Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av: Service- og vedlikeholdsavtale vannfrie urinaler

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen Tilbudet Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Innbinding, pakking og merking Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Avslutning av konkurransen Tildelingskriterier Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Side 2 av 12

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. Denne anskaffelsen er administrert av Teknisk avdeling som har ansvar for planlegging, utvikling og drift av UiOs bygningsmasse. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen På noen av UiOs bygninger er det i dag installert vannfrie urinaler. UiO ønsker å inngå avtale med en leverandør for service og vedlikehold av disse urinalene. Se vedlagt oversikt over eksisterende vannfrie urinaler ved UiO, vedlegg 1. Servicen består av oppfølging av urinaler fra 1 gang pr mnd og lavere. Det skal rengjøres vannlås noen deler i urinalen og skiftes sperrevæske ved behov. Det skal brukes sperrevæske av god kvalitet, eksempelvis Urilock eller tilsvarende. Oppfølging og rapportering leveres etter hver service besøk. Det kan være aktuelt å installere flere vannfri urinaler i fremtiden. Avtalen skal også omfatte eventuelle ny installasjoner. Det antas at total omsetning for avtaelen kan variere mye fra år til år, men det antas at gjennomsnittlig omsetning er ca kr ekskl. mva, per år. Dette er ment som veiledende informasjon, og UiO kan ikke forplikte seg til noe bestemt kjøpsvolum i avtaleperioden. 1.3 Tilbudet Leverandøren skal gi total pris per service per urinal, splittet på servicejobb og sperreveske. Priser fylles inn i prisskjema, vedlegg 2. Leverandøren skal beskrive hvordan service utføres (servicerutiner) Kontraktstype For oppdraget skal det inngås rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år/1+1, til sammen maksimalt 4 år. 1.4 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin ( på dato angitt i pkt Side 3 av 12

4 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består følgende deler: Del 1 er konkurransegrunnlaget (dette dokument) som inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. I denne delen inngår også: Vedlegg 1: Oversikt over vannfrie urinaler ved UiO Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS egenerklæringsskjema Del 2 inneholder UiOs avtaledokumentet med vedlegg som skal gjelde for tjenestene. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i dette dokumentet. 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Tove Kristiansen Innkjøpsrådgiver innkjop@ta.uio.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsevaluering Uke 3/2013 Kontraktstildeling Kontraktsignering Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige Side 4 av 12

5 Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. del 2 Kontraktsbestemmelser. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Side 5 av 12

6 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbud skal leveres elektronisk på minnestikk/minnepenn eller CD/DVD som skal være tydelig merket med leverandørens navn. Tilbudet skal være strukturert i mapper med dokumenter som beskrevet nedenfor. Dokumentene skal leveres i pdf format. Det skal ikke opprettes undermapper og filnavnet skal ikke overskride 40 tegn. Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter: Mappe nr. 1. Dokumentasjon: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde følgende: Leverandørens adresse og kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. Opplysninger om eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget og/eller kontrakten, jf. pkt Dokumentasjon kvalifikasjonskrav Tilbyder skal legge ved dokumentasjon i henhold punkt i dette konkurransegrunnlaget. Leverandørens tilbud Tilbyder skal legge ved dokumentasjon som følger: Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 3. Beskrivelse av hvordan service utføres (servicerutiner). 4. Opplysninger om eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt Annen relevant informasjon 5.2 Innbinding, pakking og merking Det elektroniske tilbudet skal leveres i lukket emballasje som skal merkes med Tilbud 2012/14669 Serviceavtale vannfrie urinaler. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristen. 5.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Side 6 av 12

7 5.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 5.1 nr. 4. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Problemveien 7 Lucy Smiths hus (Administrasjonsbygningen), 8 etasje Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e- post kan ikke benyttes. 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert med mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning Side 7 av 12

8 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig Norske leverandører: etablert foretak. Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Side 8 av 12

9 Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Dersom slik kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste 1 regnskapsår. 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren må ha tilstrekkelig Tilbyder må kunne dokumentere tilstrekkelig kapasitet kapasitet for den oppdragsmengden som kan påregnes. Leverandøren skal ha erfaring fra lignende leveranser. 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Tildelingskriterier Liste over lignende leveranser de tre siste årene. Listen skal inneholde inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis dersom det ansees nødvendig. I slikt tilfelle vil leverandøren bli informert om dette i forkant. Kontrakten tildeles den leverandøren som har tilbudet med lavest pris, jf. FOA Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått Side 9 av 12

10 Vedlegg 1 Oversikt over vannfrie urinaler ved UiO Bygning Urinal (Leverandør) Antall urinaler Niels Henrik Abels hus Uridan 24 Fysikkbygningen m.fl Uridan 16 Ole Johan Dahls hus IFØ 20 Humanistisk fakultet Vesentlig IFØ 23 Totalt UiO Side 10 av 12

11 Vedlegg 2 Prisskjema Leverandøren skal fylle inn alle priser i prisskjemaet. Prisene skal være oppgitt i NOK eks. MVA, og skal inkludere alle relevante kostnader knyttet til effektuering av leveransen. Eventuelle reise- og diettkostnader til og fra og innen Oslo skal være inkludert i prisen. Servicepriser Kategorgi Pris ekskl. mva Pris for service per service per urinal (ekskl. sperreveske) Arbeid Pris for sperreveske per service per urinal Materiell Totalpris for service per urinal inklusive sperreveske per gang Prisskjema er også vedlagt i excel format Side 11 av 12

12 Vedlegg 3 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * The following applies for foreign contractors: I hereby confirm, by preparing this offer, that the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1996 pursuant to law of 17 June 2005 no. 62, have been taken into consideration. I hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the company s system for taking care of the work of health, environment and safety. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v Side 12 av 12