Bergen og omland havnevesen. Konkurransegrunnlag. Landstrømanlegg til Hurtigruten i Bergen havn

Transkript

1 Bergen og omland havnevesen Konkurransegrunnlag Landstrømanlegg til Hurtigruten i Bergen havn Konkurranse med forhandling FOA del I og II Saksnr. NOR

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Om oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter 4 3 Om anskaffelsen Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Deltilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Retur av tilbud 9 5 Særlige kontraktsvilkår 10 6 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 11 7 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Leveringsadresse Formkrav og struktur 12 8 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Obligatoriske krav Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 15 9 Tildelingskriterier Evaluering og avslutning av konkurransen Evaluering Avvisning av tilbud Gjennomføring av forhandlinger Avlysning av konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Klage 19 Side 2 av 19

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Om oppdragsgiver Bergen og omland havnevesen er oppdragsgiver for denne anskaffelsen. For mer informasjon om oppdragsgiveren, se: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Carl Fredrik Aarø Rådgiver Side 3 av 19

4 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Mal tilbudsbrev Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal tilbyders forbehold og avvik Mal forpliktelseserklæring Del II: VEDLEGG INNHOLD Kontrakt Vedlegg 1 Oppdragsgivers spesifikasjon Vedlegg 1A Plan 1 etg sør - Hurtigruteterminalen rev03 Vedlegg 1B B61 plantegning mezzaninetasje arkitekt Vedlegg 2 Tilbudsskjema totalentreprise Vedlegg 3 Faktureringsrutiner Vedlegg 4 Endringer i den generelle avtaleteksten Vedlegg 5 Endringer etter kontraktsinngåelsen Vedlegg 6 Totalentrepriseboka Side 4 av 19

5 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold Bergen og Omegn Havnevesen skal etablere et landsstrøms anlegg for tilkobling til hurtigruteskipene på Dokken. Anlegget skal også kunne brukes av andre skip med dette spennings nivået. Anlegget skal leveres i henhold landsstrømsnormen for lavspent standard IEC/PAS Hele installasjonen skal leveres i henhold til FEF/ FEL. Anlegget mates fra BKK s 11kV på Dokken. Anlegget skal ha to avganger på henholdsvis 660V 50Hz og 690V 50Hz. Strømbehov på 1400 A på hver avgang. Det nye anlegget skal ikke bygges med kapasitet for tilkobling av 2 skip samtidig, anlegget bygges for tilkobling av ett skip om gangen. Anlegget leveres i korrosjonsbestandige materialer for minimum vedlikehold. Skap og koblingsbokser som plasseres ute skal være utført i syrefast stål SS316, IP 56 og ha innmontert varme for å hindre kondens. Krav til kvalitet på spenning og frekvens på land siden. Frekvens skal ikke variere mer enn ± 5% Spenning uten last skal ikke overstige + 6% av nominell spenning. Spenning ved nominell last skal ikke droppe mer enn -5% av nominell spenning. Anbudet skal leveres som en totalentreprise i henhold til NS For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til del II vedlegg Kontraktstype og omfang Avtalen skal organiseres som en totalentrerpise og reguleres av NS Avtalen omfatter utføring av entreprisearbeid med tilhørende serviceavtale. Serviceavtalen skal vare i 2 år, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere år, totalt 5 år. Totalverdi for anskaffelsen, inkl. alle opsjoner og muligheter for forlenging, er ca. 6 MNOK ekskl. mva. Antall leverandører det skal inngås kontrakt med: Én (1) Side 5 av 19

6 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, jf. FOA 5-1. Denne prosedyren gir alle interesserte tilbydere mulighet til å levere tilbud. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse :00 Referat fra tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist :00 Tilbudsevaluering og forhandlinger UKE 34 UKE 35 Meddelelse om tildeling Karensperiode utløp :00 Signering kontrakt / rammeavtale Tilbudets vedståelsesfrist :00 Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan Side 6 av 19

