PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV

Transkript

1 PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV Konsulentbistand til effektivisering, coaching og operativ gjennomføring av anskaffelser ANSKAFFELSESNR. Sak FRA NSB AS, Konserninnkjøp (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 28. januar 2010

2 anskaffelser Side 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generell introduksjon Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon Nøkkeltall Anskaffelsens formål og omfang Tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Tildelingskriterier Prekvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget Avvisning av leverandører fra konkurransen Oppdragsgivers forbehold Leverandørens generelle plikter Konfidensialitet Bestemmelser om prekvalifikasjonsprosessen Bekreftelse Frist for anmodning om å delta Kommunikasjon Tidsplan Utvelgelse av leverandører Kostnader ved utarbeidelse av anmodningen om å delta Anmodningens innhold, format og struktur Innhold og struktur Format og antall kopier av søknaden Leveringsadresse og merking Språk Kvalifikasjonskrav Lovpålagte krav Lovpålagte krav Organisatorisk og juridisk stilling Finansiell og økonomisk stilling Tekniske kvalifikasjoner... 9

3 anskaffelser Side 3 av Generell introduksjon 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon NSB as er en av landets viktigste transportbedrifter, og har tradisjoner tilbake til åpningen av den første jernbanen i Norge i Persontrafikk med tog og buss, samt godstrafikk på jernbane, og eiendom utgjør konsernets hovedvirksomhetsområder. Konsernet NSB består av en rekke hel- og deleide datterselskaper. Mantena as, Nettbuss as, ROM eiendom as, NSB Gjøvikbanen as, Arrive as og det svenske selskapet Tågkompaniet AB er de heleide datterselskapene. NSB eier 55 % av NSB Trafikkservice og godstrafikkselskapet CargoNet as. I tillegg har NSB et Shared Servicesenter Assistor. For ytterligere informasjon vises til www. nsb.no - Om NSB. Konsernets anskaffelser gjennomføres i det alt vesentlige av det enkelte selskap. Konserninnkjøpsfunksjonen har det overordnete fagansvar for konsernets anskaffelsesaktiviteter, og skal herunder legge til rette for uttak av konserneffekter. 1.2 Nøkkeltall For 2010 har NSB-konsernet budsjettert med driftskostnader på 10,7 mrd NOK. Driftskjøp er budsjettert til 4,1 mrd NOK, og investeringer er budsjettert med 2,5 mrd NOK. For virksomhetsområdene varierer anskaffelsesandelen av totalkostnader fra 50 % til over 90%. I tillegg kommer transaksjonskostnader i anskaffelsesprosessen, som i hovedsak er personal- og systemkostnader. I perioden vil driftskostnadene øke til 13,6 mrd NOK, driftskjøpene øker til 5,5 mrd NOK og investeringene er i snitt 2,5 mrd NOK pr. år. Det følger av dette at graden av profesjonalitet i gjennomføringen av konsernets anskaffelser er av stor strategisk betydning for de enkelte virksomhetsområders og konsernets resultat og konkurransekraft. 1.3 Anskaffelsens formål og omfang NSB-konsernet har siden 2007 arbeidet aktivt med å effektivisere sine anskaffelsesprosesser. Det ble i 2007 vedtatt en ny anskaffelsespolicy for konsernet, samtidig som det ble vedtatt å gjennomføre et konsernprogram, kalt K-2, for å oppnå konkurransekraft gjennom mer effektive anskaffelsesprosesser. Det er også vedtatt regler for roller og ansvar i anskaffelsesprosessen samt fullmakter. Arbeidet med å effektivisere anskaffelsesområdet er forankret i konsernplanen for De relevante dokumenter er vedlagt. Målet for K2-programmet er: 1. Implementering av den nye policyen 2. Øke den organisasjonsmessige og individuelle kompetanse på anskaffelsesområdet 3. Oppnå forretningsmessige effekter 4. Redusere risikoen for misligheter 5. Bedre ivaretakelse av konsernets samfunnsansvar 6. Oppnå besparelse på 200 MNOK på driftsanskaffelser 7. Oppnå effekter på investeringskjøp For dette arbeidet ble det i 2007 inngått én avtale for strategisk rådgiving. Denne avtalen er utløpt, og det er behov for å inngå ny avtale for dette og coaching ved gjennomføring av

