Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av. Rammeavtale Multifunksjonsskrivere (MFP)

Transkript

1 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 1 KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rammeavtale Multifunksjonsskrivere (MFP) Oktober 2015 Saksnummer 2015/10905

2 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Kunngjøring Konkurransen gjelder Avtalens omfang Deltilbud Avtaletype Avtalens varighet ANSKAFFELSESPROSEDYRE Fremdriftsplan Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Tilleggsopplysninger og oppdatering av konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Taushetsplikt Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Avvik/forbehold Avlysning/forkastelse Vedståelsesfrist Klage Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Utdyping av tildelingskriterier Pris VEDLEGG... 11

3 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune på vegne av Knutepunkt Sørlandet innkjøp (KnS-i), heretter kalt oppdragsgiver. I denne konkurransen deltar kommunene: - Kristiansand - Søgne - Vennesla - Songdalen - Lillesand - Birkenes I tillegg vil følgende kommuner ha mulighet til å knytte seg til avtalen: - Iveland Informasjon om KnS-i finnes under Knutepunkt Sørlandets hjemmeside. Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jf. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Den juridiske kontraktspart vil være hver den enkelte juridiske enhet, det vil si den enkelte KnS-i kommune og det enkelte offentligrettslige organ Oppdragsgivers kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Stilling: e-post : Jon Fredrik Skjerve Ekstern konsulent jonfredrik@odinprosjekt.no 1.3. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-databasen Se Konkurransen gjelder Kristiansand kommune inviterer på vegne av Knutepunktet Sørlandet til konkurranse om rammeavtale for levering av multifunksjonsskrivere (MFP). Avtalen skal også dekke service, vedlikehold og opplæring. Multifunksjonsskriverne skal dekke oppdragsgivers behov for utskrift, kopi, skanning og (faks) i samme enhet. Se vedlegg 6 Spesifikasjon av anskaffelsen for ytterligere informasjon om leveransen.

4 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Avtalens omfang Det skal inngås en rammeavtale med én leverandør. Anslått totalverdi i rammeavtaleperioden er: 4MNOK Ovennevnte omfang medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at årlig avrop vil være beheftet med betydelig usikkerhet Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Avtaletype Rammeavtale 1.8. Avtalens varighet Rammeavtalen skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ett + ett år. Opsjon utløses automatisk. Dersom opsjon ikke skal benyttes må oppdragsgiver varsle leverandør minimum 3 måneder før utløpsdato. 2. ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse», jf. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Tilbyder oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.

5 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsramme for prosessen, men det tas forbehold om endringer i fremdrift. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl.12:00 Tilbudsevaluering Uke 50-1 Meddelelse om tildeling Karensperiode utløp Signering kontrakt Tilbudets vedståelsesfrist Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse merket: «Tilbud Rammeavtale Multifunksjonsskrivere (MFP)» Leveringsadresse: Kristiansand kommune Rådhuskvartalet Rådhusgata 18Informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for å evaluere om kravene blir tilfredsstilt: 1. Det kreves at tilbyder har god erfaring fra tilsvarende leveranser. 2. Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. 3. Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet. 4. Det kreves at tilbyder har et velfungerende miljøledelsessystem. Eventuelle minste standardnivåer: 1. Dokumentasjon på tre relevante leveranser de tre siste årene med følgende informasjon: -Angivelse av kunde med kontaktinformasjon. -Beskrivelse av leveransen. -Avtalens omfang og verdi. 2. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem Eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon.

6 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 6 3. Beskrivelse organisasjon, herundeorganisering av servicedel. 4. Beskrivelse av miljøledelsessystem Kristiansand Henvendelse «Informasjon» i 1. etasje. Postadresse: Kristiansand kommune Innkjøpstjenesten Postboks 417, Lund 4604 Kristiansand Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudsfristen fremgår av pkt Tilbyder er ansvarlig for at tilbud sendt per post er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer selv risikoen for at tilbud er levert i tide Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til punktene i konkurransegrunnlaget i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original innsatt i perm. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i elektronisk format på USB-minnepinne. Elektronisk versjon skal leveres i PDF-format, men prisliste skal også leveres i redigerbart format. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder.

7 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Informasjon om tilbyder Vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Tilleggsopplysninger og oppdatering av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Siste frist for å be om tilleggsopplysninger er oppgitt i pkt Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for konkurransen på Doffin.no Saksbehandling og innsynsrett Taushetsplikt Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen, jf. FOA 3-6 og forvaltningsloven Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i «Forskrift om offentlige anskaffelser» Avvik/forbehold Oppdragsgiver oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre

8 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 8 avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av vedlegg 3 Avviksskjema. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av oppdragsgiver, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og avtalebestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises Avlysning/forkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen og helt eller delvis forkaste tilbudene dersom det foreligger saklig grunn Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud til fristen angitt i tabellen under pkt Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For at oppdragsgiver skal kunne vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt, skal de etterspurte dokumentene fremskaffes og leveres sammen med tilbudet. Bruk av underleverandør/samarbeidspartnere Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. Dersom tilbyderen planlegger å benytte underleverandører eller samarbeidspartnere i forbindelse med gjennomføring av kontrakten skal disse identifiseres i tilbudet med angivelse av hvilke tjenester eller på hvilke fagområder disse skal bidra. For underleverandører/samarbeidspartnere skal følgende dokumentasjon leveres: TYPE DOKUMENTASJON FRA KOMMENTAR UNDERLEVERANDØR Forpliktelseserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle Benytt Vedlegg 5. Se også informasjon under. Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell

9 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 9 TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR KOMMENTAR stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjoner Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 8.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 8.6, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i del I, jf. pkt. 2. Obligatoriske krav: Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som det ikke er fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift. (Utstedes av Skatteetaten i den region der tilbyder/underleverandører har sitt hovedkontor) Skatteattest for skatt. (Utstedes av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor tilbyder/underleverandører har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Skal ikke være eldre enn 6 måneder. Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (Utenlandske firmaer) Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon:

10 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 10 Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/avtalen Eller Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn tre måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Foretakets siste års beretning og årsregnskap, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Krav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Det kreves at tilbyder har god erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjon på tre relevante leveranser de tre siste årene med følgende informasjon: Angivelse av kunde med kontaktinformasjon. Beskrivelse av leveransen. Avtalens omfang og verdi. Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem /kvalitetsstyringssystem Eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet tilsvarende dokumentasjon. Beskrivelse organisasjon, herunder organisering av servicedel. Det kreves at tilbyder har et velfungerende miljøledelsessystem Beskrivelse av miljøledelsessystem Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner angitt i konkurransegrunnlaget, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser:

11 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 11 Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekting i % Kvalitet Utfylt Vedlegg 6 60 % - Tilbudte produkter - Service - Opplæring Pris Utfylt Vedlegg 7 40 % - Produkter - Konsulentbistand Sum 100 % Utdyping av tildelingskriterier Pris Tilbyder skal legge ved komplett utfylt Produkt- og prisskjema, vedlegg 7. Mangelfullt utfylt Produkt- og prisskjema kan føre til avvisning. Kostnader som ikke er spesifisert av oppdragsgiver, men som tilbyder vet vil tilkomme, oppfattes som inkludert i de oppgitte priser hvis ikke annet spesifiseres av tilbyder 3. VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Standard avtalevilkår Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet (IKKE AKTUELT) Forpliktelseserklæring Spesifikasjon av anskaffelsen Produkt- og prisskjema Avtaledokument Avtale om elektronisk samhandling Sjekkliste