Norsk filminstitutt. Kvalifikasjonsgrunnlag. Saksbehandlingssystem, søknadsportal og skjemaløsning

Transkript

1 Norsk filminstitutt Kvalifikasjonsgrunnlag Saksbehandlingssystem, søknadsportal og skjemaløsning Konkurranse med forhandling, FOA del I og III Saksnr. 16/01291

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Norsk filminstitutt Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter 4 3 Om anskaffelsen Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Språk Kommunikasjon Leverandørs deltakelseskostnader Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelse, endring og/eller supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget Alternative tilbud Deltilbud Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Retur av søknader 8 5 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 9 6 Krav til kvalifikasjonssøknaden Frist for søknad om kvalifikasjon Leveringsadresse Formkrav og struktur 10 7 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Obligatoriske krav Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 13 8 Evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen Evaluering Antall leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud Utskilling av overtallig kvalifiserte (utvalgskriterier) Avvisning av leverandører Avlysning av konkurranse Meddelelse om avvisning og forkasting Klage fra avviste eller overtallig kvalifiserte leverandører Frist for begjæring om midlertidig forføyning Invitasjon til å levere tilbud Gjennomføring av forhandlingene 16 Side 2 av 16

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Norsk filminstitutt Norsk Filminstitutt (NFI) er et forvaltningsorgan og statens rådgiver på filmområdet. Gjennom forskrifter og tilskuddsordninger skal vi bidra til utvikling, produksjon og lansering av norske audiovisuelle produksjoner, og sørge for tilbud og tjenester som er med på å videreutvikle den norske filmbransjen. Filminstituttet har også et overordnet ansvar for en helhetlig norsk filmformidlingspolitikk. Målet er at de virkemidler vi iverksetter skal bidra til å stimulere filmkulturen i Norge, og sikre norsk publikum et filmtilbud med god kvalitet og bredde. NFI er underlagt kulturdepartementet. For mer informasjon om oppdragsgiveren, se: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Mette Tharaldsen Prosjektleder Mette.tharaldsen@nfi.no Side 3 av 16

4 2 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 INNHOLD Kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) Mal søknadsbrev Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal forpliktelseserklæring Side 4 av 16

5 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold I henhold til avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen som gjelder for alle statlige virksomheter, skal Norsk filminstitutt (NFI) ved hjelp av moderne teknologi bli mer effektiv og brukerrettet. I Filmmeldingen, Meld.St.30: En fremtidsrettet filmpolitikk, vises det til reformen, og at NFI som et statlig forvaltningsorgan skal effektivisere driften ved hjelp av e-forvaltningssystemer. NFI forvalter i dag en rekke tilskuddsordninger med omfattende regelverk. Antall tilskuddsordninger fører til at hele tilskuddsforvaltningen er blitt mindre effektiv, og antall søknader som krever individuelt tilpassede begrunnelser, gjør at stadig flere ressurser må benyttes til saksbehandling. NFI jobber nå frem nye forskrifter med tilhørende tilskuddsordninger. I den forbindelse skal virksomheten utvikle et mer effektivt saksbehandlingssystem med en tilhørende søknadsportal og skjemaløsning. Målet med denne anskaffelsen er å få: En mer effektiv søknadsprosess og tilskuddsforvaltning En bedre og sikrere informasjon og dialog med søkeren Et mer fleksibelt system med kostnadseffektive muligheter for endring og videreutvikling 3.2 Kontraktstype og omfang Det skal inngås kontrakt på følgende: - Utvikling - Drift/vedlikehold - Videreutvikling Idriftsettelsesdato settes til senest Avtalen vedr. drift/vedlikehold blir en løpende avtale med oppsigelsesadgang. Side 5 av 16

6 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( og TED-databasen (ted.europa.eu) på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, jf. FOA 14-1 (3). Dette er en anskaffelsesprosedyre i to trinn som innledes med denne kvalifikasjonsfasen. Alle interesserte leverandører har mulighet til å søke om kvalifikasjon. Av de kvalifiserte leverandørene vil et gitt antall motta konkurransegrunnlaget og dermed få mulighet til å levere tilbud i neste trinn av anskaffelsesprosedyren (tilbudsfasen), jf. punkt Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin og TED Frist for søknad om kvalifikasjon Evaluering kvalifikasjonssøknader UKE 44 Utsending av informasjon til avviste eller overtallige leverandører Klagefrist kvalifikasjon UKE dager Utsending konkurransegrunnlag UKE 44 Tilbudsfrist Tilbudsevaluering og forhandlinger UKE 49 UKE 51 Meddelelse om tildeling Side 6 av 16

7 AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Karensperiode utløp Signering kontrakt Tilbudets vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter fristen for søknad om kvalifikasjon er tentativ og endringer kan forekomme. Opplysninger og oppdatert fremdriftsplan for tilbudsfasen vil gis i konkurransegrunnlaget. 4.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne kvalifikasjonssøknaden skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i tilbudsfasen og i gjennomføringen av kontrakten. 4.5 Kommunikasjon Kommunikasjon i forbindelse med denne kunngjøringen skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.6 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før utløp av fristen for søknad om kvalifikasjon. Side 7 av 16

8 4.8 Rettelse, endring og/eller supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for søknad om kvalifikasjon har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet søknadsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. 4.9 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen Deltilbud Leverandører kan ikke søke om kvalifikasjon for deltakelse i konkurranse om bare deler av kontraktens omfang Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil utløpet av fristen for søknad om kvalifikasjon. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte søknader. Side 8 av 16

9 5 Konfidensialitet og offentlighet 5.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 5.2 nedenfor. 5.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller i utgangspunktet åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Leverandørene skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i leverandørens opplisting. Mal for dette er vedlagt, jf. pkt. 2. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene leverandøren har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 9 av 16

