Konkurransegrunnlag. for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi. (FOA del I og III) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: HPV-vaksine til gutter og jenter i barnevaksinasjonsprogrammet Saksnr.: 16/ Oppdragsgiver: Nasjonalt folkehelseinstitutt Postboks 4404 Nydalen, 0403 Oslo Organisasjonsnummer:

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon Ny organisering, nye oppgaver og nytt mandat for Folkehelseinstituttet Etablering av konsernmodell for helseforvaltningen Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang og verdi Ytelsesbeskrivelse Kontrakt Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Antall kopier Side 2 av 15

3 4.3 Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt Underleverandører/søsterselskap/morselskap -forpliktelseserklæring Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Side 3 av 15

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon Folkehelseinstituttet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Medarbeiderne er lokalisert i Oslo og Bergen. Instituttet er en nasjonal kompetanseinstitusjon på følgende fagområder: smittevern psykisk og fysisk helse miljøfaktorer, rusmidler, tobakk, ernæring, fysisk aktivitet og andre forhold som påvirker helsetilstanden og ulikhet i helse helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen internasjonal helse rettsmedisin Folkehelseinstituttet (FHI) skal først og fremst levere kunnskap for folkehelse og rettssikkerhet. Kunnskapen understøtter instituttets aktiviteter når det gjelder beredskap, rådgivning, helseanalyse, forskning og tjenester. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet og fhi.no, se og Strategi for Folkehelseinstituttet Ny organisering, nye oppgaver og nytt mandat for Folkehelseinstituttet Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har vedtatt endringer i organisering, mandat og oppgaver for underliggende etater, bl.a. Folkehelseinstituttet. Med virkning fra overdras Folkehelseinstituttets rettsmedisinske virksomhet til Oslo universitetssykehus (OUS). Endringene vil ikke berøre behovet for ytelser under denne kontrakten Etablering av konsernmodell for helseforvaltningen Med virkning f.o.m etableres et felles tjenestesenter under Norsk Helsenett SF (NHN), for ivaretakelse av sentrale funksjoner for IKT, anskaffelser og arkiv/dokumentforvaltning for 11 virksomheter under Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Side 4 av 15

5 Endringer i organisasjonen vil ikke berøre behovet for ytelser under denne kontrakten. Eventuelle administrative endringer av betydning for konkurransen vil bli kunngjort i Doffin/TED. 1.1 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale om levering av HPV-vaksine dvs. vaksine mot humant papillomavirus, til gutter og jenter i det norske barnevaksinasjonsprogrammet. Oppstart for vaksinering av jenter forventes i august Målgruppen er jenter og gutter i alderen år For gutter er det foreløpig ikke fastsatt om det faktisk blir tilbud om vaksinasjon. Eventuelt starttidspunkt er også ukjent. Avgjørelsen om hvorvidt gutter skal få tilbud om vaksine skal treffes av Helse og omsorgsdepartementet og krever godkjenning i Stortinget Anskaffelsens omfang og verdi Det er knyttet usikkerhet til antall doser fordi det er avhengig av hvor stor andel av et årskull som velger å la seg vaksinere (vaksinedekning) og andre usikkerheter beskrevet under. Vaksinering av et helt årskull innebærer cirka personer av hvert kjønn forutsatt 100% vaksinedekning. Da Folkehelseinstituttet vurderer det som usannsynlig å nå 100% vaksinedekning, blir personer lagt til grunn som et estimat på aktuelt antall personer av hvert kjønn i et årskull. Vaksinasjonsdekningen for HPV-vaksine hos jenter er noe lavere enn for de øvrige vaksiner i barnevaksinasjonsprogrammet, men har vært relativt stabil/svakt økende. Det er knyttet usikkerhet til hvilken vaksinasjonsdekning som eventuelt vil oppnås for gutter. Norge har i dag et 3-doseregime for vaksinasjon mot HPV, men Folkehelseinstituttet foretar for tiden en gjennomgang av tilgjengelig dokumentasjon knyttet til en eventuell overgang til kun 2-doser. Arbeidet kan resultere i at det norske vaksinasjonsprogrammet endres. Konklusjonen er ikke klar på tidspunktet for kunngjøring av denne konkurransen. Med usikkerheten som er knyttet til om gutter vil bli inkludert i programmet, graden av vaksinasjonsdekning (særlig for gutter) og om det blir aktuelt med en overgang fra 3- til 2- doseregime, kunngjøres denne konkurransen med et spenn i behov for antall doser pr år fra doser. Folkehelseinstituttet har vurdert at estimert årlig behov for antall doser vil kunne indikeres ut i fra hvilke av følgende scenarier som inntreffer i løpet av kontraktsperioden: Side 5 av 15

