Konkurransegrunnlag Rammeavtale om levering av reklametjenester

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Rammeavtale om levering av reklametjenester

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INTRODUKSJON Oppdragsgiver Beskrivelse av anskaffelsen 3 2. INSTRUKS TIL TILBYDER Kommunikasjon Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Ideskisse / forslag til kampanje Tilbudsfrist Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Språk Vedståelsesfrist Alternative tilbud og tilbud på deler av leveransen Kontraktsbetingelser 5 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD Tilbudets innhold og struktur Offentlighet Leveringsadresse og merking av tilbud 6 4. KONTRAKTINNGÅELSE 7 Side 2

3 1.0 GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Oppdragsgiver Miljøpakkens reiserådgiver, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse om avtale på levering av reklametjenester til prosjektet Miljøpakken for Transport. Miljøpakken for Transport er et samarbeid mellom Statens Vegvesen, Sør Trøndelag Fylkeskommune og Trondheim kommune. Trondheim og nabokommunene får stadig flere innbyggere, og veksten kommer til å fortsette. Trafikken øker. Det samme gjør utslippene av klimagasser. Uten tiltak vil trafikk- og miljøproblemene i og rundt byen tilta i omfang for hvert år som går. Anslagsvis halvparten av CO 2 -utslippene i Trondheim kommer fra trafikk. Miljøpakken for transport ble vedtatt i 2008 for å bygge ut transportnettet med en 50/50-fordeling mellom hovedveger på den ene siden, og kollektiv, sykkel- gåing og miljøtiltak på den andre. Ca 60 prosent av inntektene er bompenger. Miljøpakken har en Kommunikasjonsgruppe med ansvar for markedsføring og informasjon til innbyggerne i Trondheimsregionen. Gruppen drifter miljopakken.no, Twitter og en Facebook-side for sykling. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Oppdragsgiver ønsker å inngå en rammeavtale med en leverandør som skal omfatte følgende tjenester: Idé- og kampanjeutvikling Grafisk formgiving Veiledning for totalkommunikasjon inkludert web/sosiale medier. Idé- og kampanjeutvikling Det legges opp til flere større eller mindre kampanjer og arrangement per år. Det vil også være behov for ulik idéutveksling på mindre og større prosjekter. Utvikling av kampanjer foregår i tett dialog med kommunikasjonsgruppa i Miljøpakken, der de tre samarbeidspartnerne er representert. Kampanjene vil hovedsakelig ha som formål å påvirke folks reisevaner i miljøvennlig retning; mindre bilkjøring, mer gåing, sykling og bruk av kollektivtilbud. Gruppa er innstilt på å ta i bruk utradisjonelle virkemidler. Grafisk formgiving Det vil være behov for AD-kompetanse og annen grafisk formgiving. Det er ønskelig at kommunikasjonsgruppa kan ha direkte dialog med AD/grafiker. For øvrig legges Miljøpakkens grafiske profil til grunn. Veiledning, totalkommunikasjon Miljøpakken har ulike målgrupper, kommuniserer via mange forskjellige kanaler, og det legges opp til en gjennomført totalkommunikasjon. For å utnytte de ulike kanalene på best mulig måte i tråd med kommunikasjonsmål og opp mot målgrupper, ønskes en samarbeidspartner som kan veilede på dette feltet. Varighet og omfang Avtalen vil ha en varighet på 2 år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen i ytterligere Side 3

