Konkurranseregler for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurranseregler for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Mobiltelefoni, trafikk og tjenester sekundærleverandør Ref

2 Innholdsfortegnelse 1.1 Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens verdi og innhold Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Demonstrasjon av selvbetjeningsportal Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudets innhold og struktur Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Parallelle tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode...13 Versjon OM-3017 Side 2 av 19

3 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver UNINETT, heretter kalt Oppdragsgiver, på vegne av sine medlemmer. Det forespørres på vegne av det antall medlemmer som angis i kontraktens Bilag 11 Rettighetshavere. Disse har en rett, men ikke en plikt til å tilslutte seg inngåtte rammeavtaler. I tillegg til de opplistede virksomhetene, betinges det som en opsjon å bringe andre av UNINETT sine øvrige medlemmer inn under rammeavtalen. De øvrige medlemmene har da en rett til å knytte seg til rammeavtalen i løpet av rammeavtalens levetid. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Oppdragsgiver har en rammeavtale med èn primærleverandør, for abonnement og trafikktjenester for fast- og mobiltelefoni som ble inngått august Mobiltelefonitrafikk etter denne avtalen leveres via Telenors radionett. I de tilfeller dette radionettet ikke har tilfredsstillende dekning er det behov for å ha tilgang til et annet radionett. Hensikten med denne anbudsforespørselen er derfor å etablere en rammeavtale med èn sekundærleverandør, for abonnement og trafikk innen mobiltelefoni, hvor det tilbys dekning via et annet radionett enn Telenor sitt nett Anskaffelsens verdi og innhold Anskaffelsens totale verdi pr. år er anslått til å være mellom NOK 4-6 mill Kontraktstype Det skal det inngås rammeavtale med èn leverandører forutsatt at det foreligger et egnet tilbud. Rammeavtalens varighet være på 1 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 3 år/1+1+1, til sammen maksimalt 4 år. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tender Electronic Daily ( på dato angitt i pkt Versjon OM-3017 Side 3 av 19

4 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 (dette dokument) inneholder konkurransereglene med vedlegg. Del 2 består av Standardkontrakt for tjenestekjøp (fra Inventura) med bilag. 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: E-post: Børge Aune innkjop@uninett.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsåpning kl 12:00 Demonstrasjon av selvbetjeningsprotal Uke Tilbudsevaluering Uke Kontraktstildeling Karens til og med Kontraktsignering Vedståelsesfrist Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.7 Demonstrasjon av selvbetjeningsportal Oppdragsgiver ønsker en demonstrasjon av leverandørens selvbetjeningsportal. Konkurransen gir ikke anledning til forhandling, så det vil være en enveis presentasjon. Oppdragsgiver kan imidlertid stille utdypende spørsmål underveis i presentasjonen. Det vil ikke være mulighet for leverandøren å endre tilbudt løsning og det medfører at presentasjon må basere seg på endelig løsning. Nærmere beskrivelse av demonstrasjonen fremgår av kravspesifikasjonen. Versjon OM-3017 Side 4 av 19

5 En slik presentasjon skal skje uten kostnad eller forpliktelse for oppdragsgiver. 2.8 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.9 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. Versjon OM-3017 Side 5 av 19

6 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de meiner er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Versjon OM-3017 Side 6 av 19

7 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal struktureres på følgende måte: Seksjon Dokumentasjon: nr. 1. Signert tilbudsbrev, benytt mal vedlagt konkurransegrunnlagets del 1 2. merket som angitt i punkt 6 3. merket som angitt i punkt 7 4. Tilbyders forbehold og avvik - For eventuelle forbehold og avvik som ikke har konsekvens for pris benytt mal vedlagt konkurransegrunnlagets del 1 Taushetspliktige opplysninger og egenerklæring om bortfall av taushetsplikt - Benytt mal vedlagt konkurransegrunnlagets del 1 Ved innsetting/bruk av bilder, tekst og farger ber vi om at god lesbarhet ivaretas 4.2 Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal utarbeides, pakkes og merkes på følgende måte: Det skal utarbeides et signert tilbudsbrev på papir. Øvrige dokumenter skal legges ved tilbudsbrevet i elektronisk form på minnepinne. Dokumentene må være i PDF-format med tabeller i Microsoft Excel-format Dokumentene skal ha disposisjon og innhold i henhold punkt 4.1 Tilbudet skal pakkes i lukket, nøytral konvolutt, merket: Tilbud Mobiltelefoni 4.3 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er kun anledning til å gi tilbud på hele leveransen. 4.4 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.5 Parallelle tilbud Det er kun anledning til å gi ett tilbud i konkurransen (ikke parallelle tilbud). 4.6 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen og/eller andre forhold ved tilbudet. Versjon OM-3017 Side 7 av 19

8 4.7 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.8 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Versjon OM-3017 Side 8 av 19

9 5 Tilbudslevering 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent mottatte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: UNINETT AS v/børge Aune 7465 Trondheim Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 08:00 15:30 til følgende adresse: UNINETT AS Abels gate 5 - Teknobyen 7030 Trondheim 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Versjon OM-3017 Side 9 av 19

10 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Skatteattester Obligatorisk Norske leverandører skal fremlegge følgende attester: 1. Skatteattest for merverdiavgift (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) 2. Skatteattest for skatt (Utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS Obligatorisk Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del Firmaregistrering Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dersom tilbudet leveres av en gruppe av leverandører, skal hvert enkelt gruppemedlem være et lovlig etablert foretak. Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha finansiell styrke som er i et rimelig forhold til totalverdien på rammeavtalen Foretakets årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge ovennevnte 1.5 Versjon OM-3017 Side 10 av 19

