Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Folgefonnsenteret Utstillingsprosjekt K506 Levering og montering av AV Utstyr

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens verdi og innhold Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av kvalifikasjonssøknad Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til kvalifikasjonssøknaden Søknadens struktur Søknadsformat Leveringsmåte Antall kopier Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Avvisning av leverandør Levering av kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Valg av kvalifiserte leverandører Gjennomføring av kvalifiseringen Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Avslutning av kvalifiseringen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører...10 Side 2 av 11

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Kvinnherad kommune (oppdragsgiver) innbyr til konkurranse i forbindelse med levering og montering av K506 AV-utstyr knyttet til det nye Folgefonnsenteret i Kvinnherad kommune og det planlagte utstillingsprosjektet. Sweco Norge AS utfører prosjektering av underlag for konkurransen og prosjekteringsledelse/prosjektledelse på vegne av Kvinnherad kommune for utstillingsprosjektet, og vil stå for gjennomføring av konkurransen. Inventura AS bistår Sweco i denne anskaffelsen. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Folgefonnsenteret er et formidlings- og kompetansesenter for forskning og forvaltning med utgangspunkt i Folgefonna nasjonalpark, Folgefonnhalvøya og Hardangerfjorden. Målgruppene er allmennheten, skole og utdanning og reiselivsnæringen. Innholdet omfatter bærekraftig bruk og utvikling med fokus på forskning, forvaltning, undervisning, opplevelser, tilsyn, vern og næringsutvikling i spennet fra bunnen av Hardangerfjorden til toppen av Folgefonna. Folgefonnsenteret er et nytt bygg som er etablert mellom sjøbuene Guddalsbua og Skaalurensamlinga. Nybygget har et areal på ca 510 m 2, og utstillingsprosjektet skal etableres i utstillingslokaler i 1. og 2. etasje. Det skal bygges totalt stasjoner med ulikt innhold og de skal fordeles som følger; 1. etasje har areal på 72 m 2 BRA. Her skal det etableres 4-6 stasjoner. 2. etasje rom med areal på ca. 182 m 2 BRA. Her etableres stasjoner Hovedattraksjonen i 2. etasje er den største stasjonen det er et filmteater som skal vise Den hydrologiske syklus. Plantegninger skisser som forteller litt om utstillingene vedlegges. Side 3 av 11

4 1.2.2 Anskaffelsens verdi og innhold Kvinnherad kommune har til hensikt å inngå kontrakt med en leverandør som kan levere og installere AV-utstyr i forbindelse med et planlagt utstillingsprosjekt i det nye Folgefonnsenteret i Rosendal. Leveransen omfatter følgende kategorier: A: Utstyrskjøp A1 (lydanlegg), A2 (bilde og styreanlegg), A6 (spesialbelysning) B: Totaleleveranser inkl. håndtering av nødvendige grensesnitt mot tekniske anlegg, eksisterende konstruksjoner og arbeider på stasjonene som utføres av møbelsnekker. Leverandøren har ansvar for alle grensesnitt i sine leveranser og montasjearbeider. I denne sammenheng skal et grensesnitt forstås som et område (teknisk, geografisk, organisatorisk e.l.) hvor to eller flere parter skal enes om en felles løsning for å oppnå tilfredsstillende resultat for sluttproduktene/systemene. C: Driftsavtale Service i 1. reklamasjonsår er inkludert i kontrakten. Service i reklamasjonsår håndteres som opsjoner. Antatt volum på avtalen er ca 2,0 3,5 MNOK eks. mva Kontraktstype For dette oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tenders Electronic Daily ( på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter i tillegg til selve kvalifikasjonsgrunnlaget: Bilag A: HMS-egenerklæring. Bilag B: Forpliktelseserklæring Bilag C: Egenerklæring taushetsplikt Bilag D: Søknadsbrev Bilag E: Referanseliste Side 4 av 11