4 1 år av gangen i inntil 2 år. Omfang: Kjøp av tjenester for anslagsvis kr per år. 2.0 INSTRUKS TIL TILBYDER 2.1 Kommunikasjon Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Hans Kringstad E-post : hans.kringstad@trondheim.kommune.no Mobil : Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 med endringslov av 30.juni 2006 nr. 41 og tilhørende forskrifter, inkludert bestemmelser for rammeavtaler Anskaffelsen er beregnet til under EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og II. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas som en åpen anbudskonkurranse. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN databasen 2.4 Ideskisse/forslag til kampanje Oppdragsgiver ber tilbyderne skissere en kampanje/aksjon på følgende grunnlag: For å nå målene i Miljøpakken må mange flere gå eller sykle til og fra jobb/skole. Det er særlig utfordrende å få menn i årene til å sette igjen bilen hjemme. Skisser minst en kampanje/aksjon som kan inspirere flere i denne målgruppa til å gå eller sykle mer. Vurder kanalvalg og aksjonsformer. Legg ved et enkelt budsjett. Lever skissene i pdf-format. Ideen skal utarbeides av tilbudt personell, og vil inngå i evalueringen av kompetanse til tilbudt personell. Arbeidet vil bli honorert med kr 8.000,- eks mva. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å bruke arbeider fra de som ikke blir valgt. 2.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: Fredag 13.juni kl Kvalifikasjonskrav Skatt og mva-attest Gjelder kun norske tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumenteres ved: Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt Skatteattestene må foreligge senest innen tilbudsfristens utløp og være vedlagt tilbudet. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Side 4

5 2.6.2 HMS egenerklæring Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumenteres ved: Utfylt HMS-egenerklæring Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha relevant erfaring. Dokumenteres ved: Vedlagt liste over tilbyders viktigste relevante oppdrag i løpet av siste tre år. 2.7 Tildelingskriterier De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier: Pris: 40 % Her vil oppdragsgiver evaluere de tilbudte timeprisene oppgitt i pris-skjemaet. Kompetanse: 60 % Her vil oppdragsgiver evaluere kompetanse og erfaring til tilbudt personell, som skal dokumenteres ved CV. CV skal inneholde utfyllende informasjon om tilbudt personells utdanning og erfaring. I tillegg vil tilbyders forslag/ideskisse bli evaluert, jfr. pkt Kompetanse og erfaring/idéskisse vektes 50/ Språk Samtlige dokumenter skal være på norsk. 2.9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig 90 dager etter tilbudsfrist Alternative tilbud og tilbud på deler av leveransen Det er ikke adgang til å inngi alternative tilbud eller tilbud på deler av leveransen Kontraktsbetingelser Avtaleforholdet skal reguleres av SSA Bistandsavtalen som følger vedlagt. Tilbudet skal baseres på disse betingelsene. Side 5

6 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD 3.1 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal være skriftlig og bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Skal være signert av bemyndiget person 2. Kvalifikasjonskrav Skatteattester og utfylt HMS egenerklæring 3. Tildelingskriteriet «Pris» Tilbyder skal oppgi tilbudte priser i vedlagte prisskjema. Timeprisene skal være i NOK og eks mva. 4. Tildelingskriteriet «Kompetanse» Tilbudt personells kompetanse, inkludert stedfortredere, skal dokumenteres ved CV med eksempler på relevante oppdrag de siste tre år. Tilbyders forslag til løsning/ idé-skisse på Oppdragsgivers kampanje, jfr pkt Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en elektronisk versjon på CD eller minnebrikke som inneholder en kopi av tilbudet i pdf-format, samt kopi av tilbudet i elektronisk redigerbart format. 3.2 Offentlighet Miljøpakken er underlagt Offentleglova med derav følgende innsynsrett i mottatte tilbud. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av søknaden hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av søknaden skal legges på egen mappe på ovennevnte CD/minnebrikke. Oppdragsgiver må uansett ta selvstendig stilling til om opplysningene er å betrakte som forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. 3.3 Leveringsadresse og merking av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet skal merkes med: Tilbud reklame-tjenester Miljøpakkens ReiseRådgiver Konfidensielt Tilbudet leveres til: Trondheim kommune ( Bytorget ), Erling Skakkes gt. 14, 7013 Trondheim, Norge. Eventuelt kan tilbudet sendes med ordinær post til: Side 6

7 Trondheim kommune, Innkjøpstjenesten, Postboks 2300 Sluppen, 7004 Trondheim. Vær oppmerksom at ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. 4.0 KONTRAKTINNGÅELSE Alle tilbyderne vil få en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Kontrakt vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. Med hilsen Hans Kringstad Miljøpakkens ReiseRådgiver tlf VEDLEGG 1. HMS-EGENERKLÆRING 2. PRISSKJEMA 3. MILJØPAKKENS TI MÅL 4. BISTANDSAVTALEN Side 7