11 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: dokumentasjonen, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av hans økonomiske situasjon, skal han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved hjelp av ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi. Leverandøren skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjonen eventuelt ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Beskriv 3 relevante prosjekter utført av leverandøren selv. - tidspunkt - leveransen omfatter - omfang - navn/tlf.nr. på referanseperson 1.6 Leverandøren skal gi en kort beskrivelse (max 1 side) av sitt kvalitetssikringssystem. 1.7 E-handel Foretaket skal ha løsninger for e- handel (elektronisk bestilling) for oppfyllelse av kontrakten Undertegnet egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del Versjon OM-3017 Side 11 av 19

12 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. Tydelighet i besvarelser vektlegges for alle kriterier. A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: Teknisk verdi og funksjonell løsning 30 % Utfylt kontraktsbilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse inkludert opsjoner. 2.1 Merkantile forhold 35 % Utfylt kontraktsbilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse. 2.2 Leverandørens kompetanse og leveranseevne 10 % Utfylt kontraktsbilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse. 2.3 Pris 25 % Utfylt kontraktsbilag 7: Samlet pris og betalingsbetingelser. Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris skal beskrives. Benytt mal vedlagt konkurransegrunnlagets del Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med poeng, hvor 10 er høyest og 0 er lavest. Den tilbyder med best poeng vil bli valgt. Versjon OM-3017 Side 12 av 19

13 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Versjon OM-3017 Side 13 av 19

14 Tilbudsbrev TIL: [Oppdragsgivers navn og adresse] FRA: Virksomhetens navn: Organisasjonsnummer: Postadresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: NB: Selskapets navn og organisasjonsnummer må være i samsvar med det som er oppgitt i firmaattesten. Tilbud på [navn på konkurransen] Viser til forespørsel [navn på konkurransen] kunngjort på Doffin/Ted [dato] og tilbyr herved å levere [tjenester / materiell]. Vi bekrefter at vi har satt oss grundig inn i konkurransedokumentene. Vi bekrefter at tilbudet er i overensstemmelse med regler for anskaffelsen med vedlegg og at alle forhold, krav og vilkår er akseptert med mindre det er tatt forbehold i henhold til bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og vedlegg «Tilbyders forbehold og avvik» er fylt ut. Vi vedstår vårt tilbud frem til [dato og klokkeslett]. Tilbudet kan aksepteres av [oppdragsgiver] når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen. Signert av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Sted/ dato, 201X Signatur: Tittel: Versjon OM-3017 Side 14 av 19

15 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * The following applies for foreign contractors: I hereby confirm, by preparing this offer, that the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1996 pursuant to law of 17 June 2005 no. 62, have been taken into consideration. I hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the company s system for taking care of the work of health, environment and safety. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Versjon OM-3017 Side 15 av 19

16 Egenerklæring e-handel Leverandøren erklærer at han innen avtalen iverksettes kan levere e-handelsløsning over e-handelsplattformen, URL. Sted/Dato: For tilbyderen (signatur) Versjon OM-3017 Side 16 av 19

17 Taushetspliktige opplysninger og egenerklæring om bortfall av taushetsplikt SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder ingen opplysninger som er unntatt fra innsyn etter offentleglova 13. Vi mener tilbedet inneholder følgende taushetspliktige opplysninger som skal være unntatt fra innsyn etter offentleglova 13*: Ref.nr i tilbudet Aktuelle opplysninger Begrunnelse for at det skal nektes innsyn i disse * Merk at ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren på selvstendig grunnlag vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn i disse, jf. offentleglova 29. EGENERKLÆRING Vi erklærer med dette at alle aktuelle opplysninger i vårt tilbud som vi regner som unntatt fra innsyn etter offentleglova er presist oppgitt i tabellen over. Vi fritar med dette oppdragsgiveren fra evt. taushetsplikt etter offentleglova 13 for alle andre opplysningar enn de som er klart er identifisert over, og aksepterer at det blir gitt fullt innsyn i alle andre opplysninger enn de som er identifisert i tabellen over. Sted og dato Signatur og evt. stempel Navn med blokkbokstaver Versjon OM-3017 Side 17 av 19

18 TILBYDERS FORBEHOLD OG AVVIK Dette vedlegget skal benyttes dersom Tilbyder har tatt forbehold i tilbudet eller at det inneholder avvik i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at forbehold og avvik kan medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA og Tilbyders forbehold Viktige forutsetninger som tilbyder har lagt til grunn for utarbeidelse av kalkyler, løsninger m.v. skal samlet angis her. Versjon OM-3017 Side 18 av 19

19 Tilbyders avvik Dersom tilbyders løsning avviker fra konkurransegrunnlagets bestemmelser og betingelser skal det oppgis samlet i dette vedlegg. For hvert enkelt avvik (en tabell pr avvik), skal følgende tabell fylles ut: Avvik nr 1: Henvisning til dokument/bestemmelse: Bestemmelsen lyder: Angi hvilket dokument/del i konkurransegrunnlaget avviket gjelder: Sett inn den konkrete teksten som avviket knytter seg til. Foreslås endret til: Sett inn den tekst som foreslås å gjelde i stedet for gjeldende tekst. Begrunnelse for endring: Konsekvens pris: Konsekvens fremdrift: Øvrige kommentarer: Avvik nr 2: Henvisning til dokument/bestemmelse: Bestemmelsen lyder: Angi hvilket dokument/del i konkurransegrunnlaget avviket gjelder: Sett inn den konkrete teksten som avviket knytter seg til. Foreslås endret til: Sett inn den tekst som foreslås å gjelde i stedet for gjeldende tekst. Begrunnelse for endring: Konsekvens pris: Konsekvens fremdrift: Øvrige kommentarer: Versjon OM-3017 Side 19 av 19