10 6 Krav til kvalifikasjonssøknaden 6.1 Frist for søknad om kvalifikasjon Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 6.2 senest innen søknadsfristens utløp. Søknadsfristen fremgår av tabellen under pkt Søknadsfristen er absolutt. For sent innkomne søknader vil medføre avvisning av leverandøren i konkurransen. Leverandører bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden kan leveres enten pr. post eller ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adresser angitt under. POST Norsk filminstitutt Postboks 482 Sentrum 0105 Oslo BUD / PERSONLIG OPPMØTE Norsk filminstitutt Filmens Hus, Dronningens gate 16, Oslo Resepsjonen er åpen i følgende tidsrom: kl mandag fredag 6.3 Formkrav og struktur Generelt Søknaden vil gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurdering av leverandørens egnethet til å utføre leveransen basert på kvalifikasjonskravene. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres Formkrav Kvalifikasjonssøknaden skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Kvalifikasjonssøknaden bes levert i lukket konvolutt merket med følgende tekst: Saksbehandlingssystem, søknadsportal og skjemaløsning v/ Mette Tharaldsen - Åpnes kun av adressat Side 10 av 16

11 Kvalifikasjonssøknaden skal leveres på format gitt i Vedlegg 1 Søknadsbrev. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Kvalifikasjonssøknaden skal bestå av dokumentasjonen som fremgår av Vedlegg 1. Vedlegg 1 angir også strukturen kvalifikasjonssøknaden skal følge. Side 11 av 16

12 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som må oppfylles for at leverandøren skal få mulighet til å levere tilbud i konkurransen. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 7.4, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 7.5, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt, jf. pkt. 2. TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR Forpliktelseserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle KOMMENTAR Benytt Vedlegg 3. Se også informasjon under. Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjoner 7.3 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet Side 12 av 16

13 KRAV DOKUMENTASJONSKRAV ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV En kredittvurdering som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist fra et anerkjent kredittvurderingsbyrå. Kredittvurderingen må inneholde nøkkeltall fra selskapets siste to regnskapsår. Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å oppfylle kontrakten. Eller: Foretakets årsberetning og årsregnskap for de siste 2 år, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap. 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha god erfaring med levering av saksbehandlingssystemer, portalog skjemaløsninger. Leverandøren skal ha erfaring med utvikling av systemer med integrasjon mot arkivsystemet Public 360 eller tilsvarende Noark-baserte systemer, og eksport av filer til Agresso eller tilsvarende økonomisystemer. Leverandøren skal ha erfaring med utvikling av systemer med innloggingsløsning knyttet opp mot ID-porten / Altinn eller tilsvarende autentiseringssystemer. DOKUMENTASJONSKRAV Liste med oversikt over tilsvarende leveranser siste 3 år. Listen skal som minimum inneholde: Navn på kunde Kontraktsverdi og omfang Tidspunkt for leveransen Kort beskrivelse av leveransen, med angivelse av følgende: o Utvikling og integrasjonsløsninger mot nevnte eller tilsvarende Noark- og økonomisystem. Side 13 av 16

14 KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet, ressurser og kompetanse til å gjennomføre utvikling og eventuelt support av systemet. DOKUMENTASJONSKRAV o Utviklingen og innloggingsløsninger knyttet til nevnte innloggingsløsninger eller tilsvarende autentiseringssystem. En beskrivelse av leverandørens tekniske personell og/eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, i en kompetansematrise eller tilsvarende. Side 14 av 16

15 8 Evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen 8.1 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. 8.2 Antall leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud Minimum 3 og maksimum 7 kvalifiserte leverandører vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen. Utskilling av eventuelle overtallig kvalifiserte skjer etter prosedyren beskrevet under punkt Utskilling av overtallig kvalifiserte (utvalgskriterier) Utskilling av overtallig kvalifiserte skjer på bakgrunn av de leverandører som vurderes som best kvalifisert etter en vurdering av innsendt dokumentasjonen knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Følgende kriterier vil legges til grunn for utvelgelsen: Utvalgskriterium Kravene som relaterer seg til erfaring under tekniske og faglige kvalifikasjoner, se pkt Vekt 100 % Kvalifikasjonssøknaden fra overtallig kvalifiserte leverandører vil forkastes. 8.4 Avvisning av leverandører Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Leverandører oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 8.5 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold og manglende konkurranse. 8.6 Meddelelse om avvisning og forkasting Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen (overtallig kvalifiserte). Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsfasen. Side 15 av 16

16 8.7 Klage fra avviste eller overtallig kvalifiserte leverandører Avviste leverandører eller leverandører som er evaluert som overtallig kvalifiserte har anledning til å klage på kvalifikasjonsvurderingen. Oppdragsgiveren innrømmer en klagefrist på kvalifikasjonsvurderingen som spesifisert i tabellen under pkt Dersom oppdragsgiveren finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene kan oppdragsgiveren revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen. 8.8 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter at meddelelse om avvisning eller forkasting er sendt. 8.9 Invitasjon til å levere tilbud Alle kvalifiserte leverandører som ikke er forkastet vil få tilsendt invitasjon til å levere tilbud inkludert komplett konkurransegrunnlag når kvalifikasjonsfasen er avsluttet. Tentativ plan for utsending av tilbudsinvitasjon er angitt i tabellen under pkt Gjennomføring av forhandlingene Leverandører gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver har bestemt at forhandlingene i neste trinn av konkurransen skal forløpe i flere faser. Dette innebærer at oppdragsgiver vil redusere det antallet tilbud det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier, jf. FOA (1). En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Side 16 av 16