KVALIFIKASJONSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV Trykking av billetter

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV Trykking av billetter ANSKAFFELSESNR. A FRA NSB AS, v/nsb Persontog (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO:

2 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 2 av 11 Innhold 1. OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 4 NSB-KONSERNET... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT Anskaffelsens formål og omfang... 4 Kontraktstype... 5 Tilbud på deler av leveransen... 5 Anskaffelsesprosedyren... 5 Kunngjøring av konkurransen... 5 Frist for anmodning om å delta... 5 Tidsplan for konkurransen... 5 Oppdragsgivers forbehold KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning... 6 Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget REGLER FOR PREKVALIFISERINGEN Informasjon... 6 Kommunikasjon... 6 Konfidensialitet... 7 Kostnader ved deltakelse å delta ANMODNING OM DELTAGELSE Frist for anmodning om å delta... 7 Innlevering av anmodning Krav til anmodningen Innhold og struktur Forbehold Format og antall kopier av anmodningen... 8

3 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 3 av Språk KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER Kvalifikasjonsordning Kvalifikasjonskrav Innledning Skatte- og avgiftsmessige forhold HMS-erklæring Organisatoriske og juridiske forhold Finansielle og økonomiske forhold Tekniske og faglige kvalifikasjoner Etiske og miljømessige forhold Begrensning i antallet leverandører AVVISNING AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN Meddelelse om avvisning eller kvalifikasjon Frist for begjæring om midlertidig forføyning... 11

4 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 4 av OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon NSB-konsernet er en av landets viktigste transportbedrifter og har tradisjoner tilbake til åpningen av den første jernbane i Norge i Persontrafikk med tog og buss, samt godstrafikk på jernbane utgjør konsernets hovedvirksomheter. NSB-konsernet er statlig eid gjennom Samferdselsdepartementet. Oppdragsgiver for denne kontrakten er NSB AS v/nsb Persontog og Gjøvikbanen AS. NSB Persontog NSB Persontog har en omsetning på ca 5,8 milliarder kroner og 3250 ansatte. Det foretas årlig ca 60millioner reiser med NSBs tog i Norge. For ytterligere informasjon vises til Om NSB. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale for trykking av billetter og produkter som har naturlig tilhørighet til billettene. Produktområdet omfatter: enkeltbilletter og billettruller Thermal paper i forskjellige formater enkeltbilletter og billettruller Ultra Light i forskjellig formater flere andre ulike billettyper med tilhørende produkter som for eksempel: Estimert årlig volum 1 ATB-General tickets ATB Periode/Kundekort ATB Oppgjørsemner MiniLisa MT-ruller KISO billettruller (9115) Specimen ATB NSB Marginalt 8 Specimen MiniLisa Marginalt 9 Specimen KISO ruller Marginalt 10 FIP NSB 1. kl. Internasj FIP NSB 2. kl. Internasj Omslag Nordiske frib Omslag Internasj. bill Tagger for RGX Billettpose, plast Stasjon i tog, ruller Plastomslag Periodebill./K.K Plastlomme m/klaff MT oppgj

5 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 5 av 11 Omfang Flere av produktene skal utarbeides i henhold til internasjonale standarder og er i mange tilfeller definert som verdipapirer. Dette stiller spesielle krav til produktene. Ytterligere spesifikasjon vil følge i konkurransegrunnlaget. Anskaffelsens kontraktsverdi/volum var for 2014 på 1,3 MNOK uten mva. Anskaffelsens samlede verdi beregnes til 4,4 MNOK uten mva. over fire år, på grunn av økende bruk av elektroniske løsninger og materiell. Billetter på app benyttes i større og større grad. Det inngås avtale for 1 år med opsjon på forlengelse i år. 1.3 Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med en leverandør. 1.4 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 1.5 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forsyningsforskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling, med prekvalifisering for deltagelse i konkurransen. 1.6 Kunngjøring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin/TED databasen Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta kl Tidsplan for konkurransen Leverandøren legger opp til følgende tidsplan for konkurransen. Tidsplanen er ikke bindende. Utvelgelse av leverandører/prekvalifisering Ca Utsendelse av konkurransegrunnlag* Ca Tilbudsfrist* Ca kl.12.00

6 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 6 av 11 Tilbudsåpning kl Evaluering og forhandling* Estimert dato for tildeling av kontrakt* Ca * Milepæler som gjelder for selve konkurransen etter at prekvalifisering er foretatt. 1.9 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til dette. 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET 2.1 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Invitasjonsbrev til prekvalifisering Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokument) med følgende vedlegg: Vedlegg H - Underleverandører Vedlegg I - Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg J - NSBs etiske krav til leverandører Vedlegg K - Egenerklæring for NSBs etiske krav til leverandører Vedlegg O - Referanseliste 2.2 Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen frist for anmodning om å delta er utløpt har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. 3. REGLER FOR PREKVALIFISERINGEN 3.1 Informasjon Leverandør plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med prekvalifiseringen. Der hvor leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget og andre relevante dokumenter, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 3.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom leverandøren og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige leverandører, i anonymisert form.