4 anskaffelser Side 4 av 10 effektiviseringsprosesser, samt parallelle rammeavtaler for bistand til gjennomføring av operative anskaffelser og coaching knyttet til dette. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale for følgende kontraktsområder: 1. strategisk rådgiving av konsernets sentrale innkjøpsorganisasjon, og coaching knyttet til gjennomføring av effektivisering av selskapenes anskaffelsesaktivitet. Kontrakt vil bli inngått med én leverandør. 2. bistand til operative gjennomføring av anskaffelser, og coaching knyttet til gjennomføring av anskaffelser (tverrfaglige anskaffelsesteam). Parallelle rammeavtaler vil bli inngått med maksimalt 4 leverandører. Det er gjennomført GAP-analyser av anskaffelsesfunksjonen i 4 av konsernets selskaper (NSB as Persontog, Mantena as, Rom Eiendom as og Nettbuss as). Det gjenstår kartlegging av nåsituasjonen i CargoNet as og Arrive as. Rammene for oppdraget og fremdriftsplan vil bli fastlagt på bakgrunn av de metoder og verktøy den valgte leverandøren tilbyr, og de kartlegginger, tiltaksplaner, inklusiv innkjøpsplaner, som etableres for hvert selskap. Avrop av oppdrag vil kun bli foretatt i den utstrekning NSB verifiserer behov for slik bistand. Avrop innen de parallelle rammeavtalene vil bli foretatt etter gjennomførte minikonkurranser for hvert oppdrag, etter fastsatte kriterier, der kompetanse og tilgjengelighet vil bli vektlagt høyt. Den årlige rammen for hvert kontaktsområde (se foran) er: 1. maksimum 2 mill NOK. 2. Maksimum 4 mill NOK Kontraktene vil bli inngått med 12 mnd varighet, med opsjoner på år. 1.4 Tilbud på deler av leveransen Det vil være anledning til å gi tilbud på hvert av de to kontraktsområdene, og prekvalifiseringen vil skje for hvert av de to kontraktsområdene på bakgrunn av mottatt dokumentasjon. Tilbyderen må angi hvilke kontraktsområde det søkes om kvalifisering for. 1.5 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud i denne konkurransen. 1.6 Tildelingskriterier Konkurransen blir avgjort basert på tildelingskriteriet økonomisk mest fordelaktige tilbud. En nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene vil følge av konkurransegrunnlaget.

5 anskaffelser Side 5 av Prekvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Prekvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Invitasjonsbrev til prekvalifisering Prekvalifikasjonsgrunnlag (dette dokument) med følgende vedlegg : Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSB-konsernet LD Policy for NSB-konsernets anskaffelser LD Roller og ansvar i anskaffelsesprosessen PR Fullmaktsdokument for anskaffelser i NSB-konsernet 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling. 2.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin/TED databasen. 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget Innen frist for anmodning om å delta er utløpt, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget med vedlegg som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt prekvalifiseringsgrunnlaget. 2.4 Avvisning av leverandører fra konkurransen De leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene blir avvist fra konkurransen. Anmodninger om å delta som er ufullstendige eller levert for sent blir avvist. Anmodninger som er uklare eller ikke tilfredsstiller kravene til utforming kan bli avvist. Leverandører som får sin anmodning om å delta avvist, vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen. 2.5 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.6 Leverandørens generelle plikter Leverandør plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med prekvalifiseringen.