5 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Silja Kristiansen Bruland Seniorrådgiver, Inventura AS 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne kvalifikasjonen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve kvalifikasjonssøknaden. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget kl. 14:00 Kvalifikasjonsfrist kl. 13:00 Evaluering kvalifikasjon Uke 33 Utsending konkurransegrunnlag Uke 35/ Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen kvalifikasjonsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget på Doffin i god tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av kvalifikasjonssøknad, tilbud og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes kvalifikasjonssøknader. Side 5 av 11

6 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de meiner er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Bilag D. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Søknadens struktur Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon nr Dokumentasjon: Søknadsbrev som skal inneholde følgende: 1.1. Referanse til kvalifikasjonsgrunnlagets navn og nummer Leverandørens adresse, telefonnummer, organisasjonsnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattest jf. pkt HMS-egenerklæring jf. Pkt Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt Side 6 av 11

7 3. 4. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt. 3.2 og Bilag C. Annen relevant informasjon 4.2 Søknadsformat Leveringsmåte Kvalifikasjonssøknaden skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Kvalifikasjonssøknaden med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt Kvalifikasjonssøknadens konvolutt/innpakning bør merkes tydelig med følgende informasjon for å sørge for at den kommer frem til rett person: o Kvalifikasjonssøknad Folgefonnsenteret utstillingsprosjekt Levering og montering K506 AV-utstyr» Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.3 Det er leverandørens ansvar at all etterspurt og nødvendig dokumentasjon følger med kvalifikasjonssøknaden Antall kopier Kvalifikasjonssøknad skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av den fullstendige kvalifikasjonssøknaden på minnepinne. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad. 4.4 Avvisning av leverandør Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden 5.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende senest innen kvalifikasjonsfristen angitt i pkt Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innleverte søknader vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Side 7 av 11

8 Kvalifikasjonssøknaden leveres pr. post og skal sendes til følgende adresse: Inventura AS v/silja Kristiansen Bruland Spelhaugen Fyllingsdalen Kvalifikasjonssøknader kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 16:00) til følgende adresse: Inventura AS Spelhaugen Fyllingsdalen Merk: Søknader må leveres innen den leveringsfrist som er oppgitt i punkt Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattest menes: For norske leverandører: Attest for skatt og merverdiavgift utstedt av skattekontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Benytt gjerne vedlagte mal, se bilag A. 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Side 8 av 11

9 Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører: Firmaattest. 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. 6.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap for 2014 og 2015 inkludert noter med styre- og revisjonsberetning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering fra Experian. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. DOKUMENTASJONSKRAV Det kreves at leverandøren kan dokumentere at han har evne og ressurser til å gjennomføre oppdraget, herunder: En redegjørelse for foretakets kapasitet og kjernekompetanse Kort redegjørelse for firmaets historikk og eierforhold Beskrivelse av firmaets kompetanse, kvalifisert bemanning og kapasitet Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Det skal gis en redegjørelse over de 3 viktigste og mest relevante prosjektene, etter leverandørens mening, som han har gjennomført de siste 3 årene. Redegjørelsen skal som minimum inneholde: Side 9 av 11

10 Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte de oppgitte oppdragsgivere som referanse. Leverandøren skal ha rutiner for kvalitetssikring Se Bilag E for referanseliste Leverandøren skal gi en beskrivelse av sine rutiner for kvalitetssikring. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å styrke sine tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. 7 Valg av kvalifiserte leverandører 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonssøknader opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i pkt Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil begrense antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud. Såfremt det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud bli begrenset til minimum 3 og maksimum 5. Utvelgelsen vil skje ut fra hvilke leverandører som anses best kvalifisert i henhold til de oppstilte kvalifikasjonskravene knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. 8 Avslutning av kvalifiseringen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen. Side 10 av 11

11 Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsrunden. Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter oppdragsgivers meddelelse er sendt, jf. FOA Dersom oppdragsgiveren finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene kan oppdragsgiveren revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen. Side 11 av 11