7 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 7 av 11 Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Kristin Vedahl Gulbrandsen Tlf. : (+47) E-post : kristin.vedahl.gulbrandsen@nsb.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til anmodningen om å delta. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at leverandøren blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelsen av anmodningen om å delta, vil bli skriftlig besvart og distribuert til alle leverandører som har mottatt prekvalifikasjonsgrunnlaget. Spørsmålene blir besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før frist for anmodning om å delta, vil ikke bli besvart. 3.3 Konfidensialitet Leverandøren skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsprosessen som konfidensielle. Kvalifikasjonsgrunnlaget og alle tilhørende dokumenter skal betraktes som fortrolig og skal oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlig kommentere denne konkurransen eller kvalifikasjonsgrunnlaget med alle tilhørende dokumenter uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 3.4 Kostnader ved deltakelse Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til deltakelse i konkurransen. 4. ANMODNING OM DELTAGELSE 4.1 Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta i konkurransen fremgår av punkt 1.7. Anmodningen om å delta være ankommet Oppdragsgivers innleveringsadresse innen fristen. Leverandøren har risiko for at anmodningen kommer frem innen fristen. For sent innkomne anmodninger om deltakelse kan bli avvist. 4.2 Innlevering av anmodning Anmodningen om å delta skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at leverandørens identitet ikke fremgår av emballasjen. Anmodningen om å delta skal merkes med: Anskaffelsesnr: A Trykking av billetter

8 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 8 av 11 Att: Kristin Vedahl Gulbrandsen Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» Anmodningen om å delta skal leveres eller sendes til NSB-konsernet, Dokumenttjenesten Postboks 1800 Sentrum (Schweigaardsgate 23) 0048 Oslo 4.3 Krav til anmodningen Innhold og struktur Anmodning om å delta skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Følgebrev til anmodning om å delta Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person Skal organiseres i den rekkefølge de er nevnt i avsnitt 5 og skilles med merkede skilleark Forbehold Eventuelle forbehold knyttet til anmodningen skal fremkomme uttrykkelig og være spesifisert Format og antall kopier av anmodningen Anmodningen om å delta skal leveres i 1 original innsatt i ringperm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Leverandøren skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til anmodningen om å delta skal være på norsk. 5. KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER 5.1 N.N 5.2 Kvalifikasjonsordning Kvalifikasjonskrav Innledning Følgende krav til leverandører vil gjelde. Kravene gjelder for samtlige leverandører med mindre annet fremgår.

9 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 9 av Skatte- og avgiftsmessige forhold Kravet gjelder kun norske leverandører. Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse HMS-erklæring Kravet gjelder for samtlige tilbydere som skal utføre arbeid i Norge som en del av anskaffelsen. Leverandøren skal bekrefte at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Organisatoriske og juridiske forhold Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak eller en gruppe av slike foretak. Det stilles krav til at kontrakten skal ha en hovedleverandør. Firmaattest eller tilsvarende fra leverandørs hjemstat. Forpliktelseserklæring for benyttelse av en eventuell underleverandørs ressurser, og beskrivelse av hvilke deler av kontrakten underleverandøren skal ha ansvar for. (Ref. Vedlegg H.)

10 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 10 av Finansielle og økonomiske forhold Leverandøren skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Årsberetning siste tre år Årsregnskap siste regnskapsår Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå som eventuell kontraktspart for tilbudet samt eventuelle andre ressurser som skal bidra vesentlig i en eventuell leveranse Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha god kapasitet og gjennomføringsevne til å gjennomføre kontrakten for det produktområdet som det søkes kvalifikasjon for. Leverandøren skal ha erfaring fra lignende leveranser innen det produktområdet som det søkes om kvalifikasjon for. Oversikt over foretakets totale bemanning med organisasjonsplan som gir en god innsikt i virksomheten. Beskrivelse av leverandørens tekniske kapasitet og faglige kvalifikasjoner. Vedrørende kapasitet bes om en beskrivelse av relevante enheter hos leverandøren knyttet til det produktområdet som det søkes kvalifikasjon for. Beskrivelse av tilbyderens 3 relevante leveranser de siste 3 årene, i henhold vedlegg O, som kan kontaktes for å verifisere leveransene Etiske og miljømessige forhold Leverandøren skal etterleve NSBs etiske krav til leverandører. Signert egenerklæring om at tilbyderen er kjent med og vil overholde NSBs etiske krav til leverandører, jf. vedlegg K. Dersom leverandøren er sertifisert etter SA eller er medlem i Initiativ for etisk handel skal også bevis for dette fremlegges. Leverandøren skal ha systemer for å minimere forbruk av energi og kjemikalier, samt for god Leverandørens redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller

11 ANSKAFFELSESNR.: A Trykking av billetter Side 11 av 11 avfallshåndtering. miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Svanen, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan kopi av rutiner og gyldig sertifikat legges ved. 5.3 N.N. Begrensning i antallet leverandører 6. AVVISNING Oppdragsgiver kan avvise: a) leverandører som ikke oppfyller krav i kvalifikasjonskravene, eller som ikke oppfyller kravene som er angitt i forsyningsforskriftens b) anmodninger om å delta som er ufullstendige, uklare, eller ikke tilfredsstiller kravene til utforming, herunder anmodninger om deltagelse som er uten signatur. c) anmodninger om å delta som er levert etter fristen i 4.1. d) anmodninger med forbehold som anses ikke uvesentlige. 7. AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN 7.1 Meddelelse om avvisning eller kvalifikasjon Oppdragsgiver skal sende Leverandøren en meddelelse om hvorvidt Leverandøren er avvist eller kvalifisert. Dersom antallet deltakere i konkurransen er begrenset, skal meddelelsen angi om en Leverandør blir invitert til å delta i konkurransen eller ikke. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse dersom en leverandør avvises eller ikke inviteres til deltagelse i konkurransen. 7.2 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Frist for eventuell begjæring om midlertidig forføyning i forbindelse med en beslutning om å avvise eller ikke invitere en leverandør er i 15 dager etter at meddelelse i henhold til pkt. 7.1 er sendt. *******