av 10

6 Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller kvalifikasjonsgrunnlaget, herunder endring av frist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter kvalifikasjonsgrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål i tilknytning til kvalifikasjonsdokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål fremgår av tabellen under pkt Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Tilleggsinformasjon skal leveres tilbyder senest 6 dager før frist for anmodning om deltagelse utløper. 2.9 Kontaktperson for denne anskaffelsen Navn: Stilling: E-post: Hogne Hjelle Avdelingsleder teknisk avdeling hogne.hjelle@bergen.kommune.no 2.10 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv bære alle kostnader med deltakelse i konkurransen Meddelelse vedrørende kvalifisering/utvelgelse Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne i kvalifiseringen. Meddelelse om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen, kan påklages innen 15 dager regnet fra dagen etter at den er sendt deltakerne, jf. FOA Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt nedenfor Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger Side 6 av 10

7 som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt som vedlegg 3. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig vurdere hvorvidt opplysningene gitt i oversikten i vedlegg 3 er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med forespørselen. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA (1). 3.2 Forskriftsfestede krav Krav Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Tilbyderen skal oppfylle norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Dokumentasjonskrav Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske tilbydere: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg 2. Side 7 av 10

8 3.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. Tilbyderen skal ha god vandel. Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i vedlegg 4 er oppfylt. 3.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Det kreves minimum karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, beskrevet i Proff Forvalt sin rating. Dokumentasjonskrav 3.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves at leverandør har god erfaring fra lignende oppdrag de siste tre år. Med lignende oppdrag skal forstås rådgiveroppdrag knyttet til arbeid med forurensende sjøsedimenter innenfor miljø, teknologi og prosjektadministrasjon. Oppdraget krever leverandører som har gode systemer for kvalitetsstyring. Alle selskaper som har levert regnskap til Brønnøysundregistrene vil være registrert gjennom Proff Forvalt. Dokumentasjonskravet er derfor inndelt som følger: For tilbydere som leverer regnskap til Brønnøysundregisteret: Bergen kommune vil innhente ovenstående informasjon via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. For tilbydere som ikke leverer regnskap til Brønnøysundregisteret: Det bes vedlagt rating-rapport fra kredittvurderingsselskap (Dun & Bradstreet, Lindorff Decision, Creditinform eller lignende). Dokumentasjonskrav Liste over viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 år. Listen skal inneholde følgende informasjon om det enkelte oppdrag: o Kort beskrivelse av oppdragets relevans o Verdi i NOK o Tidspunkt o Navn på oppdragsgiver o Navn, telefonnummer og e-postadresse for kontaktperson hos oppdragsgiver Dokumentasjonen skal gis på en av følgende måter: Alternativ 1: Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. Alternativ 2: Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, eller nyere versjon, kan dette vedlegges. Oppdraget krever leverandører som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen. Dokumentasjonen skal gis på en av følgende måter: Alternativ 1: Beskrivelse av leverandørens rutiner og systemer knyttet til ivaretakelse av det ytre miljø. Side 8 av 10

9 Alternativ 2: Om leverandør innehar ISO eller tilsvarende tredjeparts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat fremlegges. 3.6 Underleverandører Dersom tilbyderen planlegger å benytte underleverandører eller samarbeidspartnere i forbindelse med gjennomføring av kontrakten skal disse identifiseres i kvalifikasjonssøknaden med angivelse av hvilke tjenester eller på hvilke fagområder disse skal bidra. Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 3.4, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 3.5, skal kvalifikasjonssøknaden inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i vedlegg 5. 4 Krav til forespørsel om deltakelse 4.1 Forespørselens utforming og levering Forespørsel om deltakelse i konkurransen skal ha følgende struktur og innhold: Skilleark: Innhold: 1 Forespørselsforside Forsiden (vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlaget) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. 2 Kvalifikasjonsdokumentasjon Dokumentasjonen vedlegges i den rekkefølge den er utbedt under pkt. 3.2 til Egenerklæring taushetsplikt Utfylt skjema for egenerklæring taushetsplikt, jf. vedlegg 3. 4 Hvis aktuelt: Underleverandører Dokumentasjon som angitt under pkt 3.6. Forespørsel om deltakelse i konkurransen skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen. Bergen kommune Vann- og avløpsetaten, v/hogne Hjelle Fjøsangerveien 68, Ekspedisjonen 3. etasje 5068 BERGEN Åpningstid i ekspedisjonen er hverdager kl Forespørselen skal leveres i elektronisk format, med unntak av søknadsforside som skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det er ikke nødvendig å levere tilbud i papirformat utover dette. Side 9 av 10

10 Forespørselen, med unntak av signert søknadsforside, skal leveres i form av én cd eller usb-brikke som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: EØS Miljøgifter i Bergen havn. Engasjement av prosjektkoordinator. 4.2 Frist for forespørsel om deltakelse Frist for å levere inn forespørsel om deltakelse fremgår av tabellen i pkt. 2.3 over. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Forespørsel om deltakelse som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. Side 10 av 10