6 anskaffelser Side 6 av 10 Der hvor leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i prekvalifiseringsdokumentene, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.7 Konfidensialitet Leverandøren skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsprosessen som konfidensielle. Prekvalifiseringsdokumentene og alle tilhørende dokumenter skal betraktes som fortrolig og skal oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlige kommentere denne konkurransen eller prekvalifiseringsgrunnlaget med alle tilhørende dokumenter uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 3. Bestemmelser om prekvalifikasjonsprosessen 3.1 Bekreftelse Leverandøren skal snarest mulig etter nedlasting av prekvalifiseringsgrunnlaget, skriftlig bekrefte om han har til hensikt å sende inn anmodning om å delta i konkurransen ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til leverandørens kontaktperson for alle forhold i forbindelse med anmodning om å delta i konkurransen. 3.2 Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta i konkurransen er: kl 10:00. Innen fristen skal anmodningen om å delta være ankommet Oppdragsgivers innleveringsadresse. Leverandøren har risiko for at anmodning om å delta i konkurransen er levert innen fristen. For sent innkomne anmodninger vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom leverandøren og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige leverandører, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Dag Nordby Mobil : E-post : DagN@nsb.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til anmodningen om å delta. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at leverandøren blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelsen av anmodningen om å delta, vil bli skriftlig besvart og distribuert til alle leverandører som har mottatt prekvalifikasjonsgrunnlaget. Spørsmålene blir besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne.

7 anskaffelser Side 7 av 10 Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før frist for anmodning om å delta, vil ikke bli besvart. 3.4 Tidsplan Med unntak av Frist for anmodning om å delta, er følgende tidsplan kun veiledende: Kunngjøring Frist for anmodning om å delta kl 10:00 Utvelgelse av leverandører Utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Tilbudsåpning Evaluering og forhandling Estimert dato for tildeling Utvelgelse av leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene forbeholder vi oss retten til å velge ut maksimalt 5 tilbydere som får delta i konkurransen på hvert kontraktsområde. Utvelgelse av leverandører som får delta i konkurransen gjøres etter prinsippet best kvalifisert. 3.6 Kostnader ved utarbeidelse av anmodningen om å delta Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av anmodningen om å delta i konkurransen. 4. Anmodningens innhold, format og struktur Anmodning om å delta i konkurransen skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette prekvalifiseringsgrunnlaget. Anmodningen må angi hvilke kontraktsområde det søkes om kvalifikasjon for. 4.1 Innhold og struktur Anmodning om å delta skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Følgebrev til anmodning om å delta Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person Skal organiseres i den rekkefølge de er nevnt i avsnitt 5.

8 anskaffelser Side 8 av Format og antall kopier av søknaden Anmodningen om å delta skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på minnebrikke. Leverandøren skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.3 Leveringsadresse og merking Anmodningen om å delta skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at leverandørens identitet ikke fremgår av emballasjen. Leveringsadresse: NSB as v/dag Nordby Prinsensgate Oslo Anmodningen om å delta skal merkes med: Anskaffelsesnr: Sak Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» 4.4 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til anmodningen om å delta skal være på norsk. Der dokumentasjon ikke finnes på norsk, er det adgang til å levere dokumentasjon på skandinaviske språk eller engelsk. Dokumentasjon på øvrige språk bør følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 5. Kvalifikasjonskrav 5.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske leverandører. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest

9 anskaffelser Side 9 av 10 for merverdiavgift også leveres for disse. 5.2 Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal bekrefte at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring 5.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige leverandører. Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra leverandørs hjemstat 5.4 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige leverandører. Kvalifikasjonskrav: Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dokumenteres ved: Årsberetning siste tre år Årsregnskap siste regnskapsår Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå ansvarlig for tilbudet. 5.5 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige søkere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal i løpet av de tre siste årene ha erfaring fra tilsvarende prosesser/arbeidsoppgaver Dokumenteres ved: Tilbyders egen dokumentasjon og minimum tre referanser. NSB forbeholder seg retten til å innehente ytterligere referanse.

10 anskaffelser Side 10 av 10 NSB forbeholder seg retten til å vektlegge egen erfaring med tilbyderne. Tilbyder skal ha tilfredsstillende organisasjon til å gjennomføre oppdraget mht: Ressurser Kompetanse og kompetanseprofil Tilgjengelig kapasitet Tilbyder skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem All skriftlig og muntlig kommunikasjon med oppdragsgiver skal være på norsk Tilbyders egen dokumentasjon, herunder: a) Totale ressurser b) Metodikk/filosofi c) Verktøy d) Kompetansedeling Dersom tilbyder planlegger å benytte underleverandør/ressurser utenfor eget selskap skal dokumentasjonen omfatte omfang og tilsvarende dokumentasjon som for egne ressurser. Tilbyders egen redegjørelse for system Egenerklæring/bekreftelse