Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) ved anskaffelse av: Hotelltjeneste for Politihøgskolen, Kripos og Politiets sikkerhetstjeneste

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens verdi og innhold Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Antall kopier Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Egenerklæring om vandel Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner...11 Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 2 av 13

3 8 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode...13 Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 3 av 13

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Politihøgskolen (PHS), Kripos og Politiets sikkerhetstjeneste (PST) heretter kalt oppdragsgiver skal inngå en felles avtale om kjøp av hotelltjenester. Alle er selvstendige juridiske enheter med eget budsjettansvar. Politihøgskolen vil være kontraktsadministrator og undertegne avtaler med vinnere av konkurransen på vegne av samtlige enheter. For ytterligere informasjon om oppdragsgiver vises det til spesifikasjonen, se del 2 Vedlegg Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtaler som i størst mulig grad skal dekke Oppdragsgivers behov for overnattingstjenester for medarbeidere på innenlands tjenestereiser, samt for kurs- og konferansetjenester. Det tas sikte på å inngå parallelle rammeavtaler med 3 tre leverandører Anskaffelsens verdi og innhold Anskaffelsen omfatter to deler: Overnattingstjenester innenlands i Norge Kurs- og konferansetjenester, primært i Oslo-området, samt i endel andre regionale sentra i Norge Anskaffelsen skal ivareta oppdragsgivers behov for kostnadseffektive hotelltjenester, og samtidig sikre kvalitet og service for våre medarbeidere under tjenestereiser og på de kurs/konferanser som oppdragsgiver selv arrangerer. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til spesifikasjonen, se del 2 Vedlegg Kontraktstype For oppdraget skal det inngås rammeavtale med 3 - tre - leverandører, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede tilbud. Fordelingen av oppdrag mellom rammeavtalepartene vil skje i henhold til fordelingsmekanismen beskrevet i kontraktens pkt.2. Rammeavtalene for hotelltjenester vil ha en varighet på 2 (to) år etter undertegnelse av kontrakt. På grunn av en pågående og omfattende omorganisering av politiet der et av formålene er sentralisering av alle anskaffelser, må det være en oppsigelsestid på 3 måneder i avtaleperioden i påvente av en sentral rammeavtale for hele politiet og særorganene. Avtalen kan derfor sies opp av Kunden når som helst i løpet av avtaletiden, og avtalen opphører automatisk etter to år, uten oppsigelse. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 4 av 13

5 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Innbydelsen gjelder en anskaffelse over terskelverdi men for en uprioritert tjeneste. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 (dette dokument) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 har følgende bilag: Bilag A: HMS-egenerklæring Bilag B: Egenerklæring om vandel Bilag C: ILO Konvensjoner Bilag D: Forpliktelseserklæring Bilag E: Egenerklæring taushetsplikt Bilag F: Tilbudsbrev Bilag G: Forbehold og avvik Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inkludert tekniske krav til anskaffelsen. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Kontraktsbestemmelser med bilag og vedlegg som nevnt i kontrakten Vedlegg 1: Ytelsesspesifikasjon Vedlegg 2: Kundens kravspesifikasjon og leverandørens løsningsbeskrivelse Vedlegg 3: Prismatrise Vedlegg 4: Leverandørens vedlegg 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Britt Egelien Innkjøpskonsulent postmottak@phs.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Tentativ fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 5 av 13

6 Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Tilbudsfrist kl Kontraktstildeling Utløp av karensperiode Kontraktsignering Uke Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. del 2 Kontraktsbestemmelser. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 6 av 13

7 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Bilag E. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon nr Dokumentasjon: Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1 Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer. 1.2 Leverandørens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3 Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 1.4 Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1 Skatteattester jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt Egenerklæring om vandel, jf. pkt Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt Dokumentasjon av tildelingskriterier, jf. pkt Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, jf. pkt og Bilag G. 5. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt. 4.2 og Bilag E. 5.2 Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 7 av 13

8 Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Tilbudet skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o Tilbud Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST o Adresse som nevnt i pkt. 6.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Antall kopier Tilbud skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/DVD/minnepinne eller annet elektronisk medium, samt 1 elektronisk versjon av sladdet tilbud/oversikt over hvilke deler man anser unntatt offentlighet i tråd med punkt 4.2. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristen. 5.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 5.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 5.1 nr. 4 og Bilag G. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 8 av 13

9 6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Politihøgskolen v/britt Egelien Postboks 5027, Majorstuen 0301 Oslo Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl ) til følgende adresse: Politihøgskolen Slemdalsveien Oslo 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skattekontoret. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 9 av 13

10 For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se del 1 Bilag A. 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Firmaattest. 7.4 Egenerklæring om vandel KRAV Leverandøren skal ha god vandel. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i Bilag B er oppfylt. 7.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma (for eksempel Dun & Bradstreet). Det kreves kredittrating som ikke er lavere enn A (eventuelle tilsvarende vurdering som A aksepteres). Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra kredittvurderingsinstitusjon som ikke er eldre enn 6 måneder. Leverandører som ikke er kredittverdige vil få tilbudet avvist. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 10 av 13

11 7.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: Det kreves god kapasitet tilpasset oppdragets omfang. Oversikt over Leverandørens nettverk av hoteller i Norge med disses geografiske spredning og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringsystem. Redegjørelse vedrørende firmaets kvalitetssikringsystem. Dersom tilbyder er sertifisert av et offentlig sertifiseringsorgan, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Miljøkriterier. Tilbyder bes dokumentere i kortfattet form hvilke miljøplaner som er innført og beskrive sin miljøpolitikk med henblikk på energibruk, avfallshåndtering, tilrettelegging for kollektivtransport og bruk av kjemikalier og andre relevante miljøtiltak. Dokumentasjon kan være en fremleggelse av lisens for Miljøfyrtårnsertifisering, Svanemerket eller EU-blomsten. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 11 av 13

12 8 Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Pris Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Prismatrisen Vedlegg 3 Kvalitet Evalueres på bakgrunn av hvor godt leverandøren oppfyller preferansekrav som beskrevet i spesifikasjonen Vedlegg 2 Prismatrise Leverandøren skal fylle ut prismatrisen. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. Eksempler på forhold som vektlegges etter en skjønnsmessig vurdering: Leverandørens beskrivelse av hotell- og romstandard (herunder røykfrie rom bredbånd/ wifi, hvordan overbookingsituasjoner håndteres. Listen er ikke uttømmende. 60% 20% Hotelldestinasjoner- geografisk dekningsgrad/beliggenhet Evalueres på bakgrunn av hvor godt leverandøren oppfyller ytelsesspesifikasjonen som beskrevet i spesifikasjonen Vedlegg 1 20% Oppdragsgiver tar altså sikte på å inngå parallelle rammeavtaler med de tre 3 leverandører som vurderes å ha de mest økonomisk fordelaktige tilbudene. Kjøp av overnattingstjenester fra disse leverandørene vil bli fordelt i henhold til en innbyrdes rangering som beskrevet i kontrakt Vedlegg 3. Ved behov for kurs- og konferansetjenester vil det gjennomføres en minikonkurranse mellom de tre leverandørene. Tildeling av kontrakt ved minikonkurranser vil bli gjort etter følgende kriterier: Tilbyders leveringsevne (kapasitet) for oppdraget Tilbudets kvalitet i forhold til behovsbeskrivelse for oppdraget Pris Innbyrdes vekting av disse kriteriene vil kunne variere for ulike oppdrag. 8.2 Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest på hvert enkelt tildelingskriterium. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 12 av 13

13 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra overordnet hold, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Hotelltjeneste for PHS, Kripos og PST Side 13 av 13