Konkurransegrunnlag. Documentum Lisenser, forvaltning av produkt og konsulentbistand. Åpen anbudskonkurranse, FOA del I og III. Saksnr.

Transkript

1 Documentum Lisenser, forvaltning av produkt og konsulentbistand Åpen anbudskonkurranse, FOA del I og III Saksnr. 15 / 1218

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Om Folkehelseinstituttet Oppdragsgivers kontaktperson 4 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter 5 3 Om anskaffelsen Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype og omfang 6 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Deltilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Retur av tilbud 9 5 Særlige kontraktsvilkår 10 6 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 11 7 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Leveringsadresse Formkrav og struktur 12 8 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Obligatoriske krav Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 15 9 Tildelingskriterier Merknad vedrørende innlevert dokumentasjon Evaluering og avslutning av konkurransen Evaluering Avvisning av tilbud Avlysning av konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Klage 20 Side 2 av 20

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Om Folkehelseinstituttet Folkehelseinstituttet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Medarbeiderne er lokalisert i Oslo og Bergen. Instituttet er en nasjonal kompetanseinstitusjon på følgende fagområder: smittevern psykisk og fysisk helse miljøfaktorer, rusmidler, tobakk, ernæring, fysisk aktivitet og andre forhold som påvirker helsetilstanden og ulikhet i helse helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen internasjonal helse rettsmedisin Folkehelseinstituttet skal først og fremst levere kunnskap for folkehelse og rettssikkerhet. Kunnskapen understøtter instituttets aktiviteter når det gjelder beredskap, rådgivning, helseanalyse, forskning og tjenester. For mer informasjon om oppdragsgiveren, se: Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet Helse- og omsorgsdepartementet vedtar store endringer for Folkehelseinstituttet og flere andre underliggende etater. Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet videreføres, men med ny organisering, oppgaver og mandat. Følgende etater innlemmes i Folkehelseinstituttet: o Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten (med unntak av Seksjon for meldesystemer og Sekretariatet for Nasjonalt råd for prioritering) o Statens Institutt for rusmiddelforskning o Sekretariatet for Vitenskapskomiteen for mattrygghet Utredning av konsernmodell Helsedirektoratet har fått i oppdrag å utrede og planlegge utforming og innføring av en konsernmodell for administrative tjenester som omfatter alle enheter i den nye virksomhetsstrukturen under Helse- og omsorgsdepartementet. Modellen skal utredes i nært samarbeid med alle enheter i den nye virksomhetsstrukturen. Endringer i organisasjonen vil derfor forekomme og vil kunne ha innvirkning på denne kontrakten, noe som kan bety både økning og reduksjon av omfanget. Side 3 av 20

4 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Morten S. Lauritzen Ekstern rådgiver med kopi til Side 4 av 20

5 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Mal tilbudsbrev Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal tilbyders forbehold og avvik Mal forpliktelseserklæring Del II: BILAG Avtale BILAG 1 BILAG 2 BILAG 3 BILAG 4 BILAG 5 BILAG 6 BILAG 7 BILAG 8 BILAG 9 INNHOLD Vedlikeholdsavtalen Kundens kravspesifikasjon Leverandørens løsningsspesifikasjon Kundens tekniske plattform Prosjekts- og fremdriftsplan Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Administrative bestemmelser Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Side 5 av 20

6 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold Formålet med anskaffelsen er å dekke FHIs behov for EMC Documentum D2 (heretter Documentum). Avtalen med eksisterende leverandør utgår 28. november FHI må gjennomføre en ny konkurranse for å etablere ny avtale. Avtalen består av følgende: Lisenser; "Documentum platform bundle" som inkluderer lisenser for følgende o 600 brukerlisenser o Content Server o Documentum Administrator o Documentum Developer Studio o Documentum D2 Plus Pack o DTS Documentum Transformation Services o IDS Interactive Delivery Services Source o IDS Interactive Delivery Services Target Forvaltning av produktet (feilretting, dokumentasjon og nye versjoner) Konsulent- og supporttjenester (brukerstøtte, bistand og beredskap) For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til bilagene i del II. 3.2 Kontraktstype og omfang Det vil inngås avtale basert på Statens standardavtale SSA-V. Avtalen gjelder i 2 år regnet fra oppstartsdag for ordinært vedlikehold. Avtalen kan deretter forlenges for 1 (ett) år om gangen på ellers like vilkår. Side 6 av 20