7 forekomme. 4.4 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Dag og dato: Klokkeslett: 12:00 Sted: Henvendelse: Kontaktperson: Bergen og omland havnevesen Nøstegaten Bergen Resepsjonen i 3. etasje Carl Fredrik Aarø Påmelding til jeanette@odinprosjekt.no innen kl. 11:00 med navn på de som stiller. Det anmodes om at spørsmål sendes inn i forkant slik at oppdragsgiver får mulighet til å gi utfyllende svar. Spørsmål sendes til oppdragsgivers kontaktperson under pkt Det vil bli ført referat fra møtet. Referatet publiseres i Doffin og gjøres tilgjengelig for alle som har meldt sin interesse i Doffin. 4.5 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av kontrakten 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt. 0. Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.7 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. Side 7 av 19

8 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 4.9 Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen Deltilbud Tilbydere kan ikke levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for angivelse av forbehold og avvik er inntatt i del I, jf. pkt Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Side 8 av 19

9 4.14 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 9 av 19

10 5 Særlige kontraktsvilkår Det vil i kontrakten bli stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det vises for øvrig til Del II. Side 10 av 19

11 6 Konfidensialitet og offentlighet 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor. 6.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 11 av 19

12 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 7.2 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 Leveringsadresse Tilbudet kan leveres ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adressen angitt under. BUD / PERSONLIG OPPMØTE Bergen og omland havnevesen v/ Carl Fredrik Aarø Nøstegaten Bergen Resepsjonen er åpen i følgende tidsrom: kl. 08:00 15: Formkrav og struktur Generelt Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet bes levert i lukket konvolutt merket med følgende tekst: Landstrømanlegg til Hurtigruten i Bergen havn v/carl Fredrik Aarø Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres på format gitt i Vedlegg 1 Tilbudsbrev. Side 12 av 19

13 Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i Vedlegg 1 Tilbudsbrev, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i den rekkefølgen som er angitt i samme vedlegg. Side 13 av 19

14 8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 0, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 8.5, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR Forpliktelseserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle KOMMENTAR Benytt Vedlegg 4. Se også informasjon under. Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjoner 8.3 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen Side 14 av 19

15 KRAV DOKUMENTASJONSKRAV fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. 8.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandør skal ha god økonomisk kapasitet til åoppfylle kontrakten, herunder tilfredsstillende omsetning, inntjening, likviditetsgrad og egenkapitalandel. Betalingserfaringen må være tilfredsstillende. DOKUMENTASJONSKRAV Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall. Nøkkeltallene i kravet må fremgå sammen med en vurdering av leverandørens betalingserfaring. 8.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Erfaring Leverandøren skal har tilstrekkelig erfaring frå installasjon innenfor høyspent til lavspent. DOKUMENTASJONSKRAV Liste med oversikt over leveranser som har inkludert installasjon innenfor høyspent til lavspent de siste 3 år. Listen skal som minimum inneholde: Navn kunde Kontaktinformasjon til referanse (namn, tlf. og e-post) Kontraktsverdi Tidspunkt for leveransen Kort beskrivelse av leveransens relevans for denne anskaffeslen, inkl. i hvilken grad den har inkludert installasjon innenfor høyspent til lavspent. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte referanser for å bekrefte oppgitt informasjon. Sentral godkjenning Kvalifikasjonskravet kan dokumenteres Side 15 av 19

16 KRAV Leverandøren må ha de kvalifikasjoner som kreves for å oppnå sentral godkjenning som prosjekterende i tiltaksklasse 2 innen relevant godkjenningsområde. DOKUMENTASJONSKRAV oppfylt på tilsvarende måte: Alternativ 1: Bevis på at leverandøren har sentral godkjenning som prosjekterende i tiltaksklasse 2 innen relevant godkjenningsområde. Alternativ 2: Dokumentasjon på at leverandøren har de kvalifikasjoner som er nødvendig for å kunne oppnå sentral godkjenning prosjekterende i tiltaksklasse 2 innen relevant godkjenningsområde. Faglig kompentase Leverandøren må ha autorisasjon som installatør høyspent. Kopi av bevis på at Leverandøren er autorisert som installatør høyspent. Kvalitetssikring Leverandøren skal ha tilfredsstillende rutiner for kvalitetssikring. Kvalifikasjonskravet kan dokumenteres oppfylt på en av følgende måter: Alternativ 1: Kopi av gyldig sertifikat på at leverandøren er sertifisert etter ISO 9001 eller tilsvarende standard. Alternativ 2: Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Miljøledelse Leverandøren skal ha et tilfredsstillende/godt system for miljøledelse. Kvalifikasjonskravet kan dokumenteres oppfylt på en av følgende måter: Alternativ 1: Kopi av gyldig sertifikat på at leverandøren er sertifisert etter ISO eller tilsvarende standard. Alternativ 2: Beskrivelse av leverandørens relevante miljøledelsestiltak leverandøren kan anvende. Side 16 av 19