6 Vaksinering av kun jenter, 2 doser til hver gir behov for doser pr år. Vaksinering av kun jenter, 3 doser til hver gir behov for ca doser pr år. Vaksinering av jenter og gutter, 2 doser til hver gir behov for ca doser pr år. Vaksinering av jenter og gutter, 3 doser til hver gir behov for ca doser pr år. Iht. kontrakten vil oppdragsgiver forplikte seg til kjøpe minstevolumet på doser pr år. Avrop utover minstevolum vil avhenge av vaksinedekning, avgjørelse om hvorvidt gutter skal inkluderes i tillegg til jenter og avgjørelse om 3- eller 2-doseregime. Opsjon: For å ivareta et eventuelt tilfelle hvor man oppnår en høyere vaksinedekning enn forventet og hvor både gutter og jenter vaksineres med 3 doser hver, inneholder kontrakten en opsjon på kjøp av ekstra doser pr år. (Supply agreement pkt. 3.7) Anskaffelsens verdi er løselig estimert til mellom 25 og 180 MNOK. Estimatets laveste nivå er beregnet ut i fra 2 års varighet på kontrakt og minimum antall doser pr år. Estimatets høyeste nivå er beregnet ut i fra 4 års varighet på kontrakt og maksimum antall doser pr år. Oppdragsgiver er ikke bundet av estimatet. Beregningen er basert på en estimert pris pr. dose. Som følge av dette og andre beskrevne usikkerheter blir estimatet for anskaffelsens verdi svært usikkert. Folkehelseinstituttet har ved kunngjøringstidspunkt varer i bestilling/lager av dagens HPVvaksine som antas å strekke seg til ca. august Første levering under ny kontrakt må komme senest innen utgang av andre kvartal (Q2) Ytelsesbeskrivelse Tilbudte vaksiner må oppfylle minimumskravene (Krav til produkt) angitt i vedlegg 1 «Tilbudsmappe» og skal leveres i henhold til kontrakten, (Vedlegg 2, Supply Agreement) Kontrakt Kontraktstype Se Vedlegg 2 Utkast til kontraktsvilkår (Supply Agreement). Utkast til kontrakt er utarbeidet på engelsk språk. Side 6 av 15

7 Kontraktsperiode Oppstart av kontrakten er omgående etter signering. Kontrakten har en varighet på 2 år og kan forlenges i år, inntil en maksimal varighet på 4år etter vilkår fastsatt i kontrakten. (Supply agreement pkt. 14.1) Spesielle kontraktsvilkår. Vedlegg 2 «Supply agreement» stiller opp alle gjeldende kontraktsvilkår. Under beskrives et utvalg av spesielle kontraktsvilkår: For 2017 forplikter leverandøren seg til å levere minimum doser innen og doser totalt, inkludert de doser beskrevet over innen (Supply agreement pkt. 3.6) Videresalg. Folkehelseinstituttet kan etter skriftlig avtale med leverandør videreselge, leverte, men ikke distribuerte vaksinedoser. (Supply agreement pkt. 15, 15.1) Sosialt og etisk ansvar. Folkehelseinstituttet stiller krav til etisk og sosialt ansvarlig produksjon. (Supply agreement, pkt 10, ) Leverandøren skal være medlem i Legemiddelansvarsforeningen. 1.2 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tender Electronic Daily ( på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Vi påpeker at denne prosedyren ikke åpner for forhandlinger. Det er anledning til å tilby flere vaksiner. Se pkt. 4.6 «Alternative tilbud» Side 7 av 15

8 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og Vedleggene 1-2. Det er angitt hva som skal fylles ut eller signeres av tilbyder som en del av tilbudet som inngis. Konkurransegrunnlag (dette dokument). Inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan anskaffelsesprosessen vil forløpe. Vedlegg 1 - Tilbudsmappe, som består av: Tilbudsbrevet (fylles ut av tilbyder) Krav til produktet, obligatoriske minimumskrav som må oppfylles Kvalifikasjonskravene Tildelingskriteriene Prismatrise og bilagene som dokumenterer oppfyllelse av de fremsatte kvalifikasjonskrav, minstekrav og tildelingskriterier som angis i konkurransegrunnlaget (fylles ut av tilbyder) Vedlegg 2 Utkast til kontrakt, «Supply Agreement» 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson angitt nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at denne personen er eneste kontaktperson for alle henvendelser ifbm. denne konkurransen. Kontaktperson: Stilling: E-post: Ole Andreas Fuglesang Seniorrådgiver, anskaffelser ole.andreas.fuglesang@fhi.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet med tilhørende dokumentasjon. Side 8 av 15

9 Dersom tilbyder fremlegger dokumentasjon på annet språk enn norsk, dansk, svensk eller engelsk, skal det vedlegges en versjon oversatt til en av de nevnte språkene. Oppdragsgiver stiller i denne konkurransen ikke krav om at oversettelsen skal være utført av en autorisert oversetter. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Vennligst merk at tidsplan etter tilbudsfrist er tentativt. Aktivitet Dato Kunngjøring sendt til Doffin/TED Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Uke 4, 5, 6 Kontraktstildeling Karensperiode Ti dager regnet fra dagen etter tildeling Kontraktsignering MERK: Doffin er stengt i julen. «I forbindelse med innføringen av nytt anskaffelsesregelverk, se nytt anskaffelsesregelverk, som trer i kraft 1. januar 2017 vil Doffin holde stengt i perioden fra og med 24 desember 2016 til og med søndag 1 januar 2017.» Det vil dermed ikke være mulig å besvare spørsmål til konkurransegrunnlaget iht. pk 2.8 i forbindelse med jul. For mer informasjon se Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. Side 9 av 15