7 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( og TED-databasen (ted.europa.eu) på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Denne prosedyren gir alle interesserte tilbydere mulighet til å levere tilbud. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin/TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Tilbudsevaluering Uke Meddelelse om tildeling Karensperiode utløp Signering kontrakt Tilbudets vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. 4.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. 4.5 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Side 7 av 20

8 Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.6 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 4.8 Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. 4.9 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen Deltilbud Tilbydere kan ikke levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Side 8 av 20

9 Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for angivelse av forbehold og avvik er inntatt i del I, jf. pkt Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 9 av 20

10 5 Særlige kontraktsvilkår Det vises til Del II. Side 10 av 20

11 6 Konfidensialitet og offentlighet 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor. 6.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 11 av 20

12 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.3 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 Leveringsadresse Tilbudet kan leveres enten pr. post eller ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adresser angitt under. POST Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Morten S. Lauritzen Avdeling for økonomi enhet for innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo BUD / PERSONLIG OPPMØTE Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Morten S. Lauritzen Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg Oslo 7.3 Formkrav og struktur Generelt Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet bes levert i lukket konvolutt merket med følgende tekst: Tilbud 15/1218 Documentum Lisenser forvaltning etc.» v/ Morten S. Lauritzen Åpnes kun av adressat Side 12 av 20

13 Tilbudet skal leveres i format beskrevet i Del I Vedlegg 1 Tilbudsbrev. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Tilbudet skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Tilbudsbrev. All dokumentasjon som skal innleveres i tilbudet fremgår av Vedlegg 1. Side 13 av 20

14 8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 8.4, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 8.5, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR Forpliktelseserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle KOMMENTAR Benytt Vedlegg 4. Se også informasjon under. Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjoner 8.3 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen Side 14 av 20

15 KRAV DOKUMENTASJONSKRAV fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. 8.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling eller En kredittvurdering som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist fra et anerkjent kredittvurderingsbyrå. Kredittvurderingen må inneholde nøkkeltall fra selskapets siste to regnskapsår. Se også merknad under Leverandøren kan i stedet velge å legge ved årsregnskap fra siste to år. Disse må inneholde noter, styrets beretning og revisjonsberetning. Dersom ikke årsregnskapet for 2014 er ferdigstilt og offentliggjort på tidspunktet for tilbudsfrist, skal det legges ved dokumentasjon på foretakets økonomiske stilling for Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Tilbyderen skal ha erfaring med å levere tilsvarende ytelser i tilknytning til Documentum Tilbyderen skal ha tilfredsstillende rutiner for DOKUMENTASJONSKRAV Liste med oversikt over tilsvarende leveranser siste 3 år. Listen skal som minimum inneholde: Navn kunde Kontraktsverdi og omfang Tidspunkt for leveransen Kort beskrivelse av leveransen. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av de Side 15 av 20

16 KRAV kvalitetssikring tilpasset de ytelser som skal leveres DOKUMENTASJONSKRAV rutiner for kvalitetssikring leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Attest for firmaets kvalitetssikringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002. I stedet for attest godtas annet dokumenterbart kvalitetssystem/kvalitetsrutiner hvor relevante prosedyrer, sertifikater og avviksbehandling/forbedringsarbeid fremkommer. Side 16 av 20

17 9 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriteriene nedenfor: TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT Pris Del II Bilag 7 - Besvarelse av oppgitte elementer 70 % Kvalitet Del II Bilag 2 / Bilag 4 30 % 9.1 Merknad vedrørende innlevert dokumentasjon Det fremgår av Del I_Vedlegg 1 Tilbudsbrev hvilken dokumentasjon som skal leveres inn med tilbudet. Vær oppmerksom på at det er flere enn de dokumentene som fremgår av punkt 9 som skal fylles ut og leveres med tilbudet, da disse skal brukes til å vurdere om stilte minimumskrav er oppfylt. Side 17 av 20

18 10 Evaluering og avslutning av konkurransen 10.1 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. Evalueringen vil skje slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium vil gis beste score. Øvrige tilbud vil tildeles score etter relative avvik fra beste tilbud Evaluering av kriteriet Pris Prisen som legges til grunn er summen av de faste elementene, herunder fastpris for evalueringsprosjektet (pkt. 3.1) og årlig fastpris for vedlikeholdstjenestene (3.2.), tillagt timepriser basert på et gitt estimert årlig timeantall under, og tillagt opsjoner basert på antall gitt under. Alle antall under er for evalueringsformål og utgjør ingen forpliktelser for Kunden. Timepriser for konsulent og supporttjenester Følgende antall timer legges til grunn for evalueringen: ID Kompetanseområde Timer N1 Serviceleder (Kundens kontaktpunkt, leder av 150 vedlikeholdsteamet til Leverandøren) N2 Navngitt konsulent N3 Navngitt konsulent Timepris for øvrige ressurser Følgende antall timer legges til grunn for evalueringen: Antall års erfaring - Erfaringsnivå ID Kompetanseområde 1-3 år 3-7 år 7 år < K1 Teknisk arkitekt K2 Konsulent Timepriser for hasteoppdrag Følgende legges til grunn for evalueringen: Timetillegg * 10 Side 18 av 20

19 Opsjoner Følgende antall legges til grunn for evalueringen: Beskrivelse Ytterligere 200 stk brukerlisenser for Documentum D2 1 Ytterligere 500 stk brukerlisenser for Documentum D2 1 My Documentum for Outlook basert på 600 brukerlisenser 1 My Documentum for Microsoft SharePoint basert på 600 brukerlisenser 1 SharePoint Search 1 Offline Access 1 Beskrivelse Antall Kurs i Documentum D2 (15 superbrukere). 1 Opplæring i generell bruk av Documentum for Kundens superbrukere slik at disse blir i stand til å ivareta sine oppgaver i tilknytning til løsningen. Kursmateriellet skal kunne benyttes videre internt, også i egnet elektronisk versjon. E-læringspakke i brukerkurs i Documentum D2, basert på brukerlisenser. EMC kurs for systemadministrator for inntil 5 personer. 1 Antall til grunn for evaluering Beskrivelse Leverandøren skal kunne levere faste forvaltningsoppgaver som innbefatter blant annet følgende: Sjekke logger, arbeidsflyter, servere, servicer for å rette og forebygge feil. Rydde i arbeidsflyter som har stoppet. Korte møter vedrørende forvaltningsmessige forhold, infrastruktur og bruk av systemet. Leverandøren kan legge til grunn inntil 10 timer per måned. Antall 1 Poeng gis etter følgende formel: Laveste evaluerte pris 10 Tilbudt pris Evaluering av kriteriet Kvalitet på tilbudte tjenester Tildelingskriteriet inndeles i følgende underkriterier: Kompetanse og erfaring tilbudte ressurser, jf. følgende krav: o Del II_Bilag 1 pkt Serviceleder navngis i Bilag 6 og CV vedlegges i tillegg Side 19 av 20

20 til referanseoversikt, jf. Bilag 1 Pkt o Del II_Bilag 1 pkt navngitte konsulenter navngis i Bilag 6 og CV vedlegges, i tillegg til referanseoversikt, jf. Bilag 1 Pkt Kvalitet på tilbudt metodikk i følgende krav: o Del II_Bilag 1 pkt Dokumenteres i Bilag 4 punkt 3 o Del II_Bilag 1 pkt Dokumenteres i Bilag 2 Kompetanse og erfaring på tilbudte ressurser gis høyere vekt ved evaluering enn kvalitet på tilbudt metodikk Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold og manglende konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Etter at valg av leverandør(er) er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette. Meddelelsen vil inneholde navn på hvem som er tildelt kontrakt samt en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, jf. FOA Meddelelsen vil også angi tidspunkt for utløp av karensperioden Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Side 20 av 20