17 9 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriteriene nedenfor: TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT Pris Oppdragsgiver vil vurdere summen av: - Tilbudt totalpris på oppdraget - Enhetspris for regningsarbeider multiplisert med estimert forventet forbruk. pkt Tilbudt pris på opsjoner, multiplisert med sannsynligheten for at oppdragsgiver vil tiltre opsjonen Utfylling av del 2 vedlegg 2 tilbudsskjema totalentreprise. 35 % Se Del 2 vedlegg 2 for mer informasjon. Oppdragsforståelse og løsningsforslag Oppdragsgiver vil under dette kriteriet vurdere i hvilken grad leverandørens løsning tilfredsstiller oppdragsgivers behov, innenfor de begrensninger som følger av kravene i del 2 vedlegg 1 Oppdragsgivers spesifikasjon. - Beskrivelse av leverandørens oppdragsforståelse og plan for gjennomføring. - Beskrivelse av tilbudt kranløsning. 55 % Oppdragsgiver vil i vurderingen legge særlig vekt på følgende: God fleksibilitet på kranarmen Positivt med liten størrelse/lite fotavtrykk Det vil være av stor betydning for operatøren om bord på skipet at løsningen for kransystemet og tilkobling av pluggen er brukervennlig og effektiv å bruke. Kvalitet på materialer som blir brukt Fremdriftsplan Leverandøren sin fremdriftsplan, med vekt på sannsynliggjøring for ferdigstilling så snart som mulig etter kontraktsignering. Fremdriftsplan. 10 % Side 17 av 19

18 10 Evaluering og avslutning av konkurransen 10.1 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon og resultatet av forhandlinger. Evalueringen vil skje slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium vil gis beste score. Øvrige tilbud vil tildeles score etter relative avvik fra beste tilbud. For evaluering av totale kostnader vil følgende legges til grunn for rekningsarbeid: - Prosjekterende: 30 timer - Utførende: 150 timer - Materiale: Total inntakskost kr ,- - Underleverandør prosjektering: Total inntakskost kr ,- - Innleid personell og innleid maskin med tilhørende arbeidskraft: Total kostnad kr , Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse Gjennomføring av forhandlinger Oppdragsgiver har bestemt at forhandlingene i konkurransen skal forløpe i flere faser. Dette innebærer at oppdragsgiver vil redusere det antallet tilbud det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier, jf. FOA 11-8 (1). En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. En konkurranse med forhandling gir oppdragsgiver adgang til å forhandle med tilbyderne om alle sider ved tilbudene. Forhandlingene kan gjennomføres i møter, skriftlig eller muntlig. Det vil føres protokoll fra møter. Merk at oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget, jf. pk.t pkt og FOA Oppdragsgiver oppfordrer derfor leverandører til å stille spørsmål fremfor å levere tilbud som inneholder avvik eller forbehold, også før gjennomføring av forhandlinger Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 13-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold og manglende konkurranse. Side 18 av 19

19 10.5 Meddelelse om valg av leverandør(er) Etter at valg av leverandør(er) er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette. Meddelelsen vil inneholde navn på hvem som er tildelt kontrakt samt en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, jf. FOA Meddelelsen vil også angi tidspunkt for utløp av karensperioden Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Side 19 av 19