10 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Leverandørene må ha meldt interesse for saken på for å få varsel om endringer og evt. tilleggsinformasjon Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Hvis tilbydere oppdager åpenbare feil eller mangler i konkurransegrunnlaget henstilles de til å påpeke disse til oppdragsgiver slik at de kan bli rettet / kommunisert ut. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. Doffin er stengt i julen. (Se pkt 2.5 Fremdriftsplan) Alle spørsmål skal merkes «Spørsmål til konkurranse 16/ HPV-vaksine til gutter og jenter i barnevaksinasjonsprogrammet». 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og skal ikke gjøres tilgjengelig Side 10 av 15

11 for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort, er tilbudene og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyder skal levere en sladdet versjon av tilbudet i henhold til offentleglova, ref punkt Det påpekes imidlertid at oppdragsgiveren har en selvstendig plikt til å vurdere opplysningene i henhold til offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal struktureres og inneholde dokumentasjon som spesifisert i Vedlegg 2 Tilbudsmappe. 4.2 Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres på papir i ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsmappe. Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Det bes om at tilbudet leveres i lukket konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o «16/ HPV-vaksine til gutter og jenter i barnevaksinasjonsprogrammet» o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Side 11 av 15

12 4.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/DVD/minnekort/annet elektronisk medium. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. En elektronisk sladdet versjon av det fullstendige tilbudet på CD/DVD/minnekort/annet elektronisk medium lagret i egen mappe som er merket «Sladdet». Sladding skal være iht. offentleglova. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristens utløp jf. pk.t Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i Vedlegg 2 Supply agreement. 4.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av leveransen. 4.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Med alternativt tilbud menes et tilbud som avviker fra angitte minimumskrav i konkurransedokumentene. Leverandør kan likevel levere flere tilbud på flere vaksineprodukter som oppfyller minstekravene i oppdragsgivers kravspesifikasjon (parallelle tilbud). 4.7 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og/eller avvik mot kravspesifikasjon eller kontraktsvilkår vil føre til avvisning av tilbudet. Se pkt. 4.9 Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og/eller avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal spesifiseres i Vedlegg 1 - Tilbudsmappe, Seksjon 4 Avvik/forbehold. Side 12 av 15

13 Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og/eller avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 4.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp jf. Pkt Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til kommer til anvendelse. Folkehelseinstituttet anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Tilbudslevering 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser ved forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbudet leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:30) til følgende adresse: Folkehelseinstituttet Marcus Thranes gate 6 (Resepsjon i 1. etasje) 0473 Oslo MERK: Ved innlevering samme dag som tilbudsfrist gjelder tilbudsfristens klokkeslett som beskrevet i pkt. 2.5 Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Folkehelseinstituttet v/ Ole Andreas Fuglesang Postboks 4404 Nydalen Side 13 av 15

14 0403 Oslo 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt 2.1 For å være kvalifisert for videre deltakelse i konkurransen må leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i Tilbudsmappen (Konkurransegrunnlagets Vedlegg 1 Tilbudsmappe, pkt. 2.1). Kun kvalifiserte leverandører vil få tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon i Tilbudsmappen. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Underleverandører/søsterselskap/morselskap -forpliktelseserklæring Folkehelseinstituttet inngår kontrakt med det selskapet (org.nr) som har levert tilbudet. Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet for oppfyllelse av oppdraget, herunder underleverandører, produsent, morselskap og/eller søsterselskaper og/eller datterselskap, konsern etc. Dersom leverandøren støtter seg på andre selskaper for oppfyllelsen av kontrakten, må han dokumentere at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene i det/de andre selskapene. Slik dokumentasjon gjøres for eksempel ved å vedlegge en signert forpliktelseserklæring fra disse selskapene. Et eksempel på forpliktelseserklæring er vedlagt i Vedlegg 1 Tilbudsmappe, Seksjon 2, Bilag K. Leverandøren skal videre fremlegge tilsvarende dokumentasjon på kvalifikasjonskravene for de selskapene som han støtter seg på, som for seg selv, jf. Vedlegg 1 Tilbudsmappe, Punkt 2.1. Side 14 av 15

15 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt 3.1 Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på tildelingskriteriene oppgitt i Vedlegg 1 - Tilbudsmappe, punkt 3.1. Konkurransens hovedkriterier med tilhørende vekting: Pris, 30% Kvalitet, herunder effekt og sikkerhet, 70% 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakten inngås. Side